¿Cómo recibo los pedidos de mi tienda web?

Los pedidos que entran por tu tienda online llegan solos al ERP y se quedan en una bandeja, en Almacen → Tienda web, pestaña Pedidos. Desde ahí cada pedido web se convierte en un pedido de venta del ERP, con su cliente, sus líneas y su reserva de stock. Lo que no se puede convertir se queda en la bandeja con la causa escrita, nunca se pierde.

¿Cómo llegan los pedidos al ERP?

El ERP pregunta a la tienda por pedidos nuevos cada pocos minutos, por su cuenta. De fábrica son 5 minutos. Ese tiempo se cambia en el campo Pedidos (min) de la pestaña Configuración.

Si has configurado el aviso de la tienda, el ERP se entera antes. La tienda le avisa en cuanto entra un pedido y el ERP adelanta la lectura. No es obligatorio: sin ese aviso, todo funciona igual, solo que con la espera del ciclo normal.

También puedes traerlos ahora mismo. Arriba del todo hay una barra con el desplegable de la tienda a la izquierda y sus dos botones a la derecha. Elige la tienda y pulsa Ingerir ahora. El ERP lee los pedidos pendientes y los convierte en el acto.

Con Todas las tiendas elegido, los dos botones aparecen apagados: la lectura y la conversión se piden contra una tienda concreta. Pasa el ratón por encima y te dicen por qué. Si solo tienes una tienda, ya viene elegida.

Un pedido nunca entra dos veces. Aunque el ERP vuelva a leer la misma página, cada pedido de la tienda se guarda una sola vez.

¿Qué veo en la pestaña Pedidos?

Bajo la barra de trabajo están los filtros y, debajo, la lista: el número del pedido en la tienda, la tienda de la que viene, la fecha, el cliente, el estado y el total. Si el pedido ya se convirtió, la última columna lleva un botón con el número de su documento.

Al pie de la lista, el paginador dice cuántos pedidos cumplen el filtro y en qué tramo estás. Es la misma lista que usa el resto del ERP, así que se maneja igual que la de clientes o artículos.

Al pulsar una fila, el panel de la derecha enseña su detalle: el identificador en la tienda, la transacción de la pasarela de pago si la hay, los intentos de conversión y el documento que generó.

¿Cómo busco un pedido en la lista?

Sobre la lista hay dos filtros y un botón para quitarlos.

El buscador busca por número, por identificador externo, por cliente o por causa del error. No hay que pulsar nada: escribe y la lista se rehace sola en cuanto dejas de teclear.

Todos los estados es un desplegable de casillas: marca los que quieras ver a la vez. Es lo que necesitas para trabajar la bandeja, porque lo que espera una decisión tuya son dos estados — Pendiente y Error— y antes había que mirar la lista dos veces. Sin ninguna casilla marcada se ven todos. El botón te dice qué estás viendo: con uno o dos, sus nombres; a partir de tres, cuántos.

Limpiar filtros quita el buscador y las casillas de una vez. Está apagado cuando no hay nada que quitar.

La tienda no está aquí: es la de la barra de arriba, y manda sobre toda la pestaña —la lista y las dos corridas—.

El buscador tiene una limitación con los acentos. El nombre del comprador se busca dentro del texto tal y como lo mandó la tienda, y algunas plataformas escriben los acentos de forma que no coincide. Si buscas Lucía y no aparece, prueba con una parte sin acentos, como Luc.

¿Cómo convierto un pedido en pedido de venta?

Selecciona el pedido en la lista y pulsa Convertir en pedido de venta, en el panel de la derecha. El ERP crea el documento y te dice su número.

Para hacerlo con todos a la vez, elige la tienda y pulsa Convertir pendientes, en la barra de arriba. El botón lleva entre paréntesis cuántos va a convertir, y está apagado cuando no hay ninguno. Convierte todos los pedidos en estado Pendiente de esa tienda. Al terminar te dice cuántos han salido y cuántos han fallado. Un pedido que falla no detiene a los demás.

Normalmente no tendrás que pulsar nada. Los pedidos se convierten solos en cuanto entran: la lectura y la conversión son el mismo trabajo. Los botones están para cuando algo falló y ya lo has arreglado.

Convertir dos veces el mismo pedido no crea dos documentos. Si el pedido ya tenía uno, el ERP lo reutiliza y te avisa: «Ese pedido ya tenía documento: se ha reutilizado.»

¿Qué crea la conversión exactamente?

Crea un pedido de venta del ERP, con todo lo que eso implica: numeración, líneas, cálculo de impuestos y reserva del stock que corresponda. Se crea de una vez, entero: si algo falla por el camino, no queda un documento a medias.

El cliente sale del propio pedido. El ERP busca primero un cliente con ese NIF, después uno con ese correo electrónico y, si no encuentra ninguno, crea la ficha. Los clientes creados así llevan un código que empieza por WEB.

Las líneas del pedido se convierten en líneas del documento. El artículo se busca por SKU, por código de barras y por referencia, en ese orden.

Los portes entran como una línea aparte, con el concepto Portes. El descuento de un cupón entra como una línea negativa, con el concepto Descuento cupón y el código del cupón detrás. Si el descuento no lleva cupón, la línea dice Descuento tienda web. Así el documento enseña lo mismo que el cliente vio al pagar y las cuentas cuadran.

El documento queda con el número del pedido de la tienda en su referencia, y una nota que dice de qué tienda viene, con qué identificador externo y con qué método de pago.

Después de crear el documento, el ERP intenta avisar a la tienda de que el pedido está en preparación. Ese aviso es de cortesía: si falla, el documento no se deshace, solo queda constancia del fallo.

¿Qué pasa si un artículo del pedido no se reconoce?

El pedido entero queda en estado Error y no se crea ningún documento. Nunca se crea un documento con menos líneas de las que el cliente compró.

La causa se guarda y se ve en el detalle del pedido, con la clave que no se ha reconocido y la descripción de la línea. Por ejemplo: «SKU «CAM-ROJ-XL» desconocido (línea «Camisa roja talla XL»)». Si son varias líneas, aparecen todas.

Para arreglarlo, ve a la ficha del artículo en el ERP y ponle el SKU, el código de barras o la referencia con la que lo identifica la tienda. Después vuelve al pedido y pulsa Reintentar la conversión.

Este es el motivo más frecuente de un pedido en error, y casi siempre significa lo mismo: un artículo que se vende en la web y que en el ERP no tiene puesto su SKU.

¿Qué pasa si el total no cuadra?

El ERP calcula el total del documento antes de crearlo y lo compara con lo que la tienda dice haber cobrado. Si la diferencia pasa de un céntimo, no crea nada y el pedido queda en Error.

El mensaje dice los dos importes: «El total calculado (121,00 EUR) no cuadra con el cobrado por la tienda (119,50); diferencia 1,50. No se ha creado el documento.»

Es una protección deliberada. El importe que el cliente pagó es el bueno, y un documento que no cuadra con el cobro genera un problema mayor que un pedido parado. Suele venir de un tipo de IVA distinto en la tienda y en el ERP, o de un redondeo que la plataforma hace de otra manera.

Para resolverlo, iguala el criterio en el ERP y pulsa Reintentar la conversión. Si el desajuste es puntual y prefieres registrarlo a mano, descarta el pedido con un motivo y crea el documento por tu cuenta.

¿Cómo reintento un pedido que falló?

Selecciona el pedido en Error y pulsa Reintentar la conversión. El ERP borra la causa anterior y vuelve a intentarlo desde cero.

Reintenta después de arreglar lo que fallaba, no antes. Si la causa sigue ahí, volverá a fallar con el mismo mensaje. El número de veces que se ha intentado se ve en el detalle, en Intentos.

Solo se reintentan los pedidos en Error. Un pedido pendiente se convierte con Convertir en pedido de venta, y uno ya convertido no se toca.

¿Cómo descarto un pedido?

Escribe el motivo en Motivo del descarte y pulsa Descartar. El motivo es obligatorio: es lo único que explicará dentro de seis meses por qué ese pedido no tiene documento.

Se descartan los pedidos pendientes y los que están en error. Sirve para pruebas, para pedidos cancelados en la tienda o para los que decides registrar de otra forma.

Un pedido ya convertido no se puede descartar. Ya existe un documento, y lo que hay que hacer es anular ese documento por los cauces normales del ERP.

Descartar no borra nada. El pedido sigue en la lista con estado Descartado y su motivo a la vista, y se puede consultar cuando haga falta.

¿Qué pasa si el pedido cambia en la tienda?

Depende de lo que hayas hecho tú con él. Si el pedido sigue Pendiente, el ERP refresca lo que tiene con lo último que dice la tienda. Todavía no hay nada tuyo que estropear.

Si ya lo has convertido o descartado, el ERP no lo toca. A partir de ese momento la verdad es el documento del ERP, o tu decisión de descartarlo. Un cambio posterior en la tienda se gestiona sobre el documento, como cualquier otro cambio.

Si algo va mal

Ver también: Los clientes que compran en la web · Conectar mi tienda online · Mantener stock y precios al día