Facturar con Verifactu y el registro de facturación
Cada factura emitida deja una anotación inalterable que se comunica a Hacienda. No hay que hacer nada distinto al facturar: el programa lo hace solo al pulsar Emitir. Esta página cuenta qué cambia, dónde se comprueba y qué hacer cuando algo falla.
¿Qué cambia en mi día a día?
Menos de lo que parece: se factura igual. Lo que cambia está contado en qué cambia en mis facturas con Verifactu.
Al emitir, el programa crea a la vez un registro fiscal: una anotación con el número, la fecha, los importes y una huella electrónica. Cada huella se calcula a partir de la huella de la factura anterior, formando una cadena. Por eso no se puede borrar ni cambiar una factura sin que se note.
El sistema concreto lo elige el programa solo, según la provincia de la ficha de la empresa: en territorio común, Verifactu de la Agencia Tributaria; en Álava y Gipuzkoa, TicketBAI; en Bizkaia, Batuz. No hay que elegir nada al facturar.
¿Qué es el código QR que sale en la factura?
Toda factura emitida lo lleva impreso, y sirve para que quien la recibe compruebe en la web de Hacienda que la factura está comunicada. Se genera al emitir y ya no cambia. Un documento borrador no lleva QR, porque todavía no existe para Hacienda: su copia impresa sale con marca de agua y sin código. Está explicado en qué cambia en mis facturas con Verifactu.
¿Qué ya no se puede hacer?
Tres cosas, y las tres tienen su alternativa.
- Borrar una factura emitida. El registro es una cadena y quitar un eslabón la rompería. Si te
- Repetir un número de factura. El programa comprueba el número contra todo lo ya registrado, de
- Modificar una factura cuyo registro ya aceptó Hacienda. Mientras el registro no se haya
¿Cómo veo si mis facturas se han enviado?
En la pantalla Registro fiscal, que está en el menú de Facturación y se explica en cómo veo si mis facturas se han enviado a Hacienda. Enseña factura a factura el territorio y el sistema, si el registro es un alta o una anulación, la respuesta de Hacienda, en qué punto está la cola de envío y qué hacer en cada caso.
Ahí está también el Identificador: el justificante que devuelve Hacienda —el CSV en Verifactu, el identificador TBAI en territorio foral—. Es tu prueba de haber comunicado la factura, así que consérvalo.
¿Qué hago si una factura no se ha podido enviar?
Lo primero, tranquilidad: la factura sigue siendo válida. Se emitió, quedó registrada con su huella y su QR, y el cliente puede cotejarla. Lo que falla es la comunicación, y eso se arregla sin tocar la factura. El procedimiento está en qué hago si una factura no se ha podido enviar.
El programa reintenta él solo hasta cinco veces, esperando cada vez un poco más. La mayoría de los fallos pasajeros se resuelven así. Si los cinco fallan, la factura queda en error definitivo y aparece con el botón Reintentar, que vuelve a poner el envío en la cola. Ojo: reintentar envía lo mismo otra vez, así que si Hacienda rechazó la factura por su contenido hay que resolver la causa primero.
¿Cómo corrijo una factura que ya está registrada?
Rectificándola: emitiendo otro documento que la corrige y que también queda registrado. Hay dos caminos y conviene elegir bien, como cuenta cómo corrijo una factura que ya está registrada en Hacienda.
- Por diferencias, con el botón Abonar, si el error es de importes, cantidades o hay
- Por sustitución, con el botón Sustituir, si la factura entera está mal. La original queda
Hoy no hay un botón de anulación en la pantalla de facturas: para dejar una factura sin efecto, el camino disponible es el abono total o la sustitución.
¿Qué ocurre en el momento de emitir?
El registro fiscal se crea en el mismo instante de emitir, con su huella encadenada a la anterior y su código QR. El envío a Hacienda sale un momento después, en segundo plano: por eso un corte de internet no impide facturar, y la factura queda emitida y registrada aunque el envío tarde.
El documento corrector, cuando lo hay, se registra ante Hacienda como factura rectificativa con la referencia a la que corrige. La factura original no se borra del registro: su anotación permanece en la cadena, como exige la norma.