Vender por internet con el ERP detrás

Tu tienda online enseña el escaparate; el ERP lleva la cuenta. Powergest publica el catálogo con sus fotos, mantiene el stock y los precios al día solos, y se trae los pedidos que entran por la web para convertirlos en pedidos de venta con su reserva de mercancía.

¿Qué hace exactamente esta conexión?

Une tu comercio electrónico con el ERP en los dos sentidos. Hacia la tienda viajan las categorías web, los artículos con sus descripciones y sus imágenes, las existencias y los precios. Hacia el ERP vienen los pedidos y los clientes que los hicieron.

Todo se maneja desde un solo sitio, Almacen → Tienda web, con una pestaña por tarea. El primer paso es decirle al ERP dónde está tu tienda y con qué claves entrar: conectar mi tienda online, que explica también contra qué plataformas se conecta hoy —PrestaShop, WooCommerce y Shopify— y por qué conviene ensayar primero contra una tienda de pruebas.

¿Y si mi tienda ya lleva años vendiendo?

Entonces hay un paso obligatorio antes de publicar nada, y el ERP se bloquea a sí mismo hasta que se hace: enlazar una tienda que ya tiene productos.

La razón es sencilla de ver. Un producto que lleva tiempo en el escaparate tiene un valor que no está en su ficha: su dirección pública, su posicionamiento en los buscadores y los pedidos que ya lo referencian. Si el ERP publicara su catálogo sin mirar, crearía productos nuevos al lado de los que ya existen: duplicados en la tienda y direcciones antiguas apuntando a fichas huérfanas. La adopción empareja cada producto de la tienda con su artículo del ERP, sin recrear nada.

¿Cómo decido qué se enseña y en qué orden?

Arrastrando. El catálogo de la tienda es un árbol de categorías web que montas tú, independiente de las familias del almacén: preparar el catálogo de la tienda. Ahí se decide qué artículos cuelgan de cada categoría, qué se publica y qué se queda en borrador, en qué orden aparece, cómo se escribe su dirección y qué imágenes lleva cada uno —incluida una foto distinta por color—.

Cuando lo que vendes se elige por su aspecto y no por su nombre, hay un paso más: enseñar los colores y los materiales con una foto. Una textura es la imagen de un color, una tela, una lana o un acabado, y con ella quien compra pulsa una foto en lugar de leer «Cenefa azul» en una lista. Hoy solo viajan a tiendas PrestaShop.

¿Tengo que acordarme de actualizar el stock?

No. El ERP lo mantiene al día por su cuenta, y solo hay que entender qué viaja y cuándo: mantener el stock y los precios al día. Ahí se explican los botones Sincronizar y Publicar cambios, qué stock se publica exactamente, qué precio se envía y dónde se mira si un envío ha ido bien —cada sincronización queda registrada y se puede consultar—.

¿Cómo me llegan los pedidos?

Solos. El ERP pregunta a la tienda por pedidos nuevos cada pocos minutos y los deja en una bandeja, en la pestaña Pedidos: recibir los pedidos de la tienda. Desde ahí cada pedido web se convierte en un pedido de venta del ERP, con su cliente, sus líneas y su reserva de stock.

Lo que no se puede convertir —un artículo que no se reconoce, un total que no cuadra— no se pierde: se queda en la bandeja con la causa escrita, para resolverlo y reintentarlo.

Los clientes que han comprado por la web se ven en su propia pestaña: quiénes son los clientes que compran en la web. No son un fichero aparte ni una ficha nueva; son tus clientes de siempre, filtrados por haber entrado por la web, y lo que quieras cambiar de ellos se cambia en su ficha normal.

¿Qué cambia el día que la tienda está conectada?

Que dejas de llevar dos inventarios. Antes, el escaparate y el almacén eran dos verdades que alguien tenía que cuadrar a mano; con la conexión hecha hay una sola, la del ERP, y la tienda es el sitio donde se enseña.

En la práctica se nota en tres cosas: nadie vuelve a teclear un pedido que ya escribió el comprador, un artículo agotado deja de venderse sin que nadie corra a ocultarlo, y un cambio de precio se hace una vez y llega solo.