¿Cómo doy de alta una divisa?

Una divisa es una moneda con la que trabaja tu empresa. Su ficha guarda cómo se escribe (código y símbolo), con cuántos decimales se presentan sus importes y a cuánto está el cambio. Una de ellas es la moneda base: aquella en la que la empresa lleva sus cuentas.

¿Qué es la ficha de divisas y para qué sirve?

Es el catálogo de monedas de tu empresa. Está en Configuración › Divisas, y también aparece en el grupo Fichas junto al resto de maestros.

Cada divisa guarda cuatro cosas: su Código ISO de tres letras, su Nombre, el Símbolo con el que se imprimen sus importes y los Decimales con los que se presentan. Además guarda su Cambio contra la moneda base.

Lo que se elige en el desplegable Divisa de la ficha de un cliente o de un proveedor sale de aquí, y también la moneda de un documento de venta o de compra (ver cómo poner un documento en otra divisa). Antes esos desplegables ofrecían tres monedas fijas y no había forma de añadir una cuarta.

Cada empresa tiene su propio catálogo. Lo que des de alta en una no aparece en las demás.

¿Qué divisas tengo sin hacer nada?

Una empresa nueva nace con tres: EUR (Euro), USD (Dólar estadounidense) y GBP (Libra esterlina).

EUR nace como moneda base y activa. Las otras dos nacen inactivas y con el cambio a 1.

El 1 de las dos inactivas no es una cotización: es un valor de relleno. No se inventa un cambio que nadie ha consultado. Cuando quieras usar el dólar o la libra, actívalos y escribe el cambio del día.

Las empresas creadas antes de que existiera esta ficha reciben esas mismas tres monedas automáticamente al actualizar la aplicación: no hay que configurar nada para operar. Si aun así la lista quedara vacía —por ejemplo, tras borrar a mano todas las divisas—, la propia pantalla ofrece el botón Crear las divisas de fábrica, que da de alta el juego de una vez. Solo aparece con la lista vacía: si hay alguna divisa dada de alta, el juego de fábrica no se mezcla con lo tuyo.

¿Cómo creo una divisa nueva?

Pulsa Añadir divisa, rellena la ficha y guarda.

Código ISO y Nombre son los dos únicos campos obligatorios.

El Código ISO son las tres letras de la moneda: EUR, USD, CHF. Se guarda siempre en mayúsculas, así que «usd» y «USD» son la misma divisa. El campo no admite más de tres caracteres: si escribes «EURO», no cabe la última letra.

No puede haber dos divisas con el mismo código en la misma empresa. Si lo intentas, el guardado se rechaza y te dice cuál es el código repetido.

El Símbolo es opcional. Si lo dejas vacío, los importes se acompañan del código.

¿Qué significa exactamente el campo Cambio?

Es **cuántas unidades de esa divisa equivalen a una de la *moneda base***.

Si tu moneda base es el euro y el dólar está a 1,084, el Cambio del dólar es 1,084: por cada euro, 1,084 dólares. Bajo el campo tienes el recordatorio Unidades por 1 Euro, con el nombre de tu moneda base.

Admite hasta seis decimales. Hacen falta para las monedas con paridades grandes, donde un euro son miles de unidades.

Tiene que ser mayor que cero. El cero se rechaza porque convertiría cualquier importe en cero.

Puedes escribirlo a mano o pedir el del día (ver la pregunta siguiente).

¿Cómo traigo el cambio del día sin buscarlo yo?

Pulsa el icono Actualizar cambio de la fila de esa divisa. El ERP consulta la cotización del día y la escribe en la ficha.

Para ponerlas todas al día de una vez, usa Actualizar todos los cambios en la cabecera de la pantalla. Recorre las divisas activas que no sean la moneda base —la base vale 1 por definición, y una divisa inactiva no se ofrece en ningún sitio—.

Las cotizaciones son las de referencia diaria del Banco Central Europeo. Son las que se usan para facturar: un valor oficial del día, no el precio de un mercado que cambia cada segundo.

Junto al cambio verás actualizado el con la fecha de la última consulta. Si pone sin actualizar, ese cambio no viene del servicio: lo escribió alguien o es el de fábrica. La fecha puede ser la del día anterior en fin de semana o festivo: el BCE no publica esos días y se conserva el último dato real, que es lo honesto.

Escribir el cambio a mano no cambia esa fecha, porque la fecha dice cuándo se consultó el servicio, no cuándo se tocó la ficha.

Si el cambio no se puede traer

Puede pasar: sin conexión a Internet, o porque el Banco Central Europeo no publica cotización de esa moneda. Entonces:

• La divisa se queda con el cambio que ya tenía. No se borra ni se pone a cero.
• Se te avisa en el momento, y si actualizabas varias a la vez el aviso nombra cuáles se quedaron sin
• Nada más se ve afectado: los documentos ya hechos conservan su cambio pase lo que pase.

En ese caso, escribe el cambio a mano.

¿Se pone al día solo, cada día?

Puede, pero viene desactivado. Si te interesa que el ERP traiga las cotizaciones cada mañana sin que nadie pulse nada, pídeselo a quien administra tu instalación: es una opción de configuración por empresa. Mientras esté apagada, el cambio solo se mueve cuando tú lo pides.

Los documentos ya emitidos no se tocan nunca, ni con la actualización automática encendida: cada documento guarda el cambio pactado el día que se hizo.

¿Qué son los decimales de la divisa?

Son las cifras que se muestran detrás de la coma en los importes de esa moneda.

El euro y el dólar llevan 2. Hay monedas que no tienen fracción y llevan 0. Se admite de 0 a 6.

Es un dato de presentación: dice cómo se enseña un importe, no cómo se guarda.

¿Qué es la moneda base y por qué es distinta de las demás?

Es la moneda en la que tu empresa lleva sus importes y su contabilidad. En la lista aparece con el distintivo Base junto a su nombre.

Solo puede haber una por empresa. Es la referencia contra la que se miden todos los cambios, así que dos serían dos varas de medir distintas.

De ahí salen sus tres particularidades:

• Su cambio es siempre 1 y no se puede editar. Es la medida de una moneda contra sí misma. El
• No se puede desactivar. Sin ella la empresa se quedaría sin la moneda en la que lleva sus
• No se puede eliminar, por lo mismo. Sus iconos de desactivar y de borrar no se pintan en la

¿Cómo cambio cuál es la moneda base?

Abre la divisa que quieras que lo sea, marca Moneda base de la empresa y guarda. La que lo fuera deja de serlo en ese mismo paso.

Se hace así y no al revés: no puedes desmarcar la base actual sin poner otra en su lugar. Si lo intentas, el guardado se rechaza y te dice que marques otra divisa como base.

Al marcar una divisa como base, su Cambio pasa a 1 y queda activa. Es lo único que puede ser, así que la ficha lo hace en el momento en que marcas la casilla: lo que ves es lo que se guarda.

En la edición de la base, el Código ISO no se puede tocar. Ese código está escrito en las fichas que ya lo usan, y cambiarlo las dejaría apuntando a una moneda que no existe.

¿Cómo edito o dejo de usar una divisa?

Cada fila tiene sus iconos a la derecha.

El lápiz abre la ficha para editarla. Cambia lo que necesites y pulsa Guardar cambios.

El interruptor activa y desactiva la divisa. Una divisa inactiva deja de ofrecerse en los desplegables, pero no se borra: las fichas que ya la tengan puesta la conservan. Es la forma normal de retirar una moneda que ya no usas.

La papelera la borra del todo. Sirve para corregir un alta recién hecha, no para retirar una moneda en uso: para eso está el interruptor. Si algo la está usando, el borrado se rechaza y verás el motivo.

La moneda base no muestra ni interruptor ni papelera.

¿Cómo busco y ordeno el listado?

El buscador de arriba casa a la vez contra el Código, el Nombre y el Símbolo. No distingue mayúsculas: buscar «libra» encuentra «Libra esterlina».

Las cabeceras Código, Nombre, Cambio y Estado ordenan el listado. Pulsa una vez para ordenar y otra para invertir el sentido.

El listado muestra también las inactivas, que son justo las que hay que poder reactivar. Cada fila lleva su distintivo Activa o Inactiva.

¿Cómo le pongo divisa a un cliente o a un proveedor?

En la pestaña Económico de su ficha, con el desplegable Divisa.

El desplegable muestra la bandera de cada moneda junto a su código y su nombre, para reconocerla de un vistazo. Las monedas sin bandera propia salen con un icono genérico; no es un error, es que no todas las tienen.

Solo se ofrecen las divisas activas. Si la que buscas no aparece, dala de alta o actívala en Configuración › Divisas.

Se conserva la opción Sin especificar, que es como nacen las fichas que nunca han rellenado el campo. Es un valor válido: déjalo así si no aplica.

Si algo va mal

Ver también: Dar de alta un cliente · Dar de alta un proveedor