¿Cómo registro un anticipo de un cliente?

Un anticipo es dinero que el cliente entrega a cuenta antes de que exista la factura, o a cuenta de un pedido. Entra en la caja o el banco en el momento y queda como saldo a su favor hasta que se aplique a un vencimiento.

¿Qué necesito antes de empezar?

El cliente que entrega el dinero y una cuenta de tesorería activa donde ingresarlo.

No hace falta factura ni vencimiento: por eso el anticipo sirve para cobrar por adelantado. Lo que sí hace falta es saber de quién es el dinero.

¿El cliente es obligatorio?

Sí. Un anticipo es siempre una entrega a cuenta de alguien, y sin dueño su saldo acababa siendo de quien primero cobrara contra él. El campo Cliente del modal se enciende en rojo si intentas guardar sin rellenarlo.

Hay dos maneras de que venga puesto solo:

• Desde la ficha de un cliente, en su pestaña Cobros: el modal se abre con ese cliente ya
• Eligiendo un Documento: se rellena con el cliente de ese documento.

Desde /cobros, donde no hay un cliente en contexto, el campo se abre vacío y hay que elegirlo.

Para cambiarlo, vacía el campo con su aspa y elige otro. Mientras esté vacío el formulario está incompleto: guardar te lo señalará en vez de registrar una entrega sin dueño.

Anticipos antiguos sin asignar. Los registrados antes de que el cliente fuera obligatorio siguen en su sitio y su saldo se sigue usando: se ofrecen a cualquier cliente al cobrar y pasan a ser suyos la primera vez que se gastan. Si aplicas 40 € de uno de 100 € a la deuda de Ferretería Pérez, los 60 € restantes son ya suyos y solo a él se le ofrecen. En la tabla se ven como fila amarilla con «Sin asignar». No hay que hacer nada con ellos, y no se pueden crear nuevos.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Cobros y bancos y pulsa Cobros.
2. Pulsa Anticipo.
3. Elige el Cliente de quién es la entrega. Es obligatorio. Si has abierto el modal desde la ficha
4. Elige el Documento al que se asocia la entrega, si lo hay: al elegirlo se rellena el cliente.
5. Escribe el Importe. Tiene que ser mayor que cero.
6. Si los hay, escribe los Gastos de la entrega y su Vencimiento previsto.
7. Elige el Banco donde entra el dinero y la Fecha.
8. Pulsa el botón de guardar.

El anticipo aparece en la tabla como una fila amarilla, con el saldo que le queda disponible.

Para un anticipo a un proveedor el camino es el mismo desde Pagos.

Los gastos no cambian el saldo del anticipo ni el dinero que entra en la caja.

El vencimiento es la fecha en la que cuentas con aplicarlo, y decide hasta cuándo se ve en la tabla de Cobros: pasada esa fecha, la fila amarilla deja de aparecer, porque esa tabla enseña la situación de hoy. El anticipo no se pierde: conserva su saldo, sigue contando en Anticipos a cuenta de la ficha del cliente y se sigue aplicando al cobrar. Para volver a verlo en la tabla, cambia el filtro de fechas a Todas las fechas. Si no quieres que desaparezca, deja el vencimiento vacío.

¿Qué pasa cuando registro un anticipo?

Se crea una remesa de anticipo con su número y entra el dinero en la cuenta de tesorería. Queda además el anticipo con su saldo disponible, a nombre del cliente si elegiste uno.

En la tabla de Cobros, la columna Documento de esa fila enseña el documento al que asociaste la entrega. Si no asociaste ninguno, va vacía: el número de la operación no es un documento.

Ese saldo no toca la deuda del cliente todavía. Es dinero recibido a cuenta, y en contabilidad va a la cuenta de anticipos, no a la del cliente: por eso un anticipo puede registrarse sin decir de quién es y el asiento sale igual de correcto. La deuda se cancela cuando aplicas el anticipo a un vencimiento.

¿Dónde veo los anticipos de un cliente mientras cobro?

En la propia tabla de Cobros: las filas amarillas son sus anticipos con saldo. La columna Pagado dice lo que le queda disponible y la columna Anticipo, lo que entregó en su día.

Y al cobrar, el modal te los propone solo: ver Cobrar un vencimiento.

¿Dónde veo los anticipos y el saldo que queda?

En la propia tabla de Cobros y de Pagos, que es el único sitio: los de cliente en Cobros, los de proveedor en Pagos. Hubo una pantalla Anticipos aparte y se retiró — repetía una lista que ya estaba a un clic.

Para verlos todos, marca Anticipo en el filtro de estados y pon el de fechas en Todas las fechas. Cada fila amarilla dice lo que entregó (columna Anticipo) y lo que le queda disponible (columna Pagado).

En la ficha del cliente y en la del proveedor, la pestaña Económico enseña el saldo sumado en Anticipos a cuenta; es un dato de solo lectura, calculado a partir de los anticipos que aún tienen importe disponible. Y su pestaña Cobros (o Pagos) es esa misma tabla acotada a él.

¿Cómo aplico el anticipo a una factura?

Desde el cobro, que es como se hace:

1. Entra en Cobros y marca los recibos a saldar.
2. Pulsa Cobrar. El campo Anticipo viene relleno con lo que cubre el saldo del cliente —el
3. Baja esa cantidad si solo quieres gastar una parte, o déjala a cero para no usar el saldo.
4. Confirma.

Si el anticipo cubre el total, no entra ni sale dinero de la caja: el vencimiento queda cobrado solo con el saldo. Si cubre una parte, entra en efectivo la diferencia.

Un anticipo nunca se sobregira. Si aplicas más de lo que tiene, el cobro se rechaza entero.

¿Puedo elegir de qué anticipo sale el dinero?

Desde la pantalla no. El campo Anticipo del modal de cobro dice cuánto del saldo se gasta, no de cuál: se van consumiendo del más antiguo al más reciente hasta llegar a esa cantidad. El que se agota deja de ofrecerse; el que se usa a medias conserva el resto.

Para gastar uno concreto, pídeselo al asistente: «aplica el anticipo 12 al vencimiento 340». Es la misma operación —una remesa de aplicación, sin movimiento de caja— y te deja una tarjeta de confirmación antes de hacer nada.

Había una pantalla para esto en el detalle del anticipo y se retiró junto con ella.

¿Cómo devuelvo el dinero de un anticipo?

Hoy no hay pantalla para hacerlo. Devolver el saldo de un anticipo —entero o en parte, o convertirlo en un vale— vivía en el detalle del anticipo, que se retiró.

Mientras no vuelva, el saldo se gasta aplicándolo a cualquier vencimiento pendiente de ese cliente, o se queda a su favor. Si el anticipo se registró por error y aún no se ha aplicado a nada, tampoco hay hoy forma de anularlo desde pantalla: anular es deshacer el alta, y el alta es la remesa del anticipo, que tampoco tiene ficha.

Si algo va mal

Ver también: Cobrar un vencimiento · Usar un vale · Devolver un cobro