¿Cómo le enseño al programa dónde está cada dato en las facturas de un proveedor?

Cada proveedor maqueta sus facturas a su manera. Las reglas de lectura guardan, para un proveedor, en qué zona de la hoja está cada dato. Con reglas guardadas sus facturas se leen mucho mejor, y son la condición para que algún día se importen sin que tengas que mirarlas.

¿Qué son las reglas de un proveedor?

Son una lista de campos, y de cada campo se guarda su nombre y el recuadro de la página donde suele aparecer su valor. Las reglas son del proveedor, no de la empresa: si trabajas con varias empresas del mismo ERP, se aprovechan en todas.

Hay dos clases de campo. Los estándar son los que el programa sabe llevar a la factura de compra: número de factura, fecha, NIF y datos del emisor, base imponible, IVA, total y divisa, entre otros. Los personalizados son los que tú añadas con el nombre que quieras: se leen, se guardan y se ven en la revisión, pero no se vuelcan a ningún campo del documento del ERP.

En la lista de campos, cada uno lleva sus etiquetas: personalizado si no es de los estándar, regla si ya tiene zona guardada y obligatorio si su ausencia debe impedir la importación automática.

Cada proveedor tiene una sola ficha de reglas, con tantos campos como quieras.

¿Cómo se crean las reglas?

Las reglas se hacen sobre una factura de verdad, en la pantalla de revisión:

1. Abre una factura de ese proveedor en Gestión → Importación de documentos.
2. Elige un campo de la lista de la derecha y pulsa su botón ◲. Arriba aparece el aviso «Dibuja
3. Arrastra un recuadro sobre la imagen del PDF, encima del valor. El programa lee el texto que hay
4. Repite con los campos que quieras afinar. Los que la IA ya acierta no hace falta tocarlos.
5. Pulsa Guardar reglas.

Si el dato que quieres no está en la lista, escríbelo en Nuevo campo…, pulsa Añadir y señálale la zona con ◲.

No hace falta marcar todos los campos. Con señalar los que fallan es suficiente: el resto lo sigue resolviendo la IA, y las zonas guardadas se le pasan como pista prioritaria.

¿Qué significa validar un proveedor?

Validar proveedor es decir «he comprobado sus facturas y el programa las lee bien». Es la condición que falta para que sus documentos entren sin pasar por revisión, junto con la fiabilidad mínima de la empresa.

Cuando lo pulses, el botón cambia a Proveedor validado ✓ y se queda desactivado.

Un proveedor validado deja de estarlo en cuanto tocas sus reglas: señalar una zona nueva, borrar un campo o añadir un patrón lo devuelven a revisión. Es intencionado: unas reglas que acabas de cambiar aún no se han estrenado con ninguna factura. Vuelve a validarlo cuando compruebes que la siguiente factura sale bien.

Ten en cuenta que validar no basta por sí solo. Si la empresa tiene puesto el modo prudente —de fábrica lo está—, todo pasa por revisión aunque el proveedor esté validado.

¿Para qué sirven los patrones de identificación?

Son textos característicos de las facturas de un proveedor: su nombre comercial, un lema del pie, una referencia que siempre aparece. Sirven para reconocer de quién es la factura cuando el NIF no se puede leer, que es lo que pasa cuando va dentro del logotipo, es decir, dentro de una imagen.

Se escriben abajo, en Texto o regex…, y se añaden uno a uno. Reglas de uso:

• Tienen que casar todos los patrones de un proveedor para que se le asigne el documento. Cuantos
• Se buscan sin distinguir mayúsculas de minúsculas, en todo el texto del PDF.
• Puedes escribir una expresión regular. Si lo que escribes no es una expresión regular válida, se
• Si dos proveedores encajan a la vez, gana el que tenga más patrones. Si empatan, no se asigna

Para añadir patrones hace falta que el proveedor ya esté resuelto: los patrones se guardan en su ficha de reglas, y sin proveedor no hay ficha donde guardarlos.

Si algo va mal

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