Traer datos de otro programa
El asistente de Importación de datos carga un Excel o un CSV y crea con él las fichas del ERP. Si lo que vienes es de Powergest, hay un camino más corto que no necesita preparar nada. Esta página dice cuál te toca.
¿Vengo de Powergest o de un fichero suelto?
Si estás pasando un cliente desde Powergest, usa la pantalla propia: recibe un ZIP con las tablas del programa antiguo y las importa todas de una vez, en el orden correcto y sin preparar plantillas. Es el camino recomendado, y está en migrar desde Powergest.
Para todo lo demás —un listado de clientes que te pasa la gestoría, el catálogo de un proveedor, las fichas que exporta otro sistema— el camino es el asistente de importación, que se explica en el apartado siguiente.
¿Cómo importo un Excel?
El ejemplo son clientes, pero los pasos son idénticos para artículos, proveedores, agentes o cualquier otro destino: importar clientes desde un Excel. Ahí está lo que tiene que traer el fichero —una fila por ficha y una primera fila de cabeceras— y qué formatos se aceptan.
Un destino es el tipo de ficha o documento que se va a crear, y no todos aceptan lo mismo. Antes de preparar el fichero conviene mirar la lista de destinos que existen, qué campos admite cada uno y qué queda fuera: qué se puede importar y qué no.
¿Y si voy a repetir la importación cada mes?
Entonces merece la pena guardar el trabajo. Una plantilla de mapeo guarda la correspondencia entre las columnas de tu fichero y los campos del ERP: se prepara una vez y se reutiliza cada vez que llega un fichero con el mismo formato. No guarda el fichero ni los datos, solo la correspondencia: preparar una plantilla de importación.
Con la plantilla hecha, la importación puede correr sola cada cierto tiempo sin que nadie entre en el programa, leyendo un fichero o una carpeta: programar una importación periódica. Ahí está también lo que hace falta antes, que es justamente la plantilla y una ruta accesible desde el servidor.
¿Cómo sé si ha entrado todo?
Cada importación queda registrada con su recuento y el detalle de las filas que no entraron, tanto las que lanzaste a mano como las que hizo una tarea programada. Cómo leer ese informe, qué significa cada estado y cómo repetir la importación arreglando solo lo que falló está en revisar una importación.
¿Qué pasa si importo dos veces el mismo fichero?
No se duplica todo a ciegas. Cada destino tiene una clave externa —en los maestros, el código— que es el dato con el que el programa reconoce si la ficha ya existe. Por eso importa tanto que los códigos vengan bien en el fichero: son lo que distingue crear una ficha de actualizar la que ya estaba.
Las páginas de qué se puede importar y de revisar una importación detallan cómo se comporta cada destino ante un código repetido, incluidas las excepciones.