¿Cómo doy de alta un cliente?

Un cliente es un tercero al que se le ha dado el rol de cliente. La ficha guarda quién es (nombre, NIF, dirección) y sus condiciones de venta. Sin cliente dado de alta no puedes hacerle un documento de venta.

¿Qué necesito antes de empezar?

Solo dos datos: el Código y el Nombre comercial. Todo lo demás se puede completar después.

El Código es el que teclearás luego en los documentos. Se guarda en mayúsculas y sin espacios sobrantes. No puede repetirse entre clientes.

Si vas a asignarle un Agente, dalo de alta antes en Agentes. El buscador de la ficha solo ofrece los que ya existen.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Clientes y pulsa Nuevo cliente.
2. En la pestaña General, escribe el Código y el Nombre comercial. Son los dos únicos
3. Completa el resto de General: NIF, Estado, teléfonos, correo y dirección.
4. Si quieres, pasa por Económico, Direcciones y Detalles.
5. En la pestaña Tarifas puedes dejar ya sus condiciones de precio. Se explica en
6. Pulsa Guardar cliente.

La ficha se maneja con el teclado. Las flechas recorren los campos del bloque, Intro entra en el campo y confirma, Escape cancela y F2 abre el buscador del campo que lo tenga.

¿Qué pasa cuando pulso Guardar cliente?

Se crea el tercero con su identidad, se le asigna el rol de cliente con el Código que has escrito y se crean sus condiciones comerciales. Ocurre todo a la vez. Si algo falla, no se crea nada: no queda un cliente a medias.

Las condiciones que hayas escrito en la pestaña Tarifas durante el alta se guardan en ese mismo momento, junto al cliente.

Al terminar, la pantalla salta a la ficha del cliente creado y aparece el aviso Cliente creado.

¿Cómo edito un cliente que ya existe?

Entra en Clientes, busca la fila y ábrela. También puedes usar el navegador de la cabecera de la ficha: las flechas saltan al cliente anterior o siguiente, y la lupa abre Búsqueda de clientes, que busca por código, nombre, NIF, población o teléfono.

Al saltar de un cliente a otro se mantiene abierta la misma pestaña: si estabas en Cobros, el cliente siguiente abre también por Cobros. Así puedes recorrer varias fichas mirando el mismo dato sin volver a elegir la pestaña en cada una. Lo mismo vale en las fichas de proveedor y de cuenta. Al dar de alta un cliente nuevo la ficha empieza siempre por General.

Cambia lo que necesites y pulsa Guardar. El guardado reescribe la ficha entera con lo que hay en pantalla, incluidas las direcciones: lo que borres del formulario se borra también al guardar.

El Código se puede cambiar. Si el nuevo ya lo tiene otro cliente, el guardado se rechaza y no se cambia nada.

¿Por qué algunos campos aparecen vacíos al volver a abrir la ficha?

La ficha de cliente enseña más campos de los que hoy se guardan. Los que no se guardan aparecen vacíos la próxima vez que abres el cliente, aunque los hubieras rellenado.

Se guardan: toda la pestaña General (incluidas Observaciones y Agente), la pestaña Direcciones, el logo, las personas de contacto, las etiquetas internas y los campos personalizables de Detalles, la pestaña Tarifas, los datos bancarios, y de Económico: Descuento, Cuenta, Riesgo concedido, Días de pago, Cuenta de pago, Datos de pago, Retención IRPF, Régimen, Precio tarifa, Tipo de cuenta, Divisa, Cálculo del IVA y las casillas de Catálogo, Factura electrónica y Bloqueado.

El campo Cálculo del IVA dice con qué método se calculan los documentos de este cliente, para que cuadren al céntimo con su sistema. Se explica entero en ¿Por qué mi factura sale con un céntimo de diferencia?.

No se guardan todavía: Forma de pago y los saldos y puntos. El campo Tarifas de la pestaña Económico tampoco se guarda; las condiciones de precio se ponen en la pestaña Tarifas.

En Económico, los desplegables Divisa y Tipo de cuenta tienen una opción Sin especificar, que es como nacen las fichas que nunca los han rellenado. Es un valor válido: déjalo así si no aplica.

El desplegable Divisa ofrece las monedas activas del catálogo de tu empresa, con su bandera junto al código y al nombre. Si la que buscas no aparece, dala de alta o actívala como se explica en dar de alta una divisa.

La casilla Facturación no es un ajuste que se marque: es el reflejo del Estado del cliente, que se cambia en la pestaña General. Por eso se ve apagada.

Anticipos a cuenta tampoco se teclea: muestra el saldo real de los anticipos del cliente, que se gestionan en Cobros y bancos › Anticipos.

¿Cómo guardo en el cliente un dato que el ERP no tiene?

Para eso están los campos personalizables: cinco casillas de texto libre que tu empresa bautiza como quiera. Están en la pestaña Detalles de la ficha, en la sección Campos personalizables.

Cada campo admite hasta 200 caracteres y guarda exactamente lo que escribes: el ERP no lo cambia ni lo pone en mayúsculas.

Solo se ven los campos que tienen nombre. Si tu empresa ha bautizado dos, en Detalles salen dos casillas. Si no ha bautizado ninguno, la sección Campos personalizables no aparece.

Los nombres se ponen en Configuración, en el apartado Campos personalizables en clientes, y los pone quien administre el ERP. Son cinco casillas: Campo 1 a Campo 5. Escribir ahí «Zona de reparto» hace que en Detalles de cada cliente aparezca una casilla llamada Zona de reparto.

Esos cinco nombres son de la empresa, no del cliente: se ponen una vez y valen para todos los clientes. Valen también para los proveedores, que usan los mismos cinco nombres en su ficha. No hay una lista de nombres aparte para proveedores.

Si más tarde se quita el nombre de un campo, la casilla deja de verse en las fichas, pero lo ya escrito no se borra: vuelve a aparecer en cuanto se le devuelva el nombre.

¿Hay que ponerle una cuenta contable al cliente?

No. El campo Cuenta de la pestaña Económico se puede dejar vacío: cada cliente acaba con su propia cuenta aunque nadie la escriba.

Vacío no significa «sin cuenta». En gris, dentro del campo, verás la cuenta que se va a usar: se forma con la cuenta de clientes de la contabilidad y el código del cliente, así que el cliente 0002 va a la 43000002. Está en gris justamente porque no es algo que hayas escrito tú.

Dejarlo vacío tiene una ventaja: si algún día se cambia la cuenta de clientes de la empresa, todos los clientes que no tienen cuenta propia se mueven con ella. Escribir la cuenta a mano la fija, y ese cliente ya no se mueve.

Si el código del cliente lleva letras (ACME, CLI-7), esa cuenta no se puede formar y el campo lo dice: se le dará la siguiente cuenta libre la primera vez que se contabilice algo suyo, y esa sí queda escrita en la ficha.

Para escribir otra cuenta, tecléala o búscala con la lupa, que ofrece solo las cuentas que admiten apuntes. También vale una cuenta que aún no exista: se crea al contabilizar. Lo único que no se admite es una cuenta que ya tenga otro cliente o proveedor —dos fichas con la misma cuenta mezclarían sus saldos—; si ocurre, el guardado se rechaza y lo dice.

¿Qué hay en las demás pestañas?

Un cliente ya guardado muestra cuatro pestañas más: Factura electrónica, Documentos, Cobros y Extracto.

Documentos lista los documentos de venta del cliente, paginados desde el servidor, con su tipo, serie, número, fecha, estado e importe.

Cobros es la pantalla de cobros entera, viendo solo lo de este cliente: su cartera, sus anticipos y el rastro de sus devoluciones, con los mismos filtros, el mismo resumen del pie y las mismas acciones —Cobrar, Anticipo, Devolver y Anular—. Cobrar desde aquí es cobrar desde la pantalla de Cobros: es la misma pantalla, no una copia. Lo único que no está es la columna del cliente, que diría el mismo nombre en todas las filas. Un Anticipo registrado desde aquí nace con este cliente puesto.

Lo que hace cada cosa está contado en cobrar un vencimiento.

Extracto aparece siempre vacía: todavía no lee datos.

La pestaña Cobros solo aparece con el ERP contratado, porque desde ella se opera la cartera. En una instalación de solo CRM no está.

¿Cómo busco en el listado de clientes?

Arriba del listado hay tres filtros que se combinan entre sí:

• El buscador, que casa contra código, nombre, NIF y teléfono a la vez.
• El estado, que es un desplegable con una casilla por estado (Activo, Pendiente,
• La provincia, que sí es de una sola opción: la lista sale de las provincias que hay dadas de

Limpiar filtros los deja los tres como estaban al entrar.

¿Cómo paso de aquí a lo que tiene este cliente en el CRM?

En la cabecera de la ficha, el comando Ver en el CRM lleva a los contactos del CRM ligados a este cliente. La lista llega ya filtrada por él: bajo el título verás cuántos contactos tiene, para que una lista corta no se confunda con una lista vacía.

Solo aparece si la instalación tiene el CRM. Si no lo tiene, el comando no se pinta.

Si el cliente todavía no tiene ningún contacto en el CRM, la lista sale vacía. Eso no es un error: significa que nadie ha dado de alta aún una persona ligada a este cliente.

Arriba de los contactos verás ← Volver a la ficha del cliente. Al pulsarlo vuelves aquí, a este mismo cliente. Y desde la ficha de un contacto, el botón Ver ficha de cliente hace el camino inverso: trae aquí y ofrece ← Volver a la ficha del contacto.

¿Cómo elimino un cliente?

Abre su ficha y pulsa Eliminar. La confirmación avisa de que la acción no se puede deshacer y de que borra también sus direcciones y contactos.

Al eliminar se retiran antes sus condiciones de tarifa: su tarifa propia se borra entera y, de las tarifas generales, se quitan las condiciones dirigidas a él. Después se borra la ficha. Todo va junto: si algo falla, el cliente se queda como estaba.

Si el cliente tiene documentos, el borrado falla y verás el motivo en el propio aviso. En ese caso no lo borres: cámbiale el Estado a Bloqueado.

Si algo va mal

Ver también: Dar de alta un proveedor · Un tercero que es cliente y proveedor · Poner precios y tarifas