¿Cómo llevo un encargo de fabricación con una orden?

Una orden de fabricación es lo que se va a hacer para un cliente y lo que se le va a cobrar: los productos, sus componentes previstos y las horas presupuestadas. Se ejecuta día a día con partes de fabricación, se cierra cuando está hecha, la firma el cliente y entonces se factura. La orden es el contrato; el parte, lo que pasó cada día.

¿Cuándo me hace falta una orden y cuándo me basta un parte?

Un parte de fabricación sirve cuando fabricas para el almacén: entra el producto, salen sus componentes y no hay a quién cobrárselo. Está en fabricar con un parte de fabricación.

Una orden hace falta cuando el trabajo es para alguien y dura: un mueble a medida, una instalación, una serie que se hace en varios días con gente distinta. La orden lleva cliente, precios e IVA como un pedido, y además sabe en qué situación está, cuánto se ha ejecutado, qué ha costado de verdad y si el cliente la ha firmado.

¿Cómo creo una orden?

Está en Producción › Órdenes de fabricación. Hay dos formas de crear una:

• Desde un presupuesto o un pedido, con el botón Desde pedido o presupuesto: eliges el
• Nueva orden, en blanco, tecleando cliente y líneas como en cualquier documento de venta.

La pantalla de la orden es la de un documento de venta con un panel más, en la cabecera:

• Proyecto. Un código que agrupa varias órdenes (y, si se quiere, sus apuntes contables): «OBRA.123»
• Fecha prevista de acabar.
• Responsable: un operario. Se teclea su código o se busca con la lupa.

Al teclear un artículo con receta, la orden desglosa siempre sus componentes debajo, aunque la empresa no desglose al vender: son los componentes previstos, el plan del que saldrán los partes. No mueven existencias. Una línea de un artículo de tipo servicio son horas presupuestadas: «40 h de montaje» a su precio.

Al grabar, la orden queda emitida y en situación Abierta. Un chip en la barra de acciones dice en qué situación está en cada momento.

Hay una tercera forma, para las empresas que fabrican todo lo que venden: en Ajustes › Fabricación, la casilla Al emitir un pedido de venta, crear su orden de fabricación automáticamente. Con ella, cada pedido emitido deja creada su orden sin más gestos, y el pedido queda consumido por ella. Si por lo que sea la orden no se puede crear, el pedido se emite igual y un aviso dice el motivo.

¿Cómo apunto lo que se hace cada día?

Con el botón Nuevo parte de la orden abierta. Se abre un parte de fabricación que trae las líneas de la orden con lo que queda por ejecutar como cantidad propuesta; bajas cada línea a lo hecho ese día, y el resto queda para otro parte. El producto que entra ese día puede ser 0: un parte que solo consume material y apunta horas es normal.

Cada línea de horas del parte lleva tres celdas propias: Operario, Fecha trabajo y Horas reales. El operario se teclea por su código (o se elige con la lupa); la fecha es la del parte si no se pone otra; las horas reales solo se rellenan si difieren de las que se cobran. Con la configuración de fábrica, un parte con horas no se guarda sin operario, y la pantalla lo dice.

Si el operario tiene coste por hora en su ficha, la línea de horas del parte se valora a ese coste al grabar, y es lo que suma el coste ejecutado de la orden. Con coste 0 en la ficha, vale lo que diga el artículo de horas.

Al grabar el parte se fabrica en el acto, como cualquier parte: entra el producto, salen los componentes, y la orden no cambia de situación ni gasta su pendiente de facturar. Lo ejecutado se calcula desde los partes: en el listado de órdenes se ve como % ejecutado y como coste.

Se pueden hacer tantos partes como haga falta, mientras la orden esté abierta. Si un parte se equivocó, se anula como cualquier parte y la orden lo deja de contar.

¿Qué pasa al cerrar la orden?

El botón Cerrar orden pregunta una sola cosa: si ajustar las líneas de la orden a lo ejecutado. Marcado, que es lo habitual, las horas de la orden pasan a ser las trabajadas de verdad, los componentes previstos se sustituyen por los consumidos, y lo que se hizo sin estar en la orden entra como línea nueva a precio 0 con un aviso para que le pongas precio. Sin marcar, la orden se queda con sus líneas y solo se fija el coste ejecutado.

La orden pasa a Acabada: ya no admite partes ni se puede editar (se abre en modo consulta con el motivo). Si hace falta seguir, Reabrir la devuelve a abierta, siempre que no se haya entregado ni facturado nada de ella.

Un matiz que conviene saber: si la línea de horas viene de un pedido y se trabajaron más horas de las pedidas, las de más entran como una línea aparte al mismo precio. La orden no puede pedirle al pedido más de lo que el pedido tiene.

¿Cómo la firma el cliente?

Con Firmar, sobre una orden acabada. Se abre una ventana con el nombre de quien firma, un recuadro para firmar con el dedo, el lápiz o el ratón, y una nota opcional. La firma queda guardada con la orden, que pasa a Firmada.

Una orden firmada no se reabre: si hay que corregir algo, primero Anular firma (vuelve a acabada) y después reabrir. Quién anuló la firma queda registrado.

¿Cómo se factura?

Con Facturar. Según cómo esté configurada la empresa, sale un albarán (que se confirma en el acto) o una factura (que queda en borrador para emitirla cuando toque). La orden se convierte como cualquier documento, con una diferencia: no vuelve a sacar los componentes, porque ya salieron en los partes. El producto sale del almacén como en cualquier venta.

La empresa decide en Ajustes › Fabricación en qué situación tiene que estar la orden para poder facturarse: de fábrica, acabada; se puede exigir firmada, o no exigir nada. Una orden que no cumple no aparece como origen de un albarán ni de una factura, y el botón lo dice.

Una vez facturada, el chip dice Facturada. Si la factura se anula, la orden vuelve a poder facturarse.

¿Cómo imprimo la orden y el parte?

Con Imprimir, igual que cualquier documento. Cada uno tiene su papel propio, y los dos vienen de fábrica: no hay que diseñar nada para empezar.

La orden de fabricación es el papel que se lleva al taller y que el cliente firma. Trae los datos del cliente, las líneas con su cantidad, su precio y su importe, y los totales con IVA —porque la orden se acaba facturando—. Además lleva lo que solo un papel de taller necesita: bajo cada línea de un producto compuesto, sus componentes previstos («Compuesto por: 001012 Tornillo ×5; …»); y en cada línea de horas, el operario previsto, el día y las horas presupuestadas. Al pie hay un hueco para la firma en papel, por si se firma a mano en vez de en pantalla.

El parte de fabricación es el papel del día trabajado, y no lleva ni cliente ni IVA: es un movimiento interno. Trae el almacén, las líneas con su cantidad y su coste, los componentes consumidos bajo cada una, y —esta es la parte que interesa de un parte de horas— quién hizo las horas (código y nombre del operario), qué día las hizo y cuántas fueron realmente, línea a línea. Una línea de material deja esas cuatro columnas en blanco, que es lo correcto: el material no lo ficha nadie.

Si el aspecto no convence, se cambia en el diseñador de formatos, carpeta Producción: ahí están las tres hojas (orden, parte y desmontaje) y se pueden copiar y retocar como las de venta.

¿Qué veo en el listado?

Producción › Órdenes de fabricación lista cada orden con su número, fecha, cliente, proyecto, situación, % ejecutado (por cantidad de las líneas principales), coste (el de los partes mientras está abierta; el fijado al cerrar después), importe, margen y fecha prevista. Se filtra por situación, cliente, proyecto, fechas y texto, y se puede elegir ver o no las facturadas y las anuladas.

Desde la fila se abre la orden, se le hace un parte, se cierra, se reabre, se factura o se anula. Firmar se hace desde la orden abierta en pantalla, porque hace falta el recuadro de firma.

En el listado de ventas la orden aparece con su nombre, Orden de fabricación, y al abrirla lleva a su pantalla.

Para ver varias órdenes juntas por su proyecto —lo que ha dado de sí, sus horas, su coste y lo facturado— está la pantalla de proyectos y la de horas trabajadas.

¿Qué no hace todavía?

• La orden va siempre a tarifa del cliente; no hay opción de valorarla a coste.
• La orden no reserva existencias: quien reserva es el pedido del que nace, y las libera al
• No hay planificación: ni carga por operario ni calendario de fechas previstas.