¿Cómo creo un documento de compra?

Los cuatro documentos de compra —oferta de proveedor, pedido a proveedor, recepción con albarán y factura de compra— se crean con la misma pantalla. Cambia el título y poco más. Lo que sí cambia mucho es el momento en que el documento empieza a tener efectos: unos los tienen al Grabar y otros solo al emitir.

La lista de documentos de compra, con el proveedor y el estado de cada uno

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas el proveedor dado de alta, con su forma de pago. De la forma de pago salen los vencimientos de pago de la factura.

Necesitas también el almacén al que entra la mercancía, si el documento mueve existencias. Una recepción con albarán y una factura de compra suman al almacén; una oferta y un pedido, no.

Los artículos conviene tenerlos dados de alta. Si compras algo puntual que no está en tu fichero, puedes escribir el concepto a mano en la línea.

¿Cómo se hace?

Entra en Compras y elige en el menú el tipo que quieras crear.
Pulsa el botón de la esquina: Nueva factura de compra, Nueva recepción con albarán,
En Datos de Compra, escribe el código del Proveedor y pulsa Intro. Si no te lo sabes,
Revisa la Fecha y el Almacén.
Si es una factura, escribe en Su factura nº el número que trae la factura del proveedor.
Añade las líneas: código del artículo y cantidad. El precio se propone solo y se puede
Revisa el pie: forma de pago, descuentos y totales.
Pulsa Grabar.
Si es una factura de compra, pulsa además Emitir cuando esté todo bien.

También puedes crear el documento a partir de otro que ya tengas, sin volver a teclear las líneas. Eso se explica en convertir un documento de compra.

¿Cuándo hay que pulsar Emitir y cuándo no?

Depende del tipo de documento, y es la diferencia que más confunde al empezar.

La oferta, el pedido y la recepción con albarán quedan listos al pulsar Grabar. No tienen botón Emitir porque no hace falta: en ese mismo momento quedan confirmados, se descuenta el pendiente del documento del que vinieran y, si mueven almacén, ya lo han movido.

**La factura de compra y el abono de compra no. Al pulsar Grabar** quedan como documento borrador, con un número provisional, y no afectan a nada. Puedes volver a ellos las veces que haga falta. Solo al pulsar Emitir se convierten en una factura emitida con su número definitivo y con todos sus efectos.

Mientras una factura de compra siga en borrador, la recepción de la que venga sigue contando como no facturada.

¿Qué pasa cuando emito una factura de compra?

Al emitir ocurren varias cosas de golpe. Si alguna falla, no se hace ninguna: el documento se queda como estaba y no se pierde nada.

Esto es lo que pasa:

La factura recibe su número definitivo de la serie de compras. Es tu numeración interna, no la
Se suman las existencias del almacén, con el lote o el número de serie si el artículo los
Se crea el vencimiento de pago según la forma de pago del proveedor. Ese vencimiento es el que
Entra en el libro de IVA soportado y se genera el asiento contable.
Si la factura venía de un pedido o de una recepción, se descuenta el pendiente de ese documento

Una factura de compra no se registra ante Hacienda y no lleva huella digital. Esa obligación es de quien emite la factura, y quien la emitió fue tu proveedor.

¿De dónde sale el precio de una línea de compra?

El precio que se propone en una línea de compra no es nunca el precio de venta del artículo. Se busca en este orden y se coge el primero que exista:

El último precio al que compraste ese artículo a ese proveedor, mirando sus facturas de compra
El precio de coste de la ficha del artículo.
Cero, y entonces lo escribes tú.

Es solo una propuesta: el precio de la línea siempre se puede cambiar escribiendo encima. Por eso conviene elegir el proveedor antes de meter las líneas: si lo cambias después, las líneas que ya estaban conservan el precio que se propuso con el proveedor anterior.

¿Qué es el campo «Su factura nº»?

Es el número que trae la factura del proveedor, tal y como él la ha numerado. En un documento de venta ese mismo campo se llama Referencia.

No tiene nada que ver con el número que le pone tu ERP. Los dos conviven: el tuyo es correlativo y sale de tu serie, y el suyo es el que él te ha puesto. Está explicado en detalle en el número de factura del proveedor.

¿Puedo cambiar una factura de compra ya emitida?

Sí, si tu empresa lo permite, y es una diferencia importante con las facturas de venta.

Al modificar una factura emitida el programa deshace sus efectos anteriores —almacén, pagos, IVA y contabilidad—, aplica los nuevos y lo deja todo cuadrado. El número no cambia.

Lo que no se puede es borrarla ni cambiarle el número o la serie. Si la factura del proveedor estaba mal y hay que corregirla de cara a Hacienda, lo que toca es un abono, explicado en abonar una factura de compra.

Si tu permiso sobre compras es de solo consulta, verás la etiqueta Consulta en la barra de arriba y no aparecerán los botones que modifican nada.

Si algo va mal

Lo que ves	Qué ha pasado	Qué hacer
No aparece el botón Emitir	El documento no es una factura, o ya está emitido	Una oferta, un pedido y una recepción quedan listos al Grabar
El precio de la línea sale a cero	Nunca le habías comprado ese artículo a ese proveedor y la ficha no tiene coste	Escribe el precio en la línea: se recordará para la próxima compra
El precio propuesto no es el que esperabas	Elegiste el proveedor después de meter las líneas	Borra la línea y vuelve a teclearla con el proveedor ya puesto
Te pide el lote o el número de serie	El artículo los lleva y falta repartir la cantidad	Abre el desglose de la línea y reparte hasta que cuadre
«Ya existe la factura de proveedor con referencia…»	Ese número de factura de proveedor ya está registrado	Es un aviso, no un error: comprueba si la estás metiendo dos veces
«El documento está en modo consulta»	Tu permiso sobre compras es de solo lectura	Pídele acceso a quien administre el ERP

Anterior: Qué es el circuito de compras · Siguiente: Convertir un documento de compra en el siguiente