¿Cómo doy de alta un proveedor?

Un proveedor es un tercero al que se le ha dado el rol de proveedor. La ficha guarda quién es y sus condiciones de compra. Un proveedor es necesario para registrar compras y para asignarlo como proveedor habitual de un artículo.

¿Qué necesito antes de empezar?

Solo dos datos: el Código y el Nombre comercial. El resto se puede completar más tarde.

El Código del proveedor es independiente del de los clientes. Que un cliente tenga el código 0001 no impide que un proveedor tenga también 0001. Se explica en un tercero que es cliente y proveedor.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Proveedores y pulsa Nuevo proveedor.
2. En la pestaña General, escribe el Código y el Nombre comercial.
3. Completa el resto de General: NIF, Estado, contacto y dirección.
4. En Económico puedes fijar el Descuento, los Días de pago, la Retención IRPF, el
5. En Direcciones están las direcciones de envío y la de pago.
6. En Tarifas puedes dejar ya sus condiciones de compra. Se explica en
7. Pulsa Guardar proveedor.

¿Qué pasa cuando pulso Guardar proveedor?

Se crea el tercero, se le asigna el rol de proveedor con su Código y se crean sus condiciones de compra. Va todo junto: si algo falla, no se crea nada.

Las condiciones escritas en la pestaña Tarifas durante el alta se guardan en el mismo momento.

¿En qué se diferencia la ficha de proveedor de la de cliente?

La estructura es la misma, pero la pestaña Económico del proveedor guarda tres datos propios de compra que la de cliente no tiene: Días de pago (texto libre, por ejemplo 30/60), Retención IRPF (porcentaje) y Régimen.

Las direcciones también cambian: el proveedor tiene direcciones de envío y una dirección de Pago, donde el cliente tiene una de Cobro.

Sus condiciones de precio son de compra, no de venta. Un mismo tercero puede tener a la vez unas condiciones como cliente y otras como proveedor: no se mezclan.

¿Por qué algunos campos aparecen vacíos al volver a abrir la ficha?

La ficha de proveedor enseña más campos de los que hoy se guardan. Los que no se guardan aparecen vacíos la próxima vez que la abres.

Se guardan: toda la pestaña General, la pestaña Direcciones, el logo, las etiquetas internas y los campos personalizables de Detalles, la pestaña Tarifas, los datos bancarios, y de Económico: Descuento, Días de pago, Retención IRPF, Régimen, Cuenta, Riesgo, Cuenta de pago, Datos de pago, Precio tarifa, Tipo de cuenta, Divisa, Cálculo del IVA y las casillas de Catálogo, Factura electrónica y Bloqueado.

El campo Cálculo del IVA dice con qué método calcula sus facturas el programa de este proveedor, para que la factura de compra cuadre al céntimo con el papel que envía. Se explica entero en ¿Por qué mi factura sale con un céntimo de diferencia?.

No se guardan todavía: Condiciones, Forma de pago y los saldos y puntos.

En Económico, los desplegables Divisa y Tipo de cuenta tienen una opción Sin especificar, que es como nacen las fichas que nunca los han rellenado. Es un valor válido: déjalo así si no aplica.

El desplegable Divisa ofrece las monedas activas del catálogo de tu empresa, con su bandera junto al código y al nombre. Si la que buscas no aparece, dala de alta o actívala como se explica en dar de alta una divisa.

La casilla Compras no es un ajuste que se marque: es el reflejo del Estado del proveedor, que se cambia en la pestaña General. Por eso se ve apagada.

La pestaña Extracto aparece siempre vacía: todavía no lee datos. Documentos y Pagos sí leen los suyos.

¿Cómo guardo en el proveedor un dato que el ERP no tiene?

Igual que en el cliente: con los campos personalizables, cinco casillas de texto libre que están en la pestaña Detalles de la ficha, en la sección Campos personalizables. Cada una admite hasta 200 caracteres y guarda lo que escribes tal cual.

Solo aparecen los campos que tienen nombre puesto. Si no hay ninguno con nombre, la sección Campos personalizables no se ve.

Los nombres son los mismos que los del cliente. Se ponen una sola vez, en Configuración, apartado Campos personalizables en clientes, y valen para las dos fichas. No existe una lista de nombres propia de proveedores: el campo abierto es de la empresa, no del rol.

Lo que sí es propio de cada ficha es el valor. Un proveedor y un cliente pueden tener escrito algo distinto en el campo Campo 1, aunque los dos lo vean con el mismo nombre.

¿Hay que ponerle una cuenta contable al proveedor?

No. El campo Cuenta de la pestaña Económico se puede dejar vacío: cada proveedor acaba con su propia cuenta aunque nadie la escriba.

Vacío no significa «sin cuenta». En gris, dentro del campo, verás la cuenta que se va a usar: se forma con la cuenta de proveedores de la contabilidad y el código del proveedor, así que el proveedor 0002 va a la 40000002. Está en gris justamente porque no es algo que hayas escrito tú.

Dejarlo vacío tiene una ventaja: si algún día se cambia la cuenta de proveedores de la empresa, todos los que no tienen cuenta propia se mueven con ella. Escribir la cuenta a mano la fija, y ese proveedor ya no se mueve.

Si el código lleva letras (ACME, PRO-7), esa cuenta no se puede formar y el campo lo dice: se le dará la siguiente cuenta libre la primera vez que se contabilice algo suyo, y esa sí queda escrita en la ficha.

Para escribir otra cuenta, tecléala o búscala con la lupa, que ofrece solo las cuentas que admiten apuntes. También vale una cuenta que aún no exista: se crea al contabilizar. Lo único que no se admite es una cuenta que ya tenga otro proveedor o cliente —dos fichas con la misma cuenta mezclarían sus saldos—; si ocurre, el guardado se rechaza y lo dice.

¿Qué hay en las demás pestañas?

Un proveedor ya guardado muestra cuatro pestañas más: Factura electrónica, Documentos, Pagos y Extracto.

Documentos lista los documentos de compra del proveedor, paginados desde el servidor, con su tipo, serie, número, fecha, estado e importe.

Pagos es la pantalla de pagos entera, viendo solo lo de este proveedor: su cartera, sus anticipos y el rastro de sus devoluciones, con los mismos filtros, el mismo resumen del pie y las mismas acciones —Pagar, Anticipo, Devolver y Anular—. Pagar desde aquí es pagar desde la pantalla de Pagos: es la misma pantalla, no una copia. Lo único que no está es la columna del proveedor, que diría el mismo nombre en todas las filas. Un Anticipo registrado desde aquí nace con este proveedor puesto.

Lo que hace cada cosa está contado en pagar a un proveedor.

Extracto aparece siempre vacía: todavía no lee datos.

¿Dónde marco un proveedor acogido al criterio de caja?

Hoy no se puede marcar desde la ficha. El dato existe y el libro de IVA lo respeta —las facturas de un proveedor acogido al criterio de caja deducen el IVA al pagar, no al registrar—, pero no hay ninguna casilla en pantalla que lo active.

Si necesitas usarlo, habla con quien administre el ERP.

¿Cómo busco en el listado de proveedores?

Igual que en el de clientes, y con los mismos tres filtros combinables: el buscador (código, nombre, NIF y teléfono a la vez), el estado y la provincia.

El de estado es un desplegable con una casilla por estado (Activo, Pendiente, Bloqueado): marca los que quieras ver, y puedes marcar varios —Pendiente y Bloqueado es «todo lo que no está en regla»—. No marcar ninguno es verlos todos, y marcar los tres es lo mismo. La provincia sigue siendo de una sola opción, porque su lista puede ser larga.

Limpiar filtros los deja los tres como estaban al entrar.

¿Cómo elimino un proveedor?

Abre su ficha y pulsa Eliminar. Antes de borrarlo se retiran sus condiciones de tarifa: su tarifa propia se borra entera y, de las tarifas generales, se quitan las condiciones dirigidas a él.

Si el proveedor está referenciado por documentos o por la ficha de algún artículo, el borrado falla. En ese caso cámbiale el Estado en lugar de borrarlo.

Si algo va mal

Ver también: Dar de alta un cliente · Un tercero que es cliente y proveedor