¿Cómo importo clientes desde un Excel?

El asistente de Importación de datos carga una hoja de Excel o un fichero CSV y crea con él las fichas del ERP. El ejemplo son clientes, pero los pasos son idénticos para artículos, proveedores, agentes o cualquier otro destino.

¿Qué necesito antes de empezar?

Un fichero con una fila por cliente y una primera fila de cabeceras con el nombre de cada columna. Vale un .xlsx, un .xls, un .csv o un .txt separado por punto y coma, comas o tabuladores. El asistente detecta solo el separador y la codificación.

Cada cliente necesita un código y un nombre: son los dos campos obligatorios del destino Clientes. El código es además la clave externa, es decir, el dato con el que el programa reconoce a ese cliente si vuelves a importar el mismo fichero.

El fichero no puede pasar de 20 MB. Si el tuyo es mayor, pártelo en varios.

Entra por Gestión → Importación de datos.

¿Cómo se hace?

1. En la pestaña Destino, despliega Tipo de importación (destino) y elige Clientes.
2. Pasa a Origen de datos y pulsa el selector de archivo. Elige tu Excel.
3. Comprueba la Vista previa: se muestran las primeras 50 filas con las columnas tal y como las
4. Pasa a Mapeo. Cada campo del destino tiene una fila con un desplegable Columna. El
5. Pasa a Importar y pulsa Importar ahora.

No hay paso intermedio de comprobación: Importar ahora valida y escribe en la misma pasada.

¿Qué pasa cuando pulso Importar ahora?

Las fichas se crean de verdad, una a una, en la empresa en la que estás trabajando. No hay deshacer: para quitar lo importado hay que borrar las fichas a mano.

Cada fila acaba en uno de tres estados y el programa lo cuenta en el Resultado:

• Creadas: la ficha se ha dado de alta.
• Con error: la fila tenía algún problema y no ha entrado. El resto sí entra: una fila mala
• Duplicadas: esa clave ya se había importado antes desde el mismo tipo de fichero y se ha

Debajo del resultado sale la tabla de Incidencias, con el número de fila y el motivo de cada error o aviso. Ese número es el de la fila del fichero sin contar la cabecera.

¿Qué pasa si importo dos veces el mismo fichero?

No se duplica nada. El programa guarda a qué ficha del ERP corresponde cada código del fichero de origen, así que la segunda vez reconoce los que ya entraron.

Lo que hace con ellos depende de la casilla Reiniciar existente (actualizar lo ya importado):

• Desmarcada: los clientes ya importados se saltan y se cuentan como duplicados. Es el
• Marcada: los clientes ya importados se actualizan con los datos del fichero nuevo.

Esa correspondencia se guarda por empresa y por tipo de origen. Un mismo código importado desde un CSV y desde un Excel son, para el programa, dos orígenes distintos.

¿Y si una columna no encaja tal cual con el campo?

En la columna Expresión de la pestaña Mapeo puedes escribir un cálculo en vez de elegir una columna. Sirve para juntar dos columnas, quitar el IVA de un precio o poner un valor fijo.

La asignación simple que hace el desplegable es en realidad la expresión [NombreDeLaColumna]. A partir de ahí puedes escribir cosas como [Nombre] + " " + [Apellidos] o [TotalConIva] / (1 + [Iva]/100).

Si la expresión menciona una columna que no está en el fichero, el recuadro se marca en rojo al momento y la importación no llega a ejecutarse. El lenguaje completo está en el manual de expresiones.

Si algo va mal

Ver también: Preparar una plantilla de importación · Qué se puede importar · Revisar una importación ya hecha