¿Cómo doy de alta un contacto?

Un contacto es una persona con la que hablas: un posible cliente, el interlocutor de una empresa, alguien que llegó por una feria. Vive en el CRM y no es todavía un cliente del ERP: no se le puede facturar hasta que lo conviertas.

¿Qué necesito antes de empezar?

Solo el Nombre. Todo lo demás se puede completar después desde la ficha.

No hace falta que exista nada más: ni tablero, ni tipos de nota, ni tipos de actividad. El CRM los va creando conforme se necesitan.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Contactos y pulsa Nuevo contacto.
2. Rellena Nombre. Es el único campo obligatorio.
3. Si los tienes a mano, completa Apellidos, Empresa, Teléfono y Email.
4. Elige una Prioridad (Baja, Media o Alta) si quieres. Es opcional: vuelve a pulsar el mismo
5. Pulsa Crear contacto.

El teléfono y el email que escribas aquí se guardan como principales, junto con el contacto y de una sola vez.

¿Qué pasa si otro contacto ya usa ese teléfono o ese correo?

No se bloquea: se avisa. Al pulsar Crear contacto, si otro contacto ya tiene ese email o ese teléfono, aparece el aviso «Ya hay un contacto con esos datos» con la lista de coincidencias, y el botón pasa a decir Crear igualmente.

Es deliberado. Varias personas de la misma empresa comparten el info@ y la centralita con toda normalidad, así que la decisión es tuya. Si tocas el email o el teléfono, el aviso desaparece y se vuelve a comprobar al crear.

Lo que sí se rechaza es repetir el mismo número o el mismo correo dentro del mismo contacto.

¿Qué se guarda en la ficha de un contacto?

La ficha se abre pulsando su fila en Contactos y se reparte en tres pestañas.

Resumen guarda quién es y cómo se le localiza: Emails y Teléfono principal (se añaden y se quitan uno a uno), Nombre, Empresa, NIF/CIF y Sitio web. Al lado están Detalles profesionales (Cargo, Departamento, Sector y Origen), Direcciones, las Tarjetas en las que aparece el contacto y las Observaciones libres.

Actividad guarda su agenda y su historia: Actividades, Notas, el Acta de reunión desde audio y el Historial de todo lo que ha cambiado.

Documentos guarda los archivos que le adjuntes.

Cada campo se edita en el sitio: pulsas sobre él, escribes y se guarda. No hay un botón de guardar general.

¿En qué se diferencia una empresa de una persona?

Un contacto puede ser una persona o una empresa, y se elige al crearlo. Los dos se guardan en Contactos y los dos pueden llevar actividades, notas y tarjetas, pero no piden lo mismo.

Una empresa tiene dos nombres. El nombre fiscal es la razón social y es obligatorio: es el que viaja a las facturas y a los documentos. El nombre comercial es opcional y es el nombre con el que se conoce a la empresa en el día a día. Si lo rellenas, es el que se ve en las listas y en la cabecera de la ficha; si lo dejas vacío, se usa el fiscal. Puedes añadirlo más tarde: al crear la empresa solo hace falta el fiscal.

Una empresa no muestra los campos que solo tienen sentido para una persona —Cargo, Departamento y Empresa—, porque una empresa no trabaja en otra empresa ni tiene un cargo.

Además, una empresa tiene el panel Personas, donde se agrupan los contactos que pertenecen a ella. Desde ahí se asocian y se abre su ficha.

¿Para qué sirve el NIF/CIF?

El NIF/CIF identifica fiscalmente al contacto y es opcional: puedes dar de alta a alguien sin él y añadirlo cuando lo tengas.

Se comprueba al guardarlo. Acepta DNI, NIE y CIF, y avisa si el formato o la letra de control no cuadran. Se guarda normalizado —sin puntos, guiones ni espacios y en mayúsculas—, así que da igual cómo lo escribas.

Si otro contacto ya tiene ese mismo NIF/CIF, se avisa y se pide confirmación, pero no se impide guardarlo: hay casos legítimos, como una persona que además es autónomo.

Cuando el contacto se convierte en cliente, el NIF/CIF y el nombre fiscal viajan con él a la ficha del cliente. Ver convertir un contacto en cliente.

¿Para qué sirven el Estado y la Prioridad?

El Estado es por dónde va la relación con ese contacto, y son cinco: Nuevo, Contactado, Cualificado, Cliente y Descartado. Se cambia desde el desplegable de la cabecera de la ficha, y cada cambio queda registrado en el Historial.

Son pocos a propósito. El estado dice en qué punto está la relación, no en qué fase está una venta concreta: eso lo dicen las columnas del tablero, que pones tú y pueden ser todas las que quieras. La misma persona puede tener dos oportunidades en fases distintas y un solo estado.

Dos de los cinco no se ponen a mano:

Cliente lo decide el ERP, no tú. Un contacto pasa a Cliente cuando queda vinculado a un cliente del ERP, y no se puede poner ni quitar desde el desplegable. Ver convertir un contacto en cliente.

Descartado exige decir por qué. Al elegirlo se pide un motivo de una lista cerrada —No interesado, Sin presupuesto, No es el perfil, Eligió a la competencia, No responde, Inactividad u Otro— y puedes añadir un detalle libre. El motivo se guarda en la ficha, sale como chip junto al estado, queda en el historial y alimenta el informe de motivos de descarte. Por eso es de lista cerrada: si cada uno escribe lo suyo, ese informe no se puede contar.

Si el contacto está en un tablero de ventas, el estado puede cambiarse solo al mover su tarjeta de columna. Se explica en automatizar el embudo.

La Prioridad (Baja, Media, Alta) es tuya: no la usa ningún cálculo automático para decidir nada, solo sirve para ordenar y localizar en el listado. Se cambia desde el botón de la cabecera y se puede quitar («Sin prioridad»).

¿Cómo busco un contacto?

El buscador de Contactos busca por nombre, empresa y correo a la vez, sin distinguir mayúsculas.

Las columnas Nombre, Empresa, Estado, Prioridad, Score y Riesgo ordenan al pulsar su cabecera. El primer clic ordena de menor a mayor, el segundo al revés y el tercero vuelve al orden original.

Junto al buscador está el filtro de ámbito: Todo, tus departamentos o solo tus contactos. Es el mismo de la agenda y de los informes, así que si echas en falta contactos, míralo antes de darlos por perdidos. Ver filtrar por ámbito.

Score y Riesgo se explican en ver la previsión de ventas.

¿Cómo me llevo la lista a Excel?

El botón Exportar Excel de la cabecera baja la lista tal y como la estás viendo: con la búsqueda, el ámbito y el orden que tengas puestos en ese momento. No exporta todos los contactos si tienes algo filtrado.

El archivo se llama contactos_ seguido de la fecha y la hora, así que dos exportaciones del mismo día no se pisan.

Si no hay contactos en pantalla, el botón está apagado: no hay nada que exportar.

¿Cómo elimino un contacto?

Abre su ficha y pulsa el botón de la papelera de la cabecera. La confirmación avisa de que se eliminará el contacto junto con sus emails, teléfonos, notas, actividades e historial, y de que la acción no se puede deshacer.

Si el contacto ya está convertido en cliente, el borrado falla: el cliente del ERP lo referencia. En ese caso no lo borres.

Si algo va mal

Ver también: Convertir un contacto en cliente · Registrar una llamada o una visita · Ver el historial de un contacto