¿Qué sabe y qué no sabe el asistente?

Saber qué puede contestar el asistente ahorra la mitad de las decepciones. Sabe de tres cosas: el manual del programa, lo que tu empresa le haya escrito, y los datos de tu ERP. De todo lo demás, rehúsa.

¿De dónde saca lo que sabe del programa?

De la documentación de Powergest, la misma que puedes leer tú. No responde de memoria: busca los fragmentos que encajan con tu pregunta y responde a partir de ellos.

Por eso cita. Cada afirmación factual lleva un número entre corchetes —[1], [2]— que señala el fragmento en el que se apoya. Una respuesta sin citas es una respuesta que el asistente no ha podido respaldar.

Cuando no encuentra nada suficientemente parecido, no rellena el hueco: contesta que no dispone de información suficiente en la documentación. Esa negativa es una función, no un fallo.

También tiene en cuenta dónde estás. Si preguntas desde la pantalla de facturación, da más peso a la documentación de facturación. Es un sesgo, no un filtro: sigue viendo el resto.

¿Ve toda la documentación o solo una parte?

Solo la que corresponde a tu perfil, y se decide en el servidor.

De partida todo el mundo es Usuario. El perfil técnico lo concede quien administre el ERP, o se obtiene al activar el modo soporte.

Esto explica que dos personas hagan la misma pregunta y reciban respuestas de distinto detalle. No es aleatorio: es el perfil.

El nivel también cambia cómo se expresa. A un usuario le responde en castellano llano y sin jerga; a un técnico le entra en detalle de instalación.

¿Sabe cosas de mi empresa?

Sabe lo que le hayáis escrito en la guía de conocimiento: vuestros productos, vuestras condiciones de venta, vuestras garantías, vuestro vocabulario y las respuestas oficiales a las preguntas que más os hacen.

Ese material pesa más que el manual. Si vuestra guía dice que el plazo de devolución es de 30 días, el asistente responde 30 días, con vuestras palabras, aunque el manual diga otra cosa.

La guía es de cada empresa. Si trabajas con varias, el asistente solo ve la de la empresa en la que estás.

Nada de esto viene de fábrica: hay que escribirlo. Es la diferencia entre un asistente que habla del ERP y uno que habla de tu negocio.

¿Puede consultar los datos reales del ERP?

Sí. Puede mirar clientes y sus direcciones, proveedores, agentes comerciales con su comisión, artículos, existencias con sus lotes y caducidades, documentos de venta, vencimientos y cobros, los balances y los saldos de tu contabilidad, tus libros de IVA y lo que saldría en tus modelos fiscales, la agenda, los contactos y las oportunidades del CRM, tu buzón de correo y los listados que tengas guardados en el diseñador.

Consulta el dato de verdad, en el momento, con tus permisos. No ve nada que no vieras tú entrando a la pantalla correspondiente, y nunca datos de otra empresa.

Cuando responde con cifras, salen de esa consulta. No estima ni redondea a ojo: si no ha podido consultar el dato, lo dice en vez de improvisarlo.

No hace falta instalar nada para que esto funcione. El asistente consulta tus datos igual desde el primer día, con o sin un equipo dedicado en tu oficina. Si tu empresa tiene uno, se usa: va más rápido y las consultas no salen de tu red. Pero es una mejora, no un requisito: sin él no pierdes ninguna función, ni siquiera la de adjuntar una imagen o un PDF.

Solo hay una situación en la que no puede consultar: cuando quien administra el ERP todavía no ha configurado ningún motor de IA. Entonces te lo dice con esas palabras y te indica dónde se configura. No te contesta un dato inventado.

¿Le puedo preguntar «qué artículos tengo» sin más?

Sí. «¿Qué artículos tengo?», «¿qué clientes tengo?» o «enséñame los proveedores» se contestan con los datos de verdad, sin que tengas que dar ninguna palabra por la que buscar. Antes respondía de memoria a preguntas así; ahora consulta.

Te enseña los primeros ordenados por código, te dice cuántos hay en total y te avisa de que hay más. A partir de ahí acotas: «los que empiecen por A», «los de Valencia», «los del proveedor Acme». Es la forma normal de trabajar con un catálogo largo: la lista entera no cabe en una respuesta y tampoco serviría de nada.

En el correo no funciona así. Buscar mensajes sin decir qué buscas no significa nada, y ahí sí hace falta un texto, una dirección o una carpeta.

¿Qué me puede contar de mis ventas y de mi cartera?

Lo que está pendiente y a qué precio se vendió, sin salir del chat:

• «¿Qué albaranes tengo entregados y sin facturar?». Los más antiguos primero, con su importe y lo
• «¿Qué pedidos me faltan por servir?». Las unidades pedidas, las servidas y las que faltan.
• «¿A qué precio le vendí el A-500 a Talleres Ruiz?». Sus últimas compras de ese artículo, con el
• «¿Qué me deben los clientes?» y «¿qué le debo a este proveedor?».
• «¿Qué tengo vencido?». Lo más atrasado primero, con los días de retraso de cada vencimiento.
• «¿Cuánto tengo en caja y en cada banco?», «¿qué movimientos me ha traído el banco este mes?» y

De cada lista te enseña 50 filas como mucho. Siempre dice cuántas hay en total y si te está enseñando solo una parte, así que puedes acotar la pregunta por cliente o por fechas.

¿Por qué el saldo que me da no cuadra con el del banco?

Porque el asistente te da el saldo según el ERP: la suma de los cobros y los pagos que tienes registrados en esa cuenta de tesorería. No es el saldo que ves en tu banca electrónica.

Si las dos cifras no coinciden, casi siempre es que falta conciliar: hay movimientos que el banco ya ha comunicado y que todavía no están casados con un cobro o un pago del ERP. Cuando le pides los movimientos bancarios te enseña justo eso, el extracto que el banco nos ha contado; no consulta el banco en vivo.

Cómo se cuadran las dos cosas está en Conciliar los movimientos del banco.

¿Qué me puede contar de mi almacén?

Lo que hay en las estanterías y de dónde ha salido, sin que abras el módulo de Almacén:

• «¿Qué lotes hay del A-500 y cuánto queda de cada uno?». El saldo de cada lote con su fecha de
• «¿Qué caduca este mes?». Los lotes que caducan en los próximos días, lo más urgente primero, y
• «¿Qué tallas del A-900 me quedan?». Las existencias de cada variante de talla y color.
• «¿Qué entradas y salidas ha tenido el A-500 en julio?». Cada movimiento con su cantidad, su lote o
• «¿Cuánto vale el stock que tenemos?». El valor del inventario, con el desglose por almacén y por

De los lotes, las caducidades y los movimientos te enseña 50 filas como mucho, o hasta 200 si se lo pides. Siempre dice cuántas hay en total y si te está enseñando solo una parte, así que puedes acotar la pregunta por almacén o por fechas.

Cómo se llevan los lotes y las caducidades está en Trabajar con lotes y caducidades.

¿Por qué el valor de mi inventario no está calculado a FIFO?

Porque el asistente valora a precio medio, aunque en la configuración de tu empresa esté puesto FIFO. No lo disimula: la respuesta dice siempre con qué criterio ha calculado y, cuando no es el que tienes configurado, explica por qué.

El motivo es que valorar a FIFO exige saber a qué precio entró cada lote, y ese dato todavía no se guarda al comprar. Antes que darte un número que parezca FIFO sin serlo, te da uno que sabe explicar.

¿Qué me puede contar de mi contabilidad?

Los mismos números que sacarías por las pantallas de Contabilidad, sin salir del chat:

• «¿Cómo va el balance de sumas y saldos de este año?». Cada cuenta con su debe, su haber y su
• «Sácame la cuenta de explotación» o «¿cómo está el balance de situación?». Son las mismas partidas
• «¿Tengo algún asiento descuadrado?». Los que no cuadran, con la diferencia de cada uno. En una
• «¿Cuál es el saldo de la 430000?» y «enséñame el mayor de esa cuenta».

Cada respuesta dice de qué ejercicio y de qué periodo son los números. Del balance de sumas y saldos te enseña 100 filas como mucho, o hasta 300 si se lo pides, y siempre dice cuántas hay en total.

Qué es cada informe y cómo se lee está en Sacar el balance y pérdidas y ganancias.

¿Qué me puede contar de mis impuestos?

Lo que saldría en tus modelos, calculado en el momento:

• «¿Cuánto IVA repercutido y soportado tengo en el segundo trimestre?». El libro registro por tipo
• «¿Qué me sale en el 303 de este trimestre?». Las casillas principales y el resultado.
• «¿Quién entra en el 347 de este año?». Los clientes y proveedores que pasan de 3.005,06 €, y por
• «¿Se envió la factura 1234 a Verifactu?». Si el documento se registró, si el envío salió, y el CSV
• «¿Qué liquidaciones de IVA hay hechas del tercer trimestre?», con su estado.

¿Un resumen del 303 significa que ya lo he presentado?

No. Powergest genera el fichero del modelo; no lo presenta ante la AEAT. No hay envío telemático con certificado, ni desde la pantalla ni desde el asistente.

Lo que te da el asistente es lo que saldría en el modelo, calculado con el mismo cálculo que genera el fichero. La respuesta lo dice con esas palabras cada vez. Preguntarle por el 303 no presenta nada y no genera ningún justificante.

Presentar sigue siendo cosa tuya: se genera el fichero desde su pantalla, se importa en el formulario de la sede electrónica y se repasa antes de enviarlo. El recorrido completo está en Presentar el modelo 303.

¿Qué me puede contar del CRM?

Lo que hay en tu agenda, en tus tableros y en tus contactos, sin que salgas del chat:

• «¿Qué tengo hoy en la agenda?» o «¿qué tiene mañana Lucía?». Te da las actividades de ese día,
• «¿Cómo va el embudo?». Cuántas oportunidades y qué importe hay en cada etapa, más el reparto entre
• «¿Qué esperamos cerrar este mes?». La previsión del periodo, con el importe bruto y el importe
• «¿Qué contactos llevan tres meses sin que nadie los toque?». Los más olvidados primero. No cuenta
• «¿Qué puntuación tiene el contacto 12?». Su puntuación de 0 a 100, los factores que la explican y

De cada lista te enseña 200 filas como mucho. Siempre dice cuántas hay en total y si te está enseñando solo una parte, así que puedes acotar la pregunta por fechas, responsable o tablero.

¿Por qué la previsión que me da no cuadra con mi tablero?

Porque el asistente pondera con la probabilidad que calcula el sistema, no con la que escribiste a mano en la oportunidad. Es la misma cifra que usa la previsión del tablero, y por eso las dos coinciden entre sí y no con la suma de tus porcentajes.

Las oportunidades a las que el sistema todavía no ha calculado probabilidad quedan fuera del importe ponderado. No desaparecen: se cuentan aparte y el asistente lo dice en la respuesta. Si son muchas, el ponderado se queda corto y el importe bruto no.

De dónde sale ese cálculo y cuándo se rehace está en Ver la previsión de ventas.

¿Puede decirme cómo evoluciona un dato mes a mes?

Sí, y también comparar dos periodos. El asistente hace ese análisis sobre los listados del diseñador: los mismos que sacas por Informes, con sus datos y con tus permisos. Por eso lo primero que busca es el listado adecuado. Si no hay ninguno que sirva, no hay análisis: no consulta las tablas por su cuenta.

• «¿Cómo van las ventas mes a mes?». La evolución periodo a periodo —por día, semana, mes,
• «Compara este trimestre con el mismo del año pasado». El total de cada uno, la diferencia, la
• «¿Qué facturación puedo esperar los próximos tres meses?». Una proyección de los periodos que
• «Expórtame ese listado a PDF». Genera el fichero en el servidor y te dice cómo se llama y dónde ha

De partida se agregan hasta 5.000 filas del listado y la serie se corta en 120 periodos. Cuando algo se ha recortado, la respuesta lo dice: no te da un total incompleto haciéndolo pasar por completo.

Cómo se prepara un listado está en Crear un listado a medida.

¿Qué fiabilidad tiene una previsión hecha sobre un listado?

Es una proyección aritmética sobre el histórico, no una predicción inteligente. El asistente toma los periodos pasados de la serie y los prolonga de una de dos maneras: la media móvil de los últimos periodos, que es lo que hace si no le pides otra cosa, o una regresión lineal, que es prolongar la recta que mejor se ajusta a lo ya ocurrido. No hay nada más detrás.

Por eso la respuesta dice siempre con qué método ha calculado y sobre cuántos periodos de histórico. Un número de previsión sin esos dos datos no se puede interpretar, y el asistente no lo da pelado.

Lo que ese cálculo no ve: tu estacionalidad, tu cartera de pedidos, el cliente grande que has perdido o la campaña que empieza en mayo. Sirve para saber hacia dónde apunta la tendencia. No sirve para decidir una compra por sí solo, y quien lo use así estará comprando contra una media, no contra una previsión de verdad.

¿Puede leer mi correo?

Sí. El asistente consulta el buzón que ves en Correo y te contesta sobre él. Leer lo hace sin más; para escribir, responder, marcar o mover te pide confirmación antes.

Se lo pides en lenguaje normal:

• «¿Tengo correos sin leer?»
• «Busca los correos donde se hable del presupuesto de Acme.»
• «Ábreme el correo 45 y dime qué me pide.»
• «¿Qué correos me he cruzado con compras@acme.com?»
• «¿Qué carpetas tengo?» o «¿qué plantillas de correo hay preparadas?»

Lee tu buzón, nunca el de un compañero. Si no tienes una cuenta de correo configurada, te lo dice con esas palabras y ahí acaba: no es un error, es que no hay nada que leer. La cuenta se configura en el módulo de Correo.

¿Por qué no encuentra un correo que sé que tengo?

Casi siempre porque el asistente busca por carpeta, no en el buzón entero. Por defecto mira en Entrada; si el mensaje está en otra, díselo: «búscalo en Enviados». Es la misma limitación que tiene el buscador de la pantalla de correo.

Los otros límites, para que no te sorprendan:

• Te enseña 20 correos por respuesta, y 50 como mucho si le pides más. Siempre dice cuántos
• De un mensaje muy largo lee los primeros 4.000 caracteres y avisa de que lo ha cortado.
• De los adjuntos te da los nombres, nunca el contenido. Para verlos, abre el correo en Correo.
• Al buscar los mensajes sin leer, o los que te has cruzado con una dirección, se queda en lo más

¿Puede escribir correos por mí?

Sí, pero nunca por su cuenta. Puede enviar un correo nuevo, responder a uno del buzón, dejar un borrador en Borradores, marcar un correo como leído y moverlo de carpeta. Cada una de esas cosas es una orden: te enseña una tarjeta y espera a que pulses Confirmar.

Lo hace desde tu cuenta de correo y solo sobre tu buzón. Ten presente que un correo enviado no se puede recoger: si el mensaje no es definitivo, pídele un borrador y envíalo tú.

Qué enseña esa tarjeta, y dónde leer el texto del mensaje antes de confirmarlo, está en Pedirle al asistente que haga algo.

¿Qué no va a hacer nunca?

No ejecuta nada sin que lo confirmes. Cualquier acción sobre el ERP pasa antes por una tarjeta que tienes que aprobar.

**No emite ni anula un documento sin decirte lo que eso supone.** Puede hacerlo si se lo pides, pero la tarjeta avisa de que el acto no tiene vuelta atrás y se comunica a la AEAT. Cuáles son esas órdenes está en Pedirle al asistente que haga algo.

No mueve dinero en tu banco. Puede preparar una remesa de pago con su fichero SEPA, pero el pago lo ordenas tú en la banca electrónica. La conexión bancaria del ERP solo lee movimientos.

No presenta impuestos. Te dice lo que saldría en el 303 o en el 347, pero el fichero lo presentas tú en la sede electrónica con tu certificado. El asistente no envía nada a la AEAT.

No responde de cosas ajenas al ERP. El tiempo que hará mañana, una duda legal general o un texto para un anuncio quedan fuera de su ámbito, y lo dice.

No revela claves ni contraseñas, ni aunque se lo pida un documento que le hayas dado a leer.

No recuerda de una conversación a otra. Dentro de una conversación mantiene el hilo; al pulsar Nueva conversación, empieza en blanco. Lo que quieras que sepa siempre va en la guía de conocimiento, no en un mensaje suelto.

¿Puede equivocarse?

Sí, y conviene tenerlo presente.

La documentación puede estar desfasada respecto al programa; el asistente citará lo que hay escrito. La guía de conocimiento de tu empresa puede tener un dato antiguo; el asistente lo dará por bueno, porque para él es la voz de la casa.

Por eso están los botones 👍 y 👎 debajo de cada respuesta. Una respuesta marcada como no útil llega a quien administra el ERP y se corrige en el origen, que es la documentación o la guía.

Para cualquier cosa con consecuencias —un importe que vas a facturar, un dato que vas a presentar— comprueba la cifra en su pantalla. El asistente acorta el camino; no sustituye la comprobación.

Ver también: Completar la guía de conocimiento · Preguntarle algo al asistente · Leer y organizar el correo