¿Cómo veo en qué estado está cada documento importado?
Todo PDF que el programa registra queda en un buzón con su estado, su fiabilidad y, si falló, el motivo. La pantalla Resumen de importación es la lista completa de ese buzón, y desde ahí se vuelven a intentar los que no salieron.
¿Dónde está la lista?
En Gestión → Resumen de importación. Salen todos los documentos de la empresa activa, los más recientes primero, con estas columnas: fichero, proveedor, NIF, número de factura, fecha, total, fiabilidad y estado. Las filas en Error se pintan en rojo; al pasar el ratón por encima aparece el motivo.
Arriba tienes el filtro Estado para quedarte solo con los de un estado, el botón Refrescar y el contador de cuántos documentos hay y cuántos llevas marcados.
Los datos que se ven son los detectados, no los del documento del ERP: el número de factura y el total son los que se leyeron del PDF. Sirven precisamente para comparar de un vistazo.
¿Qué significa cada estado?
| Estado | Qué quiere decir |
|---|---|
| Pendiente | Registrado y aún sin analizar. Es un estado de paso: si uno se queda ahí, es que el análisis se interrumpió |
| Revisar | Analizado, pero hace falta que lo mires: fiabilidad baja, proveedor sin validar o falta algún campo obligatorio |
| Validado | Dado por bueno y listo para crear la factura de compra |
| Importado | Ya existe la factura emitida de compra. Es el final del camino y no se deshace |
| Error | No se pudo importar: duplicado, PDF sin texto, fallo de la IA o fallo al emitir. El motivo está en la fila |
Un documento Importado no vuelve atrás por esta pantalla: no se puede reimportar ni marcar. Si la factura que se creó está mal, se corrige en el ERP como cualquier otra factura emitida.
¿Cómo vuelvo a intentar los que fallaron?
Solo se pueden marcar los que están en Revisar o en Error: son los que aún tienen arreglo.
- Marca la casilla de las filas que quieras.
- Pulsa Importar marcados (n).
- Al terminar aparece un resumen del tipo «Reprocesados: 3 correctos, 1 con incidencias».
Ojo con lo que hace de verdad este botón: vuelve a analizar cada documento desde su PDF, con las reglas que haya en ese momento, y deja el resultado donde toque. No fuerza la importación. Es lo que se quiere después de haber creado un proveedor o de haber guardado reglas nuevas: los documentos que antes no se entendían se releen con lo que ha aprendido el sistema.
Para que la factura de compra se cree hay dos caminos: abrir el documento y pulsar Importar al ERP en la pantalla de revisión, o que el reanálisis lo deje directamente importado porque el proveedor está validado y la fiabilidad llega al mínimo.
¿Cómo abro uno concreto para revisarlo?
Pulsa Revisar en su fila. El documento se carga y se navega a la pantalla de revisión, donde puedes corregir campos, señalar zonas e importar. El botón aparece en todas las filas menos en las que ya están Importado.
Es el camino habitual para tres cosas: mirar por qué uno tiene la fiabilidad baja, corregir un dato concreto que la IA leyó mal, y aprovechar un documento en Error para dejar guardadas las reglas del proveedor antes de reprocesar el resto.
Si el PDF ya no está en su carpeta, la revisión abre igual pero sin imagen, y el reproceso falla con «El fichero PDF ya no está en la carpeta de entrada». El buzón guarda la ruta del PDF, no una copia: los ficheros originales tienen que quedarse donde estaban.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| Un documento lleva días en Pendiente | El análisis se cortó a la mitad | Pulsa Revisar en su fila y trabájalo desde la revisión |
| «El fichero PDF ya no está en la carpeta de entrada» | El PDF se movió o se borró | Devuélvelo a su ruta y vuelve a marcarlo |
| Reproceso «con incidencias» sin más detalle | El motivo de cada uno está en su fila | Refresca y pasa el ratón por las filas en rojo |
| Un PDF nuevo no aparece en la lista | Su huella coincide con uno ya procesado y se saltó | Búscalo por nombre de fichero: probablemente ya esté |
| El total de la lista no coincide con la factura del ERP | Aquí se ve lo detectado, no lo emitido | Abre la factura de compra en el ERP para ver sus importes |
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