¿Cómo doy de alta una cuenta contable?

El plan de cuentas se rellena solo: cada cuenta se crea la primera vez que alguien la usa. Darla de alta a mano sirve para ponerle nombre antes de usarla, o para dejar preparada la subcuenta de un concepto nuevo.

¿Qué códigos de cuenta admite el programa?

Un código de cuenta son solo dígitos. Hay dos niveles y no vale nada intermedio.

• Cuenta de grupo: hasta 4 dígitos. Por ejemplo 4, 43, 430, 4300. Sirve para agrupar
• Subcuenta: exactamente 8 dígitos. Por ejemplo 43000025. Es la que recibe los apuntes.

Un código de 5, 6 o 7 dígitos no es un nivel válido y el programa lo rechaza.

Para no teclear ceros hay una abreviatura con punto: lo que va antes del punto se queda delante, lo que va detrás se pega al final y el hueco se rellena con ceros hasta llegar a 8. Así, 430.25 se convierte en 43000025, y 700.1 se convierte en 70000001. La abreviatura siempre produce una subcuenta.

Estas dos longitudes son un criterio de empresa. Si en tu instalación son distintas, quien administre el ERP puede decírtelo.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Contabilidad y luego en Cuentas. Se abre la pantalla Cuentas contables.
2. Pulsa Nueva subcuenta.
3. Escribe el Código. Admite la subcuenta completa (43000025) o la abreviatura con punto
4. Escribe el Nombre de la cuenta.
5. Pulsa Crear cuenta.

La cuenta nueva aparece en la lista y se puede usar desde ese momento. Si te arrepientes antes de crearla, pulsa Cancelar.

Esto es un alta, no una edición: si el código ya existe, el programa lo rechaza. Para cambiar una cuenta que ya está, abre su ficha desde la lista.

¿Qué pasa cuando doy de alta una cuenta?

La cuenta se crea como Subcuenta, es decir, admite apuntes directos. En la lista la verás con esa etiqueta en la columna Nivel y con el Estado Activa.

El programa la cuelga sola de su cuenta de grupo. Busca el prefijo más largo que ya exista: si creas 43000025 y existe 430, la nueva cuelga de 430. Por eso el saldo de 430 incluye desde el primer momento el de la cuenta nueva, sin que tengas que enlazar nada.

Dar de alta una cuenta no mueve ningún saldo. Nace a cero.

¿Tengo que crear las cuentas antes de contabilizar?

No. Si tecleas una cuenta que no existe en un asiento del Diario contable, se crea al guardar. Mientras la escribes verás la marca nueva · se creará al guardar.

Lo mismo pasa con los asientos que genera una factura emitida: las cuentas que necesita se crean solas la primera vez.

La diferencia es el nombre. Una cuenta creada sobre la marcha se queda con el propio código como nombre. Darla de alta desde Cuentas es la forma de ponerle desde el principio el nombre que quieres ver en el mayor y en los informes.

¿Qué significa el aviso «Grupo con apuntes»?

Algunas cuentas de la lista aparecen con la etiqueta Grupo con apuntes y arriba sale el aviso Hay cuentas de grupo con apuntes directos (pendiente de sanear).

Quiere decir que una cuenta de grupo, por ejemplo 700, está recibiendo apuntes directamente, en lugar de recibirlos sus subcuentas. Ocurre con las cuentas por defecto que usa la contabilidad automática de los documentos.

Es un aviso, no un error. Los saldos son correctos y no impide hacer nada. Sirve para que quien administre el ERP decida si quiere afinar esas cuentas por defecto y bajarlas a subcuentas.

¿Por qué el buscador de cuentas no me ofrece las mismas en todas las pantallas?

Porque no todas las pantallas piden lo mismo, y es a propósito.

• Aquí, en Cuentas, se ven todas: los grupos y las subcuentas. Este es el plan contable
• En las pantallas de gestión —la ficha del cliente, la del proveedor, la de una cuenta de

Si buscas un grupo y no aparece, no está bloqueado ni borrado: es que esa pantalla no puede usarlo.

Si algo va mal

Ver también: Consultar el mayor de una cuenta · Hacer un asiento manual