¿Cómo doy de alta una oportunidad?
Una oportunidad es una tarjeta de un tablero con un valor económico detrás. La tarjeta se crea en segundos con solo un título; el valor, la fecha de cierre y el contacto se rellenan después, abriéndola.
¿Qué necesito antes de empezar?
Un tablero con al menos una columna. Si además quieres enlazar la oportunidad con una persona o con un cliente, dalos de alta antes: el selector de la tarjeta solo ofrece los que ya existen.
¿Cómo se hace?
- Abre el tablero y busca la columna donde debe nacer.
- Al final de la columna, pulsa Añade una tarjeta.
- Escribe el título y pulsa Añadir.
La tarjeta nace al final de la columna, sin completar, con fecha de vencimiento a siete días vista. Todo lo demás se rellena abriéndola.
¿Qué puedo rellenar en una tarjeta?
Al pulsar sobre la tarjeta se abre su ficha. A la izquierda está el contenido y a la derecha los datos de la oportunidad.
En la parte de contenido, el botón Añadir ofrece cuatro cosas:
- Checklist: una lista de tareas dentro de la tarjeta, con su barra de progreso. Al marcar el
- Etiquetas: pone o quita las etiquetas del tablero.
- Cliente: el cliente del ERP al que se facturaría.
- Contacto: la persona con la que se está hablando. Lleva buscador porque suele haber muchos.
Debajo están la Descripción y los Comentarios, que quedan firmados con tu nombre y la fecha.
En la columna de la derecha se rellenan los datos comerciales:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Valor (€) | Importe estimado de la operación. Es lo que suma en la previsión |
| Cierre previsto | Fecha en la que esperas cerrarla. Decide si entra en la previsión del mes |
| Probabilidad (%) | Tu estimación, de 0 a 100. No la pisa el cálculo automático |
| Resultado | En curso, Ganada o Perdida |
Cada campo se guarda al salir de él: no hay botón de guardar. El único que necesita confirmación es Resultado, con su botón Guardar resultado.
¿Cuál es la diferencia entre Cliente y Contacto?
Son dos cosas distintas y una tarjeta puede tener las dos, una o ninguna.
- Cliente es el tercero del ERP: a quién se le facturaría.
- Contacto es la persona del CRM con la que hablas.
El contacto es el que hace trabajar al CRM: cuando la tarjeta lo tiene, su nombre se ve en el Kanban, la ficha del contacto lista esa tarjeta, la propuesta comercial se puede generar desde la tarjeta y las automatizaciones pueden cambiarle el estado.
Desde la tarjeta, el nombre del contacto es un enlace a su ficha. Y al revés: en la ficha, la sección Tarjetas lleva al tablero y hace destellar la tarjeta.
¿Cómo paso de aquí a hacerle un presupuesto?
Con la tarjeta abierta, si tiene Cliente, en la columna de la derecha aparece Crear presupuesto. Te lleva a un documento borrador de presupuesto nuevo con ese cliente ya puesto: no hay que buscarlo otra vez ni teclear su código.
Solo aparece cuando la tarjeta tiene Cliente. Sin tercero del ERP no hay a quién facturarle, así que el enlace no se pinta. Si la oportunidad va con un Contacto que todavía no es cliente, conviértelo primero: se explica en convertir un contacto en cliente.
Arriba del presupuesto verás ← Volver a la oportunidad. Al pulsarlo vuelves a este mismo tablero y con esta misma tarjeta abierta. Nunca te quedas sin camino de vuelta.
El presupuesto no se guarda solo por llegar hasta él. Si te vuelves sin rellenarlo, no queda nada creado.
¿Qué se ve de una tarjeta sin abrirla?
En el Kanban, cada tarjeta muestra sus etiquetas de color, la casilla de completada, el título, el contacto si lo tiene, y abajo:
- La probabilidad de cierre estimada (
insights+ porcentaje), si el sistema ya la ha calculado y - El avance del checklist, si tiene.
- El número de comentarios.
- La fecha de vencimiento, en rojo si ya pasó y la tarjeta no está completada.
- El avatar del responsable: su foto de perfil, o sus iniciales si no tiene ninguna puesta. Pasando
La cabecera de cada columna muestra cuántas tarjetas tiene y, si alguna tiene valor, la suma de los valores de la columna.
¿Qué pasa cuando marco una tarjeta como completada?
La casilla del título marca la tarjeta como hecha: el título se tacha y deja de contar como vencida.
Es independiente del resultado comercial. Una oportunidad puede estar completada y en curso, o ganada sin marcarla. Para la previsión y las estadísticas manda el Resultado, no la casilla.
Marcarla como completada puede disparar automatizaciones.
¿Cómo elimino una tarjeta?
Ábrela y pulsa Eliminar en su cabecera. Se borra con sus comentarios, sus checklists y sus etiquetas asignadas. No se puede deshacer y no hay confirmación.
El contacto y el cliente enlazados no se tocan.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| «El título de la tarjeta es obligatorio» | Se confirmó sin escribir nada | Escribe un título |
| «La fecha de vencimiento no puede ser anterior a hoy» | Se intentó poner una fecha pasada | Usa hoy o una fecha futura |
| «El valor de la oportunidad no puede ser negativo» | Se escribió un importe negativo | Corrígelo |
| «La probabilidad debe estar entre 0 y 100» | Se escribió más de 100 | Corrígelo |
| «La oportunidad ya tiene registrado ese resultado» | Se guardó el mismo resultado dos veces | No hay nada que hacer: ya estaba |
| No puedes tocar nada de la tarjeta | Entraste al tablero como Observador | Pide que te reinviten como Miembro |
| El selector de contacto sale vacío | No hay contactos en esta empresa | Dalos de alta en Contactos |
Ver también: Mover una oportunidad por el embudo · Crear un tablero para llevar el embudo · Ver la previsión de ventas
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