¿Cómo paso de un presupuesto a un pedido, un albarán o una factura?

No hace falta volver a teclear nada. Un documento se convierte en el siguiente y se lleva sus líneas. Lo que ya se sirvió o se facturó queda descontado, así que puedes servir un pedido en varias veces sin llevar la cuenta a mano.

¿Qué se puede convertir en qué?

En ventas, el recorrido es este:

En compras el recorrido es el mismo —oferta → pedido → albarán → factura, y de la factura sale el abono—, pero hoy los documentos de compra entran por la importación de documentos, no por una pantalla de edición propia.

No hace falta pasar por todos los pasos. Si de un presupuesto quieres ir directo a la factura, puedes.

¿Cómo se convierte un documento?

Hay tres caminos, y se eligen según cuántos documentos tengas entre manos.

Uno a uno, desde el documento nuevo. Es el camino cuando quieres ajustar cantidades:

1. Crea el documento nuevo desde Ventas: un pedido de cliente o una factura.
2. En la cabecera hay un campo Documento origen. Si el tipo solo puede venir de uno, el campo se
3. Escribe el número del documento de origen —el que ves impreso— y pulsa Intro, o búscalo con la
4. Las líneas entran solas, con la cantidad pendiente. Ajusta lo que quieras servir.
5. Guarda y, si es una factura o un abono, pulsa Emitir.

Los albaranes y las órdenes de trabajo no se crean desde esta pantalla. Para sacar un albarán de un pedido se usa el camino siguiente.

Puedes cargar varios orígenes en el mismo documento repitiendo el paso 3: cada uno aparece como una etiqueta en la cabecera, con una × para retirarlo junto con sus líneas. Eso sí, todos tienen que ser del mismo cliente y de la misma moneda.

Varios de golpe, desde el listado. Marca los documentos en Facturación y pulsa Convertir. Se explica en convertir varios documentos a la vez.

Muchos albaranes por facturar. No los conviertas uno a uno: usa Facturar albaranes, que los agrupa y saca las facturas de una tacada. Se explica en facturar varios albaranes de golpe.

¿Qué es el «pendiente»?

Cada línea lleva la cuenta de lo que ya se ha llevado a un documento posterior. Eso es el pendiente.

Un ejemplo: pides 100 unidades y sirves 60 en un albarán. Al pedido le quedan 40 pendientes, y son las que te saldrán la próxima vez que lo conviertas.

¿Cuándo se descuenta el pendiente?

No se descuenta al crear el documento nuevo: se descuenta cuando el documento pasa a ser definitivo. Y ese momento no es el mismo para todos los tipos.

• Presupuesto, pedido, orden de trabajo y albarán: al pulsar Guardar. Se confirman en ese
• Factura y abono: al pulsar Emitir. Al guardar quedan como documento borrador y todavía no

Esto tiene dos consecuencias prácticas.

La primera: si dos personas convierten el mismo pedido a la vez, no se duplica nada. La segunda se encontrará con que el pendiente ya no está, y el programa se lo dirá con un mensaje concreto.

La segunda: si no había existencias suficientes y tu empresa está configurada para servir solo lo disponible, se descuenta lo que se sirvió de verdad, no lo que habías escrito. El pedido conserva pendiente la diferencia.

¿Qué se trae el documento nuevo del original?

Se trae la cabecera y las líneas que quedan por servir, pero no todo es editable después.

De la cabecera hereda el cliente, el comercial, la forma de pago, la tarifa, el almacén, la moneda y la referencia. La fecha es la de hoy.

De cada línea hereda el artículo, el precio, los descuentos y los impuestos, y todo eso viaja congelado: se copian los porcentajes que tenía el documento de origen, no los que estén vigentes hoy. En el documento nuevo esos campos aparecen bloqueados. Lo único que se edita es la cantidad.

Si el origen ya movió almacén —un albarán que pasa a factura—, la factura no vuelve a moverlo, y además hereda los lotes o números de serie que el albarán ya había repartido. Si el origen no movía almacén —un pedido—, es el albarán el que decide el lote al servir.

Las agrupaciones de líneas del origen se recrean en el documento nuevo. Cuando un documento agrupa varios orígenes, cada uno baja bajo su propio título con su número y su fecha.

Si un precio o un impuesto está mal, no se corrige en el documento nuevo: se corrige en el origen, o se quita la línea heredada y se pone una propia.

¿Qué documentos tocan el almacén?

No todos. Confundirlos es el origen de la mayoría de los descuadres.

• Presupuesto y orden de trabajo: no tocan nada. Son papel.
• Pedido: no mueve existencias, pero las compromete. El artículo sigue en el almacén y
• Albarán y factura: mueven existencias de verdad, con su lote o número de serie.

Por eso un artículo puede estar en el almacén y no estar disponible: está comprometido en un pedido. Es a propósito. Si tu empresa cuenta los pedidos en la disponibilidad, verás menos disponible del que hay físicamente en la estantería.

Si algo va mal

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