Fabricar y montar artículos

Cuando lo que vendes se hace con otras cosas que compras, el ERP necesita saber la receta. Con ella sabe qué consumir al fabricar, cuánto te cuesta hacer una unidad y qué sacar de existencias cuando vendes el producto montado.

¿Por dónde empiezo?

Por entender qué es una receta y cuándo hace falta: qué es un escandallo y cuándo lo necesito. Un escandallo —también llamado receta— es la lista de los artículos con los que se hace otro artículo. Un kit de cinco tornillos y cinco tuercas tiene un escandallo de dos líneas.

De ahí sale la idea que ordena todo lo demás: un artículo compuesto no es un tipo de artículo aparte ni tiene una casilla que marcar. Un artículo pasa a ser compuesto en cuanto le das una receta, y deja de serlo cuando la borras. Para todo lo demás sigue siendo un artículo corriente: se vende, se compra, tiene existencias y sale en los mismos listados.

¿Cómo meto la receta?

Con el editor de componentes, al que se llega por dos caminos que son el mismo editor: la pestaña Componentes de la ficha del artículo, y la pantalla Producción › Componentes, que además lista todos los productos compuestos de la empresa. Los dos, con el detalle de cómo se teclean las líneas, están en dar de alta la receta de un artículo.

Da igual por dónde entres: el dato es el mismo y la forma de trabajar también.

¿Cuánto me cuesta hacerlo?

El programa lo sabe siempre, porque es un cálculo: suma lo que cuestan los componentes y lo divide entre las Unidades de base de la receta. Lo explica cómo se calculan el coste y el precio de un artículo compuesto.

Ahí hay una distinción que conviene tener clara desde el principio. El cálculo está siempre disponible; lo que es opcional es bajar ese número a la ficha del artículo, y también lo es que el precio de venta se rehaga con él.

Un detalle que evita descuadres: si un componente es a su vez compuesto, se usa el coste calculado de su receta, no lo que tenga grabado en su ficha. Así el número no depende de a quién le tocó el último recálculo, y dos pantallas nunca dan cifras distintas.

¿Cómo fabrico de verdad?

Con un parte de fabricación: fabricar con un parte de fabricación. Es el documento en el que el producto entra en el almacén y sus componentes salen, todo en uno y de una vez.

No se parece a los documentos de venta y por eso su pantalla es corta: no lleva cliente, ni precios, ni IVA, ni vencimiento. No se le emite a nadie; solo mueve existencias. Está en Producción › Partes de fabricación.

¿Quién trabaja las horas de un parte?

Un operario, y casi nunca hay que darlo de alta: su ficha nace sola la primera vez que alguien apunta horas. Lo que sí se pone a mano es su coste por hora, que es de donde sale el coste real de la mano de obra. Está todo en quiénes son los operarios y cómo se mantienen, en Producción › Operarios.

Ahí se da de alta también el caso que el programa no puede resolver solo: el operario de taller que no usa el ERP y por tanto no tiene usuario que lo cree.

¿Y si lo que fabrico es un encargo para un cliente?

Entonces lo que hace falta es una orden de fabricación: cómo llevo un encargo de fabricación con una orden. Es el documento que lleva el cliente, el precio y el proyecto, se ejecuta día a día con partes —cada uno con sus horas y quién las hizo—, se cierra, la firma el cliente y se factura sin volver a sacar los componentes. Está en Producción › Órdenes de fabricación.

Cuando el encargo es largo y se reparte en varias órdenes, el proyecto las reúne: es el código que se teclea en la orden («OBRA.123») y que agrupa todo lo que se hace bajo él. Con él se consulta de una tirada qué se ha hecho, cuántas horas ha llevado, qué ha costado y qué se ha facturado, en la pantalla de proyectos y la de horas trabajadas, en Producción › Proyectos y Producción › Horas trabajadas.

¿Y si vendo el producto sin haberlo fabricado antes?

Depende de una opción de configuración, y de fábrica no pasa nada especial: un artículo compuesto se vende como cualquier otro y lo que sale de existencias es el producto. Las tres posiciones de esa opción y sus consecuencias están en qué pasa al vender un artículo compuesto.

Si se activa «producir al vender», al teclear el artículo en un albarán o una factura aparecen debajo sus componentes, y al emitir salen ellos de existencias en lugar del producto. Esa decisión la toma quien configura la empresa, no cada usuario.

¿Qué ocurre al grabar un parte de fabricación?

El parte se fabrica en ese mismo acto. No queda en borrador esperando a emitirse, porque un parte no es una factura. Al grabar, el producto suma existencias en el almacén de la línea con su lote, cada componente resta las suyas, y cada línea guarda el coste con el que se fabricó.

El parte pasa a estado Fabricado. Y si algo falla, no se hace nada: el parte se queda como estaba, sin medias fabricaciones ni existencias a medio mover.