¿Cómo paso una oferta a pedido, o un pedido a recepción o a factura?

Los documentos de compra se encadenan: una oferta de proveedor se convierte en pedido a proveedor, el pedido en recepción con albarán y la recepción en factura de compra. Convertir arrastra las líneas y sus condiciones, así que no se teclea nada dos veces. Se puede hacer de uno en uno o en bloque desde el listado.

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas el documento de origen emitido y con algo pendiente. Un documento borrador no se convierte, y uno consumido del todo tampoco.

El documento de origen tiene que tener proveedor. Uno sin proveedor no entra en una conversión en bloque.

Conviene saber también qué se puede convertir en qué:

• Una oferta de proveedor va a pedido, a recepción o directamente a factura.
• Un pedido a proveedor va a recepción o a factura.
• Una recepción con albarán va a factura.
• Una factura de compra solo va a abono.

¿Cómo convierto un documento desde el editor?

Es la forma de trabajar cuando conviertes uno solo y quieres revisarlo antes.

1. Crea el documento destino desde Compras con el botón de su tipo. Por ejemplo, **Nueva
2. En la cabecera, escribe el número del documento de origen en el campo de origen. Ese campo se
3. Las líneas entran solas, con la cantidad pendiente completa y con el precio, el descuento y el
4. Ajusta las cantidades si no te ha llegado todo.
5. Pulsa Grabar, y Emitir si es una factura de compra.

Puedes cargar varios orígenes en el mismo documento. Cada uno aparece como una etiqueta bajo el campo, con una cruz para quitarlo y llevarse sus líneas.

En una línea traída de un origen no se puede cambiar ni el artículo, ni el precio, ni el descuento, ni el IVA: vienen congelados del documento de origen. Lo único que se edita es la cantidad, que es justo lo que cambia en una entrega parcial.

¿Cómo convierto varios documentos de golpe?

Desde el listado de Compras puedes marcar varios documentos emitidos y convertirlos todos a la vez. Es lo que se usa para cursar veinte ofertas aceptadas o para facturar un mes entero de recepciones.

1. Entra en Compras y localiza los documentos con los filtros del listado.
2. Marca la casilla de cada documento. Solo se puede marcar lo que admite conversión; la casilla te
3. Pulsa Convertir en la barra de acciones. Se abre la ventana Conversión masiva.
4. Elige en Convertir en el tipo que quieres crear.
5. Elige la Agrupación.
6. Si quieres, acota con Proveedor, Fecha desde / Fecha hasta y Nº desde / **Nº
7. Pulsa Previsualizar. Verás lo que va a salir, con sus orígenes, sus líneas y su importe. No se
8. Pulsa Convertir. Al terminar aparece el resultado, que se puede descargar con **Exportar

En el desplegable Convertir en, la recepción aparece con su nombre de documento: Albarán de compra. Es lo mismo que las Recepciones de compra del menú.

¿Qué significa cada agrupación?

La Agrupación de la ventana Conversión masiva decide cuántos documentos nuevos salen:

• Un destino por documento origen: veinte pedidos son veinte recepciones.
• Un destino por proveedor: todos los documentos de un mismo proveedor se juntan en uno solo.

Al juntar varios orígenes en un documento, las líneas no se fusionan nunca. Cada origen baja bajo su propio título, con su número y su fecha, así que siempre se sabe de dónde salió cada línea.

La divisa parte grupo siempre: dos documentos del mismo proveedor en monedas distintas no se juntan.

¿En qué estado quedan los documentos nuevos?

Depende del tipo que hayas creado, y conviene saberlo antes de convertir veinte cosas.

• Oferta, pedido y recepción con albarán quedan emitidos. Ya han descontado el pendiente de
• Factura de compra y abono quedan como documento borrador. Todavía no tienen número

Si has convertido a facturas, el paso siguiente es marcarlas en el listado y usar Emitir seleccionados. Hasta entonces, sus recepciones siguen contando como no facturadas.

¿Puedo recibir un pedido en varias entregas?

Sí. El pendiente se lleva línea a línea, así que un pedido puede tener una línea recibida del todo, otra a medias y otra sin tocar.

Si el proveedor te sirve solo una parte, hay dos formas de hacerlo:

• Desde el editor: crea la recepción, carga el pedido como origen y baja las cantidades a lo que
• Desde el listado: convierte el pedido entero y luego abre la recepción y baja las cantidades.

La conversión en bloque se lleva siempre **todo el *pendiente*** de cada origen. No hay forma de decir ahí «de este pedido recibe solo 40 de 100».

Mientras editas verás en las líneas una columna Pend. origen: es lo que había pendiente en el origen cuando lo cargaste, y sirve de tope.

¿Qué pasa con los documentos que no se pueden convertir?

Se descartan con su motivo y no arrastran a los demás. Aparecen en el resultado con la explicación de cada uno: que ya está consumido del todo, que está anulado, que todavía es un documento borrador, que no tiene nada pendiente o que es de otro proveedor.

Cada documento nuevo se crea por separado. Si de veinte salen diecisiete y fallan tres, se quedan hechos los diecisiete y el resultado dice qué pasó con los otros.

El proceso va de uno en uno, no todos a la vez. Con muchos documentos tarda, y por eso hay barra de avance. No cierres la ventana mientras esté trabajando.

Si algo va mal

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