Las fichas con las que trabaja todo el ERP

Los maestros son las fichas base: el artículo que vendes, el tercero al que le vendes o le compras, los precios con los que trabajas y las monedas en las que cobras. Todo documento del ERP se apoya en ellas, así que un maestro bien puesto ahorra correcciones en todos los demás.

¿Qué doy de alta primero?

El artículo, porque es lo que teclearás en las líneas de cualquier documento. Es cada cosa que vendes o compras, y puede ser un producto con existencias o un servicio. El alta pide tres campos y se explica en dar de alta un artículo.

Después, la persona o empresa con la que operas. Si le vendes, dar de alta un cliente; si le compras, dar de alta un proveedor. En los dos casos bastan el Código y el Nombre comercial; el resto se completa cuando haga falta.

¿Cliente y proveedor son dos fichas distintas?

No. Son dos roles de la misma ficha, el tercero. Eso explica dos cosas que sorprenden la primera vez: que el cliente 0001 y el proveedor 0001 convivan sin chocar, porque el código identifica al tercero dentro de un rol; y que borrar un cliente pueda afectar también a su lado de proveedor.

Merece leerse antes de dar de alta a alguien a quien compras y vendes a la vez: un tercero que es cliente y proveedor.

¿Dónde pongo los precios?

En dos sitios distintos, y no son lo mismo. El precio de un artículo vive en su ficha, pestaña Precios, en cuatro niveles de venta. Una tarifa es otra cosa: es el conjunto de condiciones de tarifa —descuentos o precios especiales— de un tercero concreto. Los dos se explican en poner precios y tarifas.

Dos cosas de ahí conviene saberlas de antemano. Al facturar se usa siempre el Precio venta 1: los niveles 2, 3 y 4 se guardan, pero hoy no se eligen solos. Y las condiciones de tarifa sí se aplican solas al resolver el artículo de una línea, con un orden fijo: la condición del artículo gana a la de la familia, y solo se aplica una, la más concreta.

¿Cómo trabajo con tallas y colores?

Con variantes. Un artículo con tallas no se desdobla en varias fichas: sigue siendo una sola, con una rejilla en la que cada combinación —talla M, color rojo— tiene su código, su descripción y, si quieres, su propio precio y su propio stock.

Va en tres pasos y en este orden:

1. Decidir para toda la empresa cuántos niveles hay y qué claves existen en cada uno: [preparar las
2. Generar la rejilla de variantes del artículo: [dar de alta un artículo con tallas y
3. Venderlo, que se puede hacer de tres formas —teclear el código de la variante, elegirla en una

Las existencias de un artículo con variantes se llevan por combinación y en total, y se consultan tanto en la ficha como en el listado del almacén: ver el stock por tallas y colores.

¿Y si cobro en otra moneda?

Entonces necesitas la ficha de la divisa: dar de alta una divisa. Guarda cómo se escribe la moneda —código ISO, símbolo, decimales— y a cuánto está el cambio contra la moneda base, que es aquella en la que tu empresa lleva sus cuentas.

¿Qué efecto tiene rellenar bien un maestro?

Que el trabajo de todos los días deja de ser teclear. El código del artículo aparece con su precio, la condición de tarifa del cliente entra sola en la línea, la variante se resuelve por su combinación y los importes salen con los decimales de tu empresa.

Ese es el reparto: el maestro se piensa una vez, el documento se hace mil. Un dato que falta en la ficha se acaba escribiendo a mano en cada documento, y ahí es donde aparecen las diferencias.