¿Cómo importo una factura de proveedor en PDF?

El programa lee las facturas PDF que tus proveedores te envían y las convierte en facturas de compra del ERP, sin teclearlas. Tú dejas los PDF en una carpeta de entrada, lanzas una pasada y revisas lo que ha leído antes de darlo por bueno.

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas una carpeta con los PDF. Es una carpeta del servidor donde corre el ERP, no de tu ordenador: no hay pantalla para subir ficheros. Si trabajas contra un servidor, pide a quien administre el ERP una carpeta compartida a la que el programa pueda entrar.

Necesitas también que la inteligencia artificial esté configurada. El programa lee el PDF, pero quien interpreta qué número es el de factura y cuál el total es un modelo de IA. Sin conexión a un modelo, cada documento acaba en estado Error con el motivo escrito.

No necesitas tener creado el proveedor. Si la factura trae un NIF válido y el proveedor no existe, el programa lo da de alta con los datos del emisor. Sí conviene tener claro en qué empresa estás: el buzón de documentos es de la empresa activa.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Gestión → Importación de documentos.
2. En Carpeta, escribe la ruta de la carpeta con los PDF. Si la dejas vacía, se usa la que esté
3. Si solo quieres procesar los de un proveedor concreto, escribe su NIF en NIF proveedor. Los
4. En Máx. docs pones cuántos quieres procesar como mucho en esta pasada. Puedes pedir menos de
5. Pulsa Procesar carpeta. Al terminar aparece un resumen del tipo «Procesados 12: 0 importados,
6. El programa carga a continuación el primer documento pendiente de revisar. Sigue por

Los PDF no se mueven ni se borran: se quedan donde estaban. El programa solo los lee y guarda la ruta, así que no cambies de sitio la carpeta mientras haya documentos a medias.

¿Qué hace el programa con cada PDF?

Con cada fichero da siempre los mismos pasos, y en este orden:

1. Comprueba si ese mismo fichero ya se procesó alguna vez. Si sí, lo salta sin registrarlo.
2. Extrae el texto con sus posiciones. Si el PDF no tiene texto (es una foto o un escaneo), pasa
3. Busca el NIF del emisor en el texto, descartando el de tu propia empresa. Si no lo encuentra,
4. Si reconoce al proveedor, usa sus reglas de lectura como pista: le dice a la IA en qué zona de
5. Pide a la IA los campos y las líneas de la factura.
6. Calcula la fiabilidad, una nota de 0 a 100 que mide sobre todo si las cuentas cuadran.
7. Resuelve el proveedor y, si procede, lo da de alta.
8. Comprueba que esa misma factura de ese proveedor no esté ya registrada.
9. Decide: importar directamente o dejarlo a revisión.

Cada fichero se guarda por separado. Un PDF problemático no tumba la pasada: se queda en Error con su motivo y el resto sigue.

¿Cuándo se importa solo y cuándo me pregunta?

De fábrica todo pasa por revisión, aunque la lectura sea perfecta. Es a propósito: hasta que no compruebas unas cuantas facturas de un proveedor, nadie sabe si el programa lo está leyendo bien.

Para que un documento se importe sin preguntar tienen que darse cuatro cosas a la vez:

• Que el modo prudente esté desactivado en la configuración de la empresa.
• Que el proveedor esté resuelto.
• Que ese proveedor esté validado, es decir, que alguien haya dado por buenas sus reglas de
• Que la fiabilidad llegue al mínimo configurado (90 de fábrica) y no falte ningún campo marcado

Un proveedor nuevo nunca llega solo a esa nota: parte de la coherencia con las reglas, y un proveedor sin reglas no tiene con qué comparar. Es decir, el primer documento de cada proveedor siempre se revisa a mano.

¿Qué pasa cuando un documento se importa?

Se crea una factura emitida de compra en el ERP, con todos sus efectos y en un solo paso. Si algo falla, no se hace nada: el documento se queda a la espera y el motivo aparece escrito.

Lo que ocurre al importar:

• La factura toma número de tu serie de compras. El número que traía el proveedor se guarda como
• La fecha es la que se leyó de la factura. Si no se pudo leer, la del día.
• Las líneas se crean como concepto libre, con su cantidad, precio, descuento e IVA. No se
• Entra en el libro de IVA soportado y genera su asiento contable.
• Queda en la cartera de pagos, con su vencimiento.
• El documento de importación queda en estado Importado y apunta a la factura creada.

¿Y si el mismo PDF llega dos veces?

Hay dos controles distintos, y conviene no confundirlos.

El primero es por fichero: se guarda una huella del PDF. Si vuelve a aparecer el mismo fichero, aunque esté en otra carpeta o con otro nombre, se salta sin registrarlo y cuenta como «saltado» en el resumen de la pasada.

El segundo es por factura: si el proveedor y el número de factura coinciden con un documento que ya está en el buzón, el nuevo se marca en Error con el aviso de duplicado. Solo se comparan los documentos que no acabaron en Error, así que un intento fallido nunca bloquea al siguiente.

Un PDF distinto de la misma factura (por ejemplo, reenviado con otro pie) sí se registra y sí salta el aviso de duplicado. Es lo que se busca: la huella detecta el fichero repetido, el número detecta la factura repetida.

Si algo va mal

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