¿Qué es «Su factura nº» y qué pasa si lo repito?

En una factura de compra conviven dos numeraciones: la tuya y la del proveedor. La tuya la pone el ERP al emitir. La del proveedor la escribes tú en el campo Su factura nº de la cabecera. Si repites un número de factura de un mismo proveedor, el programa te avisa, pero no te lo impide.

¿Qué es el campo «Su factura nº»?

Es el número con el que el proveedor ha numerado la factura que te ha mandado. Está en la tarjeta Datos de Compra, en la cabecera del documento.

En un documento de venta ese mismo campo se llama Referencia. En compras cambia de nombre porque cambia lo que significa: aquí es el dato con el que tú y tu proveedor identificáis la misma factura.

Es un campo de texto libre. Se escribe tal y como venga en el papel: con letras, con guiones, con el año delante. No hace falta que se parezca en nada a tu numeración.

¿En qué se diferencia del número del documento?

Son dos cosas distintas y las dos se guardan.

El número del documento es el tuyo. Sale del contador de tu serie de compras al pulsar Emitir, es correlativo y sin huecos, y es el que aparece en el listado de Compras, en el asiento contable y en tu libro de IVA soportado.

«Su factura nº» es el del proveedor. No se numera solo, no tiene serie y no manda en nada del programa. Sirve para localizar la factura cuando el proveedor te llama, para cuadrar su extracto con el tuyo y para no meter dos veces la misma factura.

Conviene rellenarlo siempre. Es el único dato que enlaza tu registro con el papel que te ha llegado.

¿Qué pasa si repito el número de factura de un proveedor?

Al pulsar Emitir, si ese mismo proveedor ya tiene otra factura de compra con ese mismo número, el programa te avisa en pantalla. El aviso dice cuál es la factura que ya existe, algo así como «Ya existe la factura de proveedor con referencia 2026/451».

El aviso no bloquea nada. La factura se emite igual, con su número, sus existencias, su vencimiento de pago y su asiento. Nadie tiene que autorizar nada.

Está hecho a propósito. Repetir el número casi siempre significa que la misma factura está entrando dos veces —por ejemplo, al volver a importar el mismo PDF—, y ese es el error que el aviso quiere evitar. Pero también puede ser legítimo, así que la decisión es tuya.

La comprobación es por proveedor. Que dos proveedores distintos te manden facturas con el mismo número es normal y no genera ningún aviso.

¿Y si de verdad son dos facturas distintas?

No hay que hacer nada. Sigue adelante e ignora el aviso: la factura ya está emitida y correcta.

Pasa a menudo con proveedores que reinician su numeración cada año, o que numeran por delegación. Si te molesta el aviso, puedes escribir el número tal y como lo distingue el proveedor —con el año o con el código de su serie—, y entonces dejan de parecer el mismo.

¿Y si la factura ya estaba metida?

Entonces tienes la misma compra registrada dos veces, y hay que quitar una. No se borra: una factura emitida no se borra nunca.

Abre la factura duplicada y hazle un abono por el total. Así se devuelven las existencias, se anula el vencimiento de pago y se corrige el IVA soportado. El procedimiento está en abonar una factura de compra.

Antes de hacerlo, comprueba cuál de las dos quieres conservar. Si una de ellas ya está pagada o enlazada a una recepción, conserva esa.

Si algo va mal

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