Vender en ruta con tablets
El comercial enseña el catálogo con sus fotos en la tablet, toma el pedido delante del cliente y no vuelve a teclearlo nadie. El ERP le manda su catálogo, sus clientes y su stock, y recoge sus pedidos solo, cada dos minutos.
¿Qué es esto y qué hace falta para arrancar?
Es la unión entre el Catálogo Digital que llevan las tablets de tus comerciales y el ERP, que pasa a ser quien manda el catálogo y quien recibe los pedidos. Se monta una vez por empresa desde Almacén → Tablets.
Hacen falta tres cosas: una cuenta FTP o una carpeta del servidor a la que también lleguen las tablets, el número de tres caracteres de cada tablet, y permiso de Altas sobre la pantalla Tablets. El montaje entero está en conectar las tablets de los comerciales al ERP, incluido el número de terminal de la central, que se fija una sola vez y después ya no se puede cambiar si hay registros creados con él.
Desde que la conexión queda activa, el ERP mira el FTP cada dos minutos: recoge lo que han subido las tablets, manda lo que ha cambiado y publica el catálogo. A un terminal recién dado de alta se le manda todo en su primer envío; después solo lo que cambia.
¿Cómo mantengo el catálogo al día en las tablets?
Casi siempre, sin hacer nada: cada cambio se manda solo, como revisión, en el siguiente barrido. Cómo funciona, y cuándo conviene forzar un envío completo con Publicar catálogo completo, se explica en publicar el catálogo en las tablets.
Un detalle que ahorra un susto: el catálogo es común a todas las tablets, pero los precios y el stock no van en él. Viajan en el envío de cada terminal, así que un precio recién cambiado llega en el siguiente barrido con el resto de cambios de ese terminal. Y las imágenes solo viajan cuando cambian, para no repetir envíos.
¿Puede cada comercial ver solo lo suyo?
Sí, y se decide terminal a terminal: decidir qué recibe cada tablet. En la ficha del terminal se indica el agente que lleva esa tablet y su almacén principal, y se encienden las separaciones que quieras: sus clientes, sus documentos, la cartera de sus clientes, el stock de su almacén. También se puede acotar por rango de códigos de cliente.
Ahí se elige además la serie con la que el ERP numerará los pedidos que lleguen de esa tablet.
El catálogo de artículos y las familias van siempre completos a todas las tablets: lo que se separa son los datos del comercial, no el escaparate.
¿Cómo me llegan los pedidos que toma el comercial?
Solos, cada dos minutos, o al pulsar Sincronizar ahora. Aparecen en Ventas → Pedidos de clientes como pedidos de venta confirmados, con su cliente, su vendedor y sus líneas, y reservan stock como cualquier otro pedido: recibir los pedidos y los clientes que hacen las tablets.
Ese documento explica también lo que pasa cuando algo se repite o se mueve: un pedido que la tablet vuelve a mandar con cambios sustituye al anterior en vez de duplicarse, uno que la tablet borra se anula, y un cliente nuevo hecho en ruta se da de alta con su código y su forma de pago. Un pedido ya servido no se toca desde la tablet: queda avisado para que lo mire una persona.
¿Y si una tablet se queda con datos viejos?
Se reinicia: reiniciar una tablet. El reinicio borra las tablas de la tablet y se las vuelve a mandar enteras. Es lo que hay que hacer cuando se ha reinstalado la aplicación o cuando se ha cambiado el alcance del terminal, porque cambiar el alcance no vacía la tablet por sí solo.
Antes de reiniciar hay una condición que no admite excepción: la tablet tiene que haber subido sus pedidos. Lo que tenga sin mandar se pierde.
¿Qué cambia el día que las tablets están conectadas?
Que el pedido se escribe una sola vez, y lo escribe quien está delante del cliente.
Se acaba el circuito de siempre —el comercial anota, envía la hoja, alguien la teclea en el ERP— y con él sus dos costes: el tiempo de teclear y los errores de copiar. El comercial además va con datos buenos: el precio, el stock y la cartera que lleva en la tablet son los del ERP, no los de la última lista que se imprimió.