¿Cómo rectifico una factura ya emitida?

Una factura emitida no se borra. Si está mal, se rectifica: se emite otro documento que la corrige, y los dos quedan registrados. Hay dos formas de hacerlo y conviene elegir bien, porque cada una deja una huella distinta ante Hacienda.

¿Cuál de las dos formas me toca?

Depende de qué esté mal. Si tienes dudas, pregunta a tu asesoría antes de emitir nada: cambiar de criterio después obliga a rectificar la rectificación.

Si el error es de importe o de cantidad, se rectifica por diferencias. Es el caso más frecuente: cobraste de más, o el cliente te devolvió parte de la mercancía. Emites un abono por lo que sobra, y la factura original sigue valiendo por el resto.

Si la factura está mal de raíz, se rectifica por sustitución. Es el caso del cliente equivocado, los datos fiscales incorrectos o la factura emitida por error. La factura nueva reemplaza entera a la anterior.

¿Cómo hago un abono?

1. Abre la factura emitida que quieres corregir.
2. Pulsa Abonar. Se crea un abono con las mismas líneas y el mismo cliente.
3. Ajusta las líneas: deja solo lo que hay que devolver. Si el error era el precio, deja esa línea
4. Revisa el pie y pulsa Emitir.

Un abono es un documento normal: tiene su propia numeración y su propia serie. Se registra ante Hacienda enlazado a la factura que corrige, así que no tienes que explicar nada aparte.

El abono nace como documento borrador con todo lo que aún queda por rectificar de esa factura, y no descuenta nada hasta que pulsas Emitir. Puedes hacer varios abonos sucesivos sobre la misma factura: entre todos no pueden pasar de lo facturado, y el que se pase falla al emitirlo diciendo cuánto queda de verdad.

Abonar no cambia el estado de la factura original. Sigue vigente: está rectificada, no consumida.

¿Cómo sustituyo una factura entera?

Abre la factura emitida y pulsa Sustituir. La original queda sin efectos y nace en su lugar una factura nueva, como documento borrador, para que la repases y la emitas.

Ojo con una cosa: sustituir no es convertir. No se saca un documento del otro, se reemplaza uno por otro, y por eso no aparece entre las opciones de convertir.

Ante Hacienda quedan las dos facturas: la original marcada como rectificada, y la nueva como la que vale. La original no desaparece de tus libros ni de la numeración. No puede: la numeración es correlativa y sin huecos.

El procedimiento completo —qué pasa con los albaranes, cómo se deshace y cuándo no se puede— está en sustituir una factura.

¿Qué pasa con el almacén y con los cobros?

Un abono recorre el mismo camino que una factura, pero al revés:

• Devuelve la mercancía al almacén, con su lote o su número de serie.
• Crea un vencimiento negativo: lo que le debes al cliente, o lo que se le descuenta de lo que él
• Entra en los libros de IVA con signo contrario y genera su asiento contable.
• Se registra ante Hacienda, enlazado a la factura original.

Si la factura ya estaba cobrada, el abono no devuelve el dinero por sí solo. Deja saldo a favor del cliente, y la devolución se gestiona desde cobros.

¿Por qué la corrección aparece con otra fecha?

Pasa cuando el trimestre o el ejercicio ya están cerrados, y es normal.

Si el período sigue abierto, los apuntes de IVA y de contabilidad se corrigen directamente, con su fecha. Si ya está cerrado, no se toca lo cerrado: se genera un asiento rectificativo con fecha de hoy.

Es el comportamiento correcto y es lo que espera cualquier asesoría. Solo sorprende la primera vez que se ve.

Si algo va mal

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