¿Cómo sustituyo una factura por otra?

Sustituir es reemplazar una factura emitida entera por otra correcta. La original deja de tener efectos, sus albaranes vuelven a estar libres y nace una factura nueva como documento borrador para que la repases antes de emitirla.

¿Cuándo se sustituye y cuándo se abona?

Depende de qué esté mal. Si tienes dudas, pregunta a tu asesoría antes de emitir nada.

Se sustituye cuando la factura está mal de raíz: el cliente equivocado, los datos fiscales incorrectos, los albaranes que no eran o una factura emitida por error. La factura nueva reemplaza entera a la anterior.

Se abona cuando el error es de importe o de cantidad: cobraste de más, o el cliente devolvió parte de la mercancía. Eso es una rectificación por diferencias y se explica en rectificar una factura.

¿Cómo se hace?

1. Abre la factura emitida que quieres reemplazar.
2. Pulsa Sustituir.
3. El programa deshace los efectos de la original, la marca como sustituida y crea la factura nueva.
4. Te lleva directamente a la factura nueva, que está como documento borrador.
5. Repásala: quita lo que sobre, corrige lo que estuviera mal y pulsa Emitir.

Todo el primer paso ocurre de golpe. Si algo falla por el camino, la sustitución se deshace sola y la factura original se queda exactamente como estaba.

¿Qué pasa con los albaranes de la factura sustituida?

Vuelven a estar libres, y ese es el motivo principal para usar esta orden.

Los albaranes que la factura original facturaba recuperan su pendiente y dejan de contar como facturados. La factura nueva nace precargada con esos mismos albaranes, así que por defecto sale igual que la anterior.

Aquí está la utilidad: en la factura nueva puedes quitar los albaranes que no querías. Los que quites quedan disponibles para facturarlos aparte o más adelante. Cada albarán cargado aparece como una etiqueta en la cabecera, con una × para retirarlo junto con sus líneas.

Si la factura original no venía de albaranes, la nueva es una copia de sus líneas y no queda enlazada a nada.

¿Puedo arrepentirme?

Sí, mientras la factura nueva siga siendo un documento borrador. Abre la factura original y pulsa Deshacer sustitución.

La original vuelve a estar vigente exactamente como estaba: se le devuelven sus efectos de almacén, cobros, IVA y contabilidad, y sus albaranes se vuelven a facturar con ella. El borrador de la factura nueva se descarta.

En cuanto emites la factura nueva, la sustitución es firme. A partir de ahí solo se corrige con otra rectificación.

Entre las dos cosas hay un rato en el que la factura original ya está sin efectos y la nueva todavía no se ha emitido. Es normal, pero no lo dejes así: mientras dure, esa venta no está en tus libros.

¿Qué queda registrado ante Hacienda?

Quedan las dos facturas, y la original no desaparece del registro.

Sustituir no manda una anulación. El alta de la factura original sigue en la cadena de registros, porque esa cadena no se puede tocar hacia atrás. Lo que se manda es la factura nueva, declarada como rectificativa por sustitución de la anterior.

Esto no es lo mismo que anular. Anular sí manda un registro de anulación. Por eso una factura sustituida aparece con su propio estado y no como anulada.

¿Cuándo no se puede sustituir?

Hay tres casos, y cada uno lo dice con su motivo:

• La factura tiene cobros aplicados. Hay que deshacer antes el cobro desde tesorería. Mover dinero
• **La factura todavía es un documento borrador.** No existe para Hacienda, así que no hay nada que
• La factura está anulada o ya sustituida. Ya no tiene efectos que reemplazar.

La orden solo aparece sobre una factura de venta ya emitida. En cualquier otro documento no se ofrece.

Si algo va mal

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