¿Cómo trabajo con lotes y caducidades?

Un lote agrupa unidades de un artículo que entraron juntas, con el código que puso el proveedor en la etiqueta. Sirve para saber en todo momento qué lote hay en cada almacén, cuándo caduca y a qué cliente fue a parar. Es lo que exigen las inspecciones en alimentación y farmacia.

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas que la gestión de lotes esté activada en tu empresa. Es una decisión de empresa, no una preferencia de usuario. Si no la tienes activada, no verás el campo ni las pantallas de esta página.

Se activa en Ajustes → Almacén, bloque Control, lotes y series, desplegable Gestión de lotes. Esa pantalla la maneja quien administre el ERP; si no llegas a ella, pídeselo.

Ahí mismo se decide cómo salen los lotes al vender, que conviene mirar antes de empezar:

• Lote en salidas: si lo propone el sistema o lo eliges tú en cada línea.
• Orden de salida de los lotes: sale primero el más antiguo (FIFO) o el que antes caduca

Con la gestión activada, marca los artículos que van por lote: abre el artículo, pestaña General, campo Trazabilidad, opción Por lotes.

Mientras la gestión esté desactivada, el ERP se comporta exactamente como si los lotes no existieran.

¿Cómo indico el lote al comprar o al vender?

En el documento aparece una columna Serie/Lote en cada línea, con un botón al final de la celda. Ese botón abre la ventana de desglose. También se abre con F9 desde cualquier celda de la línea, y el ERP la abre solo cuando la línea lo necesita.

La ventana pide repartir la cantidad de la línea entre lotes:

1. Escribe el código del lote en el campo de arriba.
2. Escribe la Cant. del lote. Si la dejas vacía, se lleva todo lo que queda pendiente.
3. En una entrada, escribe además la caducidad de la etiqueta. Se guarda con el documento, así que
4. Pulsa Añadir o la tecla Enter.
5. Repite hasta que el indicador Pendiente llegue a cero.
6. Pulsa Aceptar, o Ctrl+Enter.

En una salida tienes además el panel Disponibles con los lotes que hay en ese almacén, su cantidad, su fecha de entrada y su caducidad. Muévete por él con las flechas y añade con Enter o haciendo doble clic. Esc cancela y cierra sin guardar el reparto.

El resumen del reparto se queda en la celda Serie/Lote de la línea, y en el albarán o la factura impresa sale debajo del concepto, con la forma «Lotes: L1×5; L2×3».

¿Cómo elige el ERP el lote al vender?

En las salidas, el ERP propone el reparto solo. La propuesta se puede corregir siempre desde la ventana de desglose; cuando la línea admite propuesta automática, el botón Proponer vuelve a calcularla desde cero.

El criterio lo decide la empresa y es uno de estos dos:

• El más antiguo primero, por fecha de entrada en el almacén. Es el criterio por defecto.
• El que antes caduca primero. Los lotes sin caducidad se dejan para el final.

Con el criterio de caducidad, la propuesta automática salta los lotes ya caducados y te lo dice en un aviso: «Lotes caducados omitidos de la propuesta: …». Puedes forzarlos a mano si de verdad los quieres sacar: el ERP avisa, pero no lo impide.

Si un lote no llega para cubrir la cantidad, sigue por el siguiente. Cuando entre todos no llegan, la ventana avisa de cuántas unidades se han quedado sin lote.

¿Qué pasa si no indico el lote?

Depende del sentido del documento.

En una entrada (una compra) el lote es obligatorio y no hay forma de adivinarlo: es el que trae la etiqueta del proveedor. Si intentas emitir sin desglose, el documento no sale y verás «La línea N es una entrada de un artículo con trazabilidad por lotes: indica el desglose antes de emitir».

En una salida el ERP lo propone solo, así que normalmente no tienes que hacer nada. Solo se detiene si la propuesta no cubre la cantidad, y entonces te dice por qué.

¿Dónde veo los lotes que tengo y cuáles caducan?

En la ficha del artículo, pestaña Lotes. Solo aparece en los artículos marcados Por lotes.

El bloque Saldos por lote lista cada lote con su Almacén, sus Existencias, la fecha de Entrada, la Caducidad y un Estado de tres valores:

• Vigente: caduca dentro de más de 30 días.
• Próximo: caduca en los próximos 30 días.
• Caducado: su fecha ya pasó.

Los lotes de los que no se capturó caducidad salen con un guion en las dos columnas.

Los lotes agotados siguen en la lista con existencias a cero. No es un error: su historia es información legal y se conserva.

Arriba tienes un filtro por código de lote, y al pulsar una fila se abre debajo su trazabilidad.

¿Cómo corrijo la caducidad de un lote?

La caducidad se guarda una sola vez por artículo y lote, con el dato que capturaste en la entrada. Vale para toda la historia de ese lote, en todos los almacenes.

Para corregirla, vuelve a editar el documento de entrada que dio de alta ese lote y escribe la fecha correcta en su ventana de desglose. Al guardar, la caducidad queda corregida.

Deshacer o anular esa entrada no borra la caducidad: es un dato físico de la etiqueta, no una consecuencia del documento.

Si algo va mal

Ver también: Trabajar con números de serie · Seguir la trazabilidad de un lote o una serie · Consultar y corregir las existencias de un artículo