¿Cómo mantengo el stock y los precios al día en la tienda?

El ERP publica en tu tienda online lo que tú decides enseñar y lo mantiene al día solo: las existencias, los precios y el catálogo. Todo eso se gobierna desde Almacen → Tienda web, con los botones Sincronizar y Publicar cambios de la barra de arriba y con los ajustes de la pestaña Configuración. Cada envío queda registrado y se puede consultar.

¿Qué publica el ERP en la tienda y qué no?

El ERP publica cuatro cosas y cada una viaja por su cuenta. Las categorías web que has marcado como publicadas, con su nombre, su descripción y su orden. Los artículos publicables asignados a esas categorías, con su nombre, su descripción, sus códigos y sus variantes. Las existencias. Y los precios.

Publica también la imagen de cada artículo (fichero o dirección, según lo que tenga la ficha; ver Preparar el catálogo). No publica clientes ni documentos: eso viaja en el otro sentido. No cambia la configuración de tu tienda ni sus ajustes de impuestos.

Lo que viaja en la dirección contraria son los pedidos, que se explican en Recibir los pedidos de la tienda.

¿Cada cuánto se sincroniza sola la tienda?

El ERP trabaja solo, en segundo plano, sin que nadie tenga la pantalla abierta. Cada tipo de trabajo tiene su propio ritmo, configurable por tienda en la pestaña Configuración.

Nada de esto ocurre si la tienda no está activa y ya adoptada. Una tienda desactivada, o pendiente de enlazar, se queda quieta aunque tenga tiempos configurados.

El catálogo completo es la operación más pesada y por eso viene apagada de fábrica. Publicar el catálogo entero contra la tienda de alguien que no lo ha pedido no es un servicio: es un accidente. Mientras Publicación automática esté apagado, el catálogo solo viaja cuando tú lo pides.

¿Qué diferencia hay entre Sincronizar y Publicar cambios?

Son dos botones distintos porque hacen dos trabajos distintos. Están los dos en la barra de arriba de la pantalla de tienda web.

Sincronizar es el trabajo del día a día. Trae los pedidos nuevos, los convierte, y refresca las existencias y los precios. No toca el catálogo: no crea ni modifica productos en la tienda.

Publicar cambios es el trabajo pesado. Recorre el catálogo entero y publica en la tienda lo que haya cambiado desde la última vez: categorías nuevas, artículos nuevos, nombres, descripciones y variantes.

Regla práctica: si has tocado precios o has vendido, Sincronizar. Si has tocado el catálogo —categorías, artículos, textos—, Publicar cambios.

Los dos botones se apagan cuando no hay nada que sincronizar, y al pasar el ratón por encima te dicen el motivo exacto: que no hay tienda configurada, que está desactivada o que todavía no se ha adoptado.

¿Qué stock se publica exactamente?

Se publican las existencias sumadas de todos tus almacenes, no las de uno concreto. Lo que llega a la tienda es cuántas unidades hay en total.

En los artículos con tallas y colores, el stock lo lleva cada variante por separado. La tienda recibe las existencias de cada talla y cada color, que es como los vende. Un artículo sin variantes publica una sola cifra.

Solo se publican existencias de lo que ya está enlazado con la tienda. Un artículo que aún no se ha publicado no tiene sitio en la tienda donde escribir su stock, así que se salta.

¿Qué precio se publica?

Se publica el precio de venta que el ERP tiene para ese artículo, sin IVA. Si una variante tiene su propio precio, se publica el suyo; si no, hereda el del artículo.

El IVA lo pone la tienda, con la regla fiscal que tenga configurada para cada producto. Por eso importa que la tienda esté configurada para introducir los precios sin impuestos.

Si tu tienda de WooCommerce o de Shopify está configurada al revés —con los precios incluyendo impuestos—, ese caso no está soportado y la tienda cobrará de menos. El ERP lo detecta y deja un aviso visible en el registro. Se explica en Conectar mi tienda online.

En PrestaShop, si no se ha configurado el mapeo de tipos de IVA, los artículos nuevos se crean con el grupo de impuestos por defecto de la tienda y queda un aviso diciéndolo.

¿Por qué no se publica un cambio que acabo de hacer?

El ERP publica solo lo que ha cambiado. En cada publicación de catálogo compara el contenido de cada artículo y cada categoría con lo que envió la última vez, y salta todo lo que sigue igual.

Es lo que hace que publicar un catálogo grande no tarde una eternidad ni machaque la tienda con miles de escrituras inútiles. También significa que pulsar Publicar cambios dos veces seguidas no hace trabajo la segunda vez.

Si has cambiado algo y no llega, revisa tres cosas en este orden. Que la categoría esté Publicado y no Borrador ni Oculto. Que el artículo esté marcado como Artículo activo en su ficha. Y que el artículo esté asignado a alguna categoría publicada.

Los cambios de precio y de stock no necesitan Publicar cambios: viajan con Sincronizar, que es mucho más rápido.

¿Dónde veo si la sincronización ha ido bien?

Hay tres sitios, de menos a más detalle.

El indicador Sincronizado —en el resumen de la pestaña Catálogo, en la columna Definición mientras no hay nada señalado— dice cuánto hace del último envío correcto: Hace instantes, Hace 20 min, Hace 3 h, o la fecha si es de otro día. Dice Nunca si todavía no ha habido ninguno.

Ese indicador solo cuenta las sincronizaciones terminadas y sin errores. Una que falló no aparece ahí. Es deliberado: un «todo correcto» que también sale cuando algo falla no sirve de nada.

Bajo la cabecera de la pantalla, tras lanzar una sincronización a mano, aparece una franja con el resumen de lo que ha hecho. Por ejemplo «Pedidos: 3/3 · Conversión: 3/3 · Stock: 120/120 · Precios: 120/120». Si hubo fallos, la franja sale marcada y dice cuántos.

El detalle completo está en la pestaña Configuración, en el panel Últimas sincronizaciones.

¿Qué me cuenta el panel de Últimas sincronizaciones?

Es el registro de los últimos envíos de esa tienda, del más reciente al más antiguo. Cada línea dice qué tipo de trabajo fue (Catálogo, Stock, Precios, Pedidos, Conversión o Adopción), quién lo pidió, cuántos elementos salieron de cuántos, cuántos fallaron, cuándo empezó y cuánto tardó.

Una línea que dice en curso en vez de los segundos es un trabajo que todavía no ha terminado, o uno que se cortó a medias.

Cuando hay más información, aparece el enlace detalle. Al pulsarlo se despliega la lista de lo publicado y de lo que falló, con la causa de cada fallo. Ahí es donde se ven los avisos: los de impuestos, los de imágenes que no se han podido publicar y los productos que la tienda rechazó.

Si nunca se ha sincronizado, el panel dice «Esta tienda todavía no tiene corridas registradas.».

¿Qué pasa si algo falla a mitad de una publicación?

En la publicación de catálogo, un artículo que falla no detiene al resto. Queda anotado con su causa y la publicación sigue con los demás. Al terminar, el resumen dice cuántos salieron y cuántos fallaron.

Lo que ya se publicó queda publicado, aunque la publicación se corte después. La siguiente vez el ERP actualiza esos productos en lugar de crearlos otra vez: nunca se duplica nada en la tienda.

En el stock y en los precios funciona distinto, porque viajan en un solo envío. Si ese envío falla, no se publica nada de esa tanda y el registro lo dice. La siguiente sincronización lo vuelve a intentar entero.

¿Puedo lanzar dos sincronizaciones a la vez?

No sobre la misma tienda. Solo hay un trabajo a la vez por tienda, y da igual que lo pida el ERP solo o que lo pidas tú con un botón. Si intentas lanzar otro, te lo dice: «Ya hay una sincronización en curso para esta tienda. Espera a que termine.»

Con varias tiendas no hay problema. Dos tiendas distintas se sincronizan a la vez sin estorbarse.

Mientras tu sincronización está en marcha, los botones de la barra se apagan y el aviso dice que hay una en curso. Al terminar se vuelven a encender y el indicador de arriba se actualiza.

Si algo va mal

Ver también: Conectar mi tienda online · Preparar el catálogo de la tienda · Recibir los pedidos de la tienda