¿Cómo trabajo con números de serie?
Un número de serie identifica una unidad concreta de un artículo: un electrodoméstico, una máquina, un equipo informático. Con series activadas, el ERP sabe en todo momento dónde está cada unidad y a qué cliente se le vendió.
¿Qué necesito antes de empezar?
Necesitas que la gestión de series esté activada en tu empresa. Es una decisión de empresa, no una preferencia de usuario. Si no la tienes, no verás nada de lo que se cuenta aquí.
Se activa en Ajustes → Almacén, bloque Control, lotes y series, desplegable Gestión de series. Esa pantalla la maneja quien administre el ERP; si no llegas a ella, pídeselo.
Con la gestión activada, marca los artículos que la usan: abre el artículo, pestaña General, campo Trazabilidad, opción Por números de serie.
Ten en cuenta que en estos artículos las cantidades son siempre enteras: cada unidad es una serie, y media serie no existe.
¿Cómo introduzco las series al comprar?
En el documento de compra, la línea tiene una columna Serie/Lote. Pulsa su botón o F9 para abrir la ventana de desglose, y teclea las series una a una:
- Escribe la serie en el campo de arriba.
- Pulsa Añadir o Enter.
- Repite hasta que Pendiente llegue a cero.
- Pulsa Aceptar, o Ctrl+Enter.
Las series de una entrada hay que teclearlas: son el dato físico de cada aparato y el ERP no puede inventarlas. Si intentas emitir sin ellas, el documento no sale.
¿Cómo meto muchas series correlativas de golpe?
Escribe el rango en el mismo campo, con los dos extremos separados por un guion o por « - ». Por ejemplo, A-0098 - A-0102 da de alta cinco series: A-0098, A-0099, A-0100, A-0101 y A-0102.
Las reglas del rango son tres:
- Los dos extremos tienen que acabar en número y compartir el mismo principio.
- Los ceros a la izquierda se conservan: de
A-0098saleA-0099, noA-99. - El rango va de menor a mayor y produce como mucho 10.000 series.
Como una serie puede llevar guiones, el ERP interpreta el texto con cuidado: si no encuentra una lectura válida como rango, lo toma como una sola serie literal. Así, A-0098 a secas se añade tal cual. Si quieres asegurarte de que se lea como rango, usa el separador con espacios: - .
Cuando la línea es de una sola unidad, el texto se toma siempre como una serie literal: ahí interpretar rangos rompería series legítimas con guiones.
¿Cómo elige el ERP las series al vender?
El ERP propone las más antiguas que haya en ese almacén, por fecha de entrada. No hay criterio configurable: en series es siempre así.
Si la línea es de una unidad, la asigna sin abrir nada. Si son varias, abre la ventana de desglose para que revises o cambies cuáles salen. Puedes quitar una serie de la lista y añadir otra del panel Disponibles, con doble clic o con Enter.
Si no hay tantas series disponibles como pide la línea, el ERP avisa: «Solo hay N series disponibles de las M pedidas».
¿Qué reglas no me deja saltarme?
Las series tienen tres invariantes duras, y ninguna cede aunque la empresa permita vender sin existencias:
- Una serie no entra dos veces. Si ya está viva en cualquier almacén, no puede volver a entrar.
- Una serie no sale si no está. Tiene que estar disponible en el almacén de la línea.
- Una serie no se repite dentro de la misma línea, y cada una vale exactamente una unidad.
Son duras porque una serie es un objeto físico único: si el ERP dejara pasar dos entradas de la misma serie, la trazabilidad de ese aparato dejaría de significar nada.
¿Dónde veo el estado de cada serie?
En la ficha del artículo, pestaña Series. Solo aparece en los artículos marcados Por números de serie.
La tabla lista cada serie con su Estado —En stock o Salida—, el Almacén donde está si sigue en casa, la fecha de Entrada, el Último documento que la movió y el Tercero de ese documento.
Así se responde de un vistazo la pregunta más frecuente de posventa: «este número de serie, ¿a quién se lo vendimos y cuándo?». Arriba hay un filtro por número de serie, y al pulsar una fila se abre debajo su trazabilidad completa.
En el albarán y en la factura impresa, las series salen debajo del concepto y enteras: «N.º de serie: A1» con una, «Series: A1, A2, A3» con varias. No se abrevian: el cliente necesita cada número.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| No aparece la columna Serie/Lote | La gestión de series está desactivada en la empresa | Pídela a quien administre el ERP |
| «Series ya existentes en stock (no pueden entrar dos veces): …» | Esa serie ya está viva en algún almacén | Comprueba en la pestaña Series si la entrada ya se registró |
| «Series no disponibles en el almacén: …» | La serie no está en el almacén de la línea | Revisa el almacén de la línea, o registra antes su entrada |
| «La serie 'X' está repetida en la línea N» | La misma serie aparece dos veces en el reparto | Quita la fila duplicada |
| «La serie 'X' de la línea N debe repartirse en una unidad exacta» | Un reparto de serie con cantidad distinta de 1 | Una serie es siempre una unidad; añade otra serie para la unidad de más |
| «Las unidades con número de serie deben ser enteras (cantidad …)» | La línea lleva decimales | Pon una cantidad entera |
| «El texto produce N series y la línea pide M unidades» | El rango no cuadra con la cantidad de la línea | Corrige el rango o la cantidad |
| «Rango descendente: 'X' es mayor que 'Y'» | Los extremos van al revés | Escribe primero el menor |
| «Rango ambiguo: '…' contiene más de un separador ' - '» | Hay dos separadores en el texto | Deja un solo « - » |
| «El rango produce N series; el máximo permitido es 10000» | El rango es demasiado grande | Pártelo en varios |
| «Solo hay N series disponibles de las M pedidas» | Faltan unidades en ese almacén | Reduce la cantidad o registra la entrada que falta |
Ver también: Trabajar con lotes y caducidades · Seguir la trazabilidad de un lote o una serie
Más sobre Almacén y stock
- ¿Cómo consulto y corrijo las existencias de un artículo?
- ¿Cómo cuento el almacén y cuadro las existencias?
- ¿Cómo doy de alta un almacén?
- Controlar el almacén
- ¿Cómo muevo existencias de un almacén a otro?
- ¿Cómo saco el listado de existencias?
- ¿Cómo sigo la trazabilidad de un lote o una serie?
- ¿Cómo trabajo con lotes y caducidades?
Incluido en Powergest
- Numeros de serie