¿Cómo cambio los permisos de una persona?

Cada persona parte de un rol, que es un conjunto de permisos con nombre. Sobre ese rol se le pueden añadir más roles o retocar opciones sueltas. Aquí se explica cómo se hace y qué gana cada cambio cuando varias cosas dicen lo contrario.

¿Dónde se ajusta una persona?

Pulsa el engranaje Ajustes en la cabecera. En la columna de la izquierda, dentro del grupo Empresa, entra en Roles. Elige la pestaña Usuarios.

A la izquierda están las personas de la empresa. Al elegir una, a la derecha aparecen su Rol principal, sus Roles adicionales y el árbol Permisos de esta persona.

Esta pantalla solo la ve quien tiene el permiso de gestión de usuarios.

¿Cómo le cambio el rol principal?

El Rol principal es el rol de partida de esa persona. Todo lo demás se suma o se recorta sobre él.

Elige la persona y despliega Rol principal. La lista trae los roles de la empresa. Al elegir uno, el cambio se guarda al momento y aparece el aviso «Rol principal cambiado a ...».

Este desplegable no comprueba si queda algún administrador. Antes de quitarle el rol Administrador a alguien, asegúrate de que hay otra persona con ese rol. Si te quedas sin ninguna, nadie podrá volver a entrar en esta pantalla.

¿Para qué sirven los roles adicionales?

Los Roles adicionales suman permisos a los del Rol principal. Sirven para el caso de alguien que hace dos trabajos. Por ejemplo, una persona con rol principal Almacén que además atiende ventas.

Para añadir uno, despliega Añadir un rol… y elige el rol. Para quitarlo, pulsa la cruz de su etiqueta.

Cuando hay varios roles, para cada opción gana el nivel más alto de todos ellos. Si un rol dice Acceso total en Ventas y otro dice No accesible, el resultado es Acceso total. Los roles adicionales solo pueden abrir; nunca cierran lo que otro rol ya abrió.

¿Cómo retoco una opción suelta de esa persona?

Debajo de los roles está el árbol Permisos de esta persona, con todas las opciones del programa agrupadas por módulo. Cada línea muestra dos cosas: el nivel de acceso que esa persona tiene ahora y un desplegable para cambiarlo.

Si eliges un nivel en el desplegable, esa opción pasa a tener un ajuste propio. La línea se marca con la etiqueta Propio. El ajuste propio manda sobre lo que digan sus roles, tanto para abrir como para cerrar.

Para deshacerlo, elige Volver a heredar en el desplegable de esa línea. Se borra el ajuste propio y la opción vuelve a salir de sus roles.

El ajuste propio es la herramienta fina. Úsala para excepciones de una persona concreta. Si la excepción se repite en varias personas, sale más barato crear un rol.

¿Qué gana cuando el rol y el ajuste propio dicen cosas distintas?

El programa resuelve cada opción en este orden, y se queda con lo primero que encuentra:

1. El ajuste propio de esa opción, si lo tiene.
2. El nivel más alto que le den sus roles en esa opción.
3. Lo mismo, pero mirando el módulo del que cuelga la opción.
4. Si nada de lo anterior dice nada, No accesible.

Hay una excepción por encima de todo: quien tenga el rol Administrador tiene acceso total y ningún ajuste propio se lo recorta. Por eso la pantalla bloquea el árbol de una persona administradora y avisa «Esta persona es administradora: su acceso es total y no se recorta con ajustes». Para limitarla, cámbiale antes el Rol principal.

¿Por qué no puedo tocar mis propios permisos?

Al elegirte a ti mismo, el árbol aparece bloqueado con el aviso «Estos son tus propios permisos: no puedes cambiarlos desde aquí».

Es a propósito, para que nadie se cierre la puerta por error y deje la empresa sin quien la administre. Si necesitas un cambio en tus permisos, pídeselo a otra persona con acceso a esta pantalla.

¿Cuándo nota la otra persona el cambio?

Los permisos de cada persona se leen cuando entra en el programa y se guardan mientras dura su sesión. Un cambio hecho aquí no llega a quien ya está trabajando.

Para que surta efecto, esa persona tiene que cerrar sesión y volver a entrar. Si dice que sigue viendo lo de antes, esto es lo primero que hay que comprobar.

Si algo va mal

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