Importar las facturas de tus proveedores
El programa lee los PDF que te mandan tus proveedores y los convierte en facturas de compra del ERP, sin teclearlas. Tú dejas los ficheros en una carpeta, lanzas una pasada y revisas lo que ha entendido antes de darlo por bueno.
¿Por dónde empiezo?
Por importar una factura de proveedor en PDF. Cuenta el recorrido completo: dónde se dejan los ficheros, cómo se lanza la pasada y qué hace el programa con cada PDF.
Antes de la primera vez hacen falta dos cosas. Una carpeta con los PDF, que es una carpeta del servidor donde corre el ERP y no de tu ordenador: no hay pantalla para subir ficheros. Y la inteligencia artificial configurada, porque el programa lee el PDF pero quien interpreta qué número es el de factura y cuál el total es un modelo de IA. Sin él, cada documento acaba en estado Error con el motivo escrito.
¿Se importa solo o tengo que mirarlo?
De fábrica, todo pasa por revisión, aunque la lectura sea perfecta. Es a propósito: hasta que no compruebas unas cuantas facturas de un proveedor, nadie sabe si el programa lo está leyendo bien.
La revisión se hace en una pantalla partida —el PDF a la izquierda con un recuadro sobre cada dato encontrado, la lista de datos a la derecha— y ahí se corrige lo que esté mal antes de decidir: revisar y corregir lo que ha leído el sistema. Ese documento explica también qué significa la fiabilidad con la que cada dato viene marcado.
Que un documento se importe sin preguntar exige varias condiciones a la vez, y todas se enumeran en el documento del recorrido: entre ellas, que el modo prudente esté desactivado, que el proveedor esté resuelto y que sus reglas de lectura estén validadas.
¿Qué hago cuando no sabe de quién es la factura?
Es el atasco más frecuente, porque sin proveedor no se puede crear la factura de compra, ni guardar reglas, ni añadir patrones. Está resuelto paso a paso en qué hago si no reconoce al proveedor.
Ahí se explica cómo lo intenta el programa, que son tres vías y por este orden: primero busca en el texto del PDF un NIF, NIE o CIF con letra de control correcta que no sea el de tu propia empresa; si no aparece ninguno —lo normal cuando el proveedor mete sus datos dentro del logotipo—, prueba con los patrones de identificación que tengas guardados.
¿Cómo consigo que lea bien las facturas de un proveedor?
Enseñándole dónde está cada dato en su hoja. Cada proveedor maqueta a su manera, y las reglas de lectura guardan, para uno concreto, en qué zona de la página está cada cosa: crear las reglas de lectura de un proveedor.
Merece el rato por dos motivos. Con reglas guardadas sus facturas se leen mucho mejor, y son la condición para que algún día lleguen a importarse sin que tengas que mirarlas.
Las reglas son del proveedor, no de la empresa: si trabajas con varias empresas en el mismo ERP, se aprovechan en todas. Y admiten campos que el ERP no usa: los personalizados se leen, se guardan y se ven en la revisión, pero no se vuelcan a ningún campo del documento.
¿Dónde veo todo lo que ha entrado?
En Gestión → Resumen de importación, que es la lista completa del buzón: seguir el estado de los documentos importados. Cada PDF registrado aparece con su estado, su fiabilidad y, si falló, el motivo. Las filas en Error se pintan en rojo y el motivo sale al pasar el ratón por encima.
Desde ahí se vuelven a intentar los que no salieron y se abre cualquiera para revisarlo.
¿Qué ocurre en el momento de importar?
Se crea una factura de compra en el ERP con todos sus efectos y en un solo paso. Si algo falla, no se hace nada: el documento se queda a la espera y el motivo aparece escrito.
Dos consecuencias que conviene tener en la cabeza al buscar después. La factura toma número de tu serie de compras, no el del proveedor: el número que traía él se guarda como referencia del documento, y es ahí donde hay que buscarlo. Y la fecha es la que se leyó del PDF; si no se pudo leer, la del día.