¿Cómo hago que el tablero trabaje solo?

Una automatización es una regla del tablero con la forma «cuando pase X, haz Y». Sirve para que mover una tarjeta cambie la etapa del contacto, la dé por ganada o avise a quien toca, sin que nadie se acuerde de hacerlo.

¿Qué necesito antes de empezar?

Las columnas y las etiquetas que vayas a usar en la regla ya creadas: los selectores solo ofrecen las que existen.

¿Cómo se hace?

1. Abre el tablero y, en el menú de la cabecera, entra en Automatizaciones. Se abre en

También se llega sin abrir el tablero: en el Panel CRM, el menú de la tarjeta de cada tablero tiene Automatizaciones y abre esa misma ventana.

1. Pasa a Crear automatización.
2. En 1 · Qué tiene que pasar, elige el disparador. Los botones de arriba (Tarjetas,
3. Si eliges Tarjeta movida a columna, justo debajo te pide ¿A qué columna llega?, con las
4. Pulsa Siguiente. Hasta que el disparador no esté completo, el botón está apagado.
5. En 2 · Qué hará el programa, elige la acción igual que el disparador, y rellena lo que pida:
6. Arriba, el recuadro con SI y ENTONCES va escribiendo la frase de la regla según eliges:
7. Pulsa Crear automatización.

En Creadas, cada regla es una línea que se lee como una frase —«Si una tarjeta llega a Negociación, entonces mover la tarjeta a *Ganado*»— con su estado (Activa o Pausada), el interruptor para apagarla sin borrarla y la papelera.

¿Cómo sé si una regla está sirviendo de algo?

Debajo del estado, cada regla dice cuándo hizo algo por última vez: «actuó hoy», «actuó hace 3 días» o, en naranja, «nunca ha actuado».

Son dos cosas distintas y conviene no confundirlas: Activa quiere decir que está encendida; el rastro dice si ha llegado a cambiar algo. Una regla puede llevar meses activa sin haber hecho nada —porque las tarjetas no tienen contacto, porque la etiqueta ya estaba puesta, porque el estado ya era ese—. Si crees que una regla no funciona, mira ahí primero.

Solo cuenta cuando cambia algo de verdad. Si la regla salta y se encuentra el trabajo hecho, no suma.

¿Cómo cambio una regla que ya existe?

Pincha directamente sobre la parte de la frase que quieras cambiar: al pasar el ratón por encima se resalta. La mitad del «Si» abre el paso 1, la del «entonces» abre el paso 2, y en los dos casos la regla viene entera —los dos lados aparecen ya puestos en el recuadro de arriba—, así que puedes moverte con Siguiente y Atrás y tocar lo que quieras.

Al pulsar Guardar cambios se modifica esa misma regla: conserva su sitio en la lista y si estaba Pausada sigue pausada. Si te arrepientes, vuelve a Creadas y se queda como estaba.

¿Qué puede disparar una regla?

Los que llevan (opcional) en su configuración —etiqueta, persona, estado, prioridad— saltan con cualquiera si no eliges nada. Los que piden un número —importe, días— no saltan sin él.

¿Qué puede hacer una regla?

¿Qué acciones funcionan con cada disparador?

Todas con todos. Cualquiera de las nueve acciones se puede combinar con cualquiera de los cinco disparadores y se ejecuta igual.

Lo que sí depende del caso es que la acción tenga sobre qué actuar: todas las acciones de contacto (cambiar estado, cambiar prioridad, añadir nota, descartar, crear seguimiento) necesitan que la tarjeta tenga Contacto asignado, y Asignar por afinidad necesita miembros en el tablero. Sin eso, la regla salta y no hace nada.

¿Qué hace el seguimiento al contacto?

Crea una tarea de todo el día en el calendario del CRM, con el título que escribas en la regla y a los días que elijas contando desde que salta. Usa tu tipo de actividad de categoría Tarea; si no tienes ninguno, te crea uno llamado «Tarea». El responsable es el de la tarjeta; si la tarjeta no tiene, el del contacto.

¿Puedo hacer que el texto diga el nombre de cada uno?

Sí. En las notas, en los seguimientos y en los avisos de la campana, debajo de la caja de texto tienes dos pastillas: ⊕ contacto y ⊕ tarjeta. No hay que escribir nada raro — se pulsan.

Escribe Llamar a, pulsa ⊕ contacto, sigue escribiendo por y pulsa ⊕ tarjeta. La caja queda así:

Llamar a {contacto} por {tarjeta}

y justo debajo, en gris, ves cómo quedará de verdad:

Se verá así: Llamar a Ana Ruiz por Propuesta ACME

La caja no pierde el cursor al pulsar una pastilla, así que puedes seguir escribiendo sin volver a pinchar dentro. El hueco se añade siempre al final de lo que lleves escrito.

Donde más se nota es en el aviso de la campana, que se lee sin abrir nada.

Si el hueco no se puede rellenar —{contacto} en una tarjeta sin contacto— se quita, no se queda escrito con las llaves.

Descartar es terminal. El contacto pasa a Descartado con el motivo que elijas. Si ya estaba descartado no se toca, y el motivo original se conserva.

¿Los disparadores de fecha son inmediatos?

No. Tarjeta pasada de fecha, Vence en unos días y Parada en la misma columna no los provoca nadie haciendo algo: se cumplen solos con que pase el tiempo. El programa los revisa cada hora, así que entre que se cumple la condición y salta la regla puede pasar hasta una hora.

Cada uno de estos actúa una sola vez por tarjeta, aunque la condición siga siendo verdad al día siguiente: una tarjeta vencida lo sigue estando mañana, y avisarte todos los días sería ruido. Cuando la condición deja de cumplirse —mueves la tarjeta, la completas, le cambias la fecha— la regla se vuelve a armar sola.

Parada en la misma columna cuenta desde la última vez que la tarjeta cambió de columna. Las tarjetas que no se hayan movido nunca desde que se instaló esta versión no se miran; en cuanto las muevas una vez, entran.

¿A quién le llega el aviso de la campana?

A toda la empresa, no solo al responsable. La campana difunde por empresa, así que el aviso lo ve todo el que entre. Tenlo en cuenta antes de poner un aviso en una regla que salte muchas veces.

Al pulsarlo se abre el tablero con la tarjeta resaltada. El texto es fijo, como el de las notas.

¿Poner responsable o asignar miembro?

No son lo mismo, y es la confusión más fácil de tener:

• Poner responsable contesta ¿de quién es esta tarjeta?. Es el nombre que sale en Responsable
• Asignar miembro solo añade a esa persona a Seguidores, la gente que quiere enterarse de lo

Se pueden usar las dos, en reglas distintas.

¿Cómo cuenta «vence en una semana»?

Desde el día en que salta la regla, no desde la fecha que la tarjeta ya tuviera. Así una regla «al entrar en Negociación, vence en 7 días» da siempre siete días de plazo, aunque la tarjeta entre y salga de esa columna varias veces. Si sumara sobre la fecha anterior, cada paso alargaría el vencimiento un poco más.

¿Cómo convierto el tablero en el embudo de verdad?

Con dos reglas por columna, sobre el disparador Tarjeta movida a columna:

• «Cuando llegue a Propuesta enviada → Cambiar estado del contacto a *Propuesta enviada*». Así
• «Cuando llegue a Cerrado / ganado → Marcar oportunidad ganada». Así el resultado comercial se

La acción sobre el contacto solo hace algo si la tarjeta tiene Contacto asignado. Si el contacto ya estaba en ese estado, no pasa nada.

¿Qué pasa si dos reglas se llaman entre sí?

Al crear una regla de movimiento que cerraría un círculo —«A → mover a B» existiendo ya «B → mover a A», o una cadena más larga— el sistema la rechaza con el aviso: «Esta regla crearía un bucle: desde la columna de destino ya se puede volver, encadenando otras automatizaciones, a la columna de origen».

Se miran también las reglas desactivadas: una regla apagada es un bucle a un clic de distancia.

Esa comprobación solo cubre los bucles de movimientos entre columnas. Otras combinaciones se pueden crear, y si se enredan el sistema corta la cadena a los cinco saltos y deja la tarjeta donde esté. Si ves tarjetas que se mueven solas de forma extraña, revisa las reglas.

Hay tres parejas que se llaman entre sí y conviene tener en la cabeza, porque el aviso de bucle no las detecta:

Cuando eliges una acción que dispara alguna regla que ya tienes, el constructor te lo dice en azul antes de guardar: «esta acción disparará 1 regla que ya tienes». Es un aviso, no un impedimento — encadenar reglas a menudo es justo lo que se busca.

De estas parejas, la de estado del contacto sí se rechaza cuando cierra el círculo: «al pasar a A, ponlo en B» más «al pasar a B, ponlo en A» no para sola, porque cada salto sí cambia el estado. Las otras dos se agotan por sí mismas —la segunda vuelta encuentra la etiqueta ya quitada o el responsable ya puesto y no hace nada—, así que solo se avisan.

¿Qué pasa si borro una columna con reglas?

Se borran también las reglas que la usaban, como disparador o como destino, y aparece el aviso «Automatizaciones actualizadas» diciendo cuántas se han eliminado.

Si algo va mal

Ver también: Mover una oportunidad por el embudo · Crear un tablero para llevar el embudo · Dar de alta un contacto