¿Cómo veo y organizo mi agenda del CRM?

El Calendario reúne en una sola pantalla las actividades de todos los contactos: lo que hay que hacer, cuándo y con quién. Es el mismo dato que se ve en la ficha de cada contacto, visto por fecha en vez de por persona.

¿Qué necesito antes de empezar?

Un contacto dado de alta: toda actividad pertenece a uno. Si vas a crear la actividad desde aquí, el Contacto es obligatorio.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Calendario.
2. Cambia entre las vistas Mes, Semana y Día con los botones del propio calendario.
3. Para crear, pulsa Nueva actividad arriba a la derecha.

En el formulario:

• Contacto y Título son obligatorios.
• Tipo sale del catálogo de tipos; el panel Tipos de actividad, plegable arriba del
• Todo el día cambia los campos de fecha y hora a solo fecha.
• Inicio es obligatorio; Fin es opcional.
• Recordatorio elige con cuánta antelación quieres el aviso.

Pulsa Guardar actividad.

¿Cómo funcionan los recordatorios?

Al elegir un Recordatorio —en el momento, 5, 15 o 30 minutos, 1 o 2 horas, 1 o 2 días, o 1 semana antes— el sistema publica un aviso en la campana cuando llega el momento.

El aviso lleva el título de la actividad, cuándo vence en lenguaje natural, el contacto y el responsable.

Al pulsarlo, el calendario se abre en el día de esa actividad, en vista de Día, y aparece su ficha emergente junto a la actividad — la misma que sale al pulsar la actividad en la rejilla, con el contacto, el horario, la descripción y los botones de Ver contacto y Editar. Se abre en Día, y no en Mes, porque en la vista mensual solo caben tres actividades por casilla: si la del aviso era la cuarta, no habría nada a lo que asomar la ficha.

Si algún filtro tuviera escondida esa actividad —contacto, responsable o ámbito—, el calendario los quita para poder enseñártela: has pedido ver esa.

Tres cosas que conviene saber:

• El aviso se emite una sola vez por actividad. Si la mueves de fecha después de que haya saltado,
• Se cuenta sobre el fin de la actividad, o sobre el inicio si no tiene fin. Si es de todo el día,
• El aviso lo ve toda la empresa, no solo el responsable.

Este campo solo existe aquí: el formulario de la ficha del contacto no lo muestra (aunque respeta el que ya hubiera).

¿Puedo mover una actividad arrastrándola?

Sí. Arrástrala a otro día u otra hora y se guarda sola. En las vistas Semana y Día también puedes estirarla por el borde para cambiarle la duración; en Mes no.

¿Qué es el panel del día?

En la vista Mes, cada día muestra hasta tres actividades. Al pulsar la celda se abre un panel lateral con todas las de ese día, sin tapar el calendario.

Ese panel trae sus propias herramientas cuando el día tiene actividades:

• Un resumen por tipo con el recuento de cada uno.
• Un buscador por título o contacto.
• Agrupar por Responsable, Tipo o Franja horaria, con los grupos plegables.
• Ocultar completadas.
• Nueva actividad este día, que abre el formulario con la fecha ya puesta.

¿Qué significa «Vence» en el calendario?

Una actividad con fecha de fin distinta de la de inicio aparece dos veces: en su día de inicio como actividad normal y, en el día del final, como un marcador «⏰ Vence: título».

Es un recordatorio visual: el marcador no es una actividad aparte y no se puede arrastrar.

¿Cómo filtro lo que veo?

En la cabecera hay un botón de Filtros que abre los tres a la vez. Al lado se indica cuántos tienes puestos, y Limpiar los quita todos de golpe.

• Quién: las personas aparecen con su cara —su foto de perfil, o sus iniciales si no tiene—. Pulsa
• Contacto: escribe para buscar y deja solo las actividades de esa persona o empresa.
• Ámbito: Todo, tus departamentos o solo lo tuyo. Ver filtrar por ámbito.

Cada persona aparece una sola vez aunque haya cambiado de nombre: se identifica por quién es, no por cómo se llama.

Los filtros afectan también al panel del día.

Si algo va mal

Ver también: Los atajos del calendario · Registrar una llamada o una visita · Dar de alta un contacto