¿Qué es el módulo de Compras y cuál es su ciclo?

Compras lleva todo lo que le compras a un proveedor, desde la primera oferta hasta la factura que te llega. Funciona con los mismos documentos y las mismas pantallas que la facturación de ventas. Lo que cambia es que el tercero del documento es el proveedor, y que la mercancía entra en el almacén en vez de salir.

¿Cuáles son los pasos del ciclo de compra?

Son cinco documentos encadenados. Cada uno nace del anterior y arrastra sus líneas, así que no hay que volver a teclear nada:

1. Oferta de proveedor: lo que te ofrece el proveedor, con sus precios. No mueve nada.
2. Pedido a proveedor: lo que le encargas de verdad. No mueve existencias, pero deja anotado lo
3. Recepción con albarán: la mercancía que ha llegado. Suma las existencias del almacén.
4. Factura de compra: la factura que te pasa el proveedor. Entra en el libro de IVA soportado,
5. Abono de compra: la rectificación de una factura de compra, cuando devuelves mercancía o el

Cada documento tiene su propia numeración y su propia serie, igual que en ventas.

¿Tengo que pasar por todos los pasos?

No. Cada paso se puede saltar, y se puede empezar por donde haga falta.

Lo más habitual en una empresa pequeña es entrar directamente por la factura de compra: te llega la factura del proveedor, la registras y ya está. Eso mueve las existencias y genera el pago sin necesidad de haber hecho antes ni pedido ni albarán.

Otra forma frecuente es empezar por la recepción con albarán cuando llega el camión, y facturar después, cuando el proveedor mande la factura del mes.

El ciclo completo —oferta, pedido, recepción y factura— tiene sentido cuando pides con antelación y quieres saber en todo momento qué has encargado, qué ha llegado y qué te falta por pagar.

¿Dónde encuentro cada cosa en el menú?

Todo está en el menú Compras, con una entrada por tipo de documento:

• Ofertas de proveedor: las ofertas recibidas.
• Pedidos a proveedor: lo que has encargado.
• Recepciones de compra: las entradas de mercancía.
• Facturas de compra: las facturas recibidas del proveedor.
• Facturar albaranes: sacar facturas de varias recepciones a la vez.

En el mismo grupo están además la ficha de Proveedores y sus informes. Lo pendiente se consulta con el desplegable de estado de cualquier listado.

Cada entrada abre el mismo listado de Compras con su tipo ya seleccionado. El botón de la esquina cambia según dónde estés: Nueva factura de compra, Nueva recepción con albarán, Nuevo pedido a proveedor o Nueva oferta de proveedor.

Los abonos de compra no tienen entrada propia en el menú. Se ven entrando en Compras sin elegir tipo y poniendo Abono en el desplegable de tipos.

¿Qué significa el estado de un documento de compra?

El estado que ves en el listado es el del documento, no el de su pago. Hay cuatro:

• Borrador: es un documento borrador. Se puede cambiar entero y no afecta a nada.
• Pendiente: está emitido y todavía tiene algo por hacer. Un pedido con unidades sin recibir,
• Facturado: ya se ha consumido del todo en un documento posterior.
• Anulada: se ha anulado y no tiene efectos.

Que una factura de compra esté pagada o no no aparece aquí. Eso vive en la cartera de pagos y se explica en ver lo pendiente y la cartera de pagos.

¿Qué hay en ventas que no hay en compras?

Cuatro cosas, y todas por el mismo motivo: son obligaciones de quien emite la factura, y en una compra el que emite es el proveedor.

• No hay factura electrónica ni envío a Hacienda. Una factura de compra entra en tus libros de
• No hay Sustituir. Una factura recibida no se sustituye, se abona. Está explicado en
• No hay TPV.
• No hay comisión de agente ni direcciones de envío, porque no estás sirviendo a nadie.

Todo lo demás funciona igual: series, formatos de impresión, conversiones, entregas parciales y edición de documentos ya emitidos.

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