¿Cómo registro una llamada, una visita o una tarea?

En el CRM, todo lo que hay que hacer con un contacto es una actividad: una llamada, una reunión, un correo pendiente, una tarea. Lo que ya ha pasado y solo quieres dejar escrito es una nota.

¿Qué necesito antes de empezar?

Un contacto dado de alta. El tipo de actividad no hace falta prepararlo: se crea desde la misma pantalla, y el sistema crea uno genérico si no hay ninguno.

¿Cómo se hace?

1. Abre la ficha del contacto y ve a la pestaña Actividad.
2. En el panel Actividades, pulsa Nueva actividad.
3. Escribe el Título de la actividad. Es obligatorio.
4. Añade una Descripción si te sirve.
5. Elige el Tipo. Si no hay ninguno, el aviso te manda al panel Tipos.
6. Marca Todo el día o pon la hora en Inicio. Fin es opcional.
7. Pulsa Guardar.

La actividad nace pendiente y a tu nombre como responsable.

¿Para qué sirven los tipos de actividad?

Un tipo de actividad es una etiqueta con nombre y color propios de cada usuario: «Llamada de seguimiento», «Visita comercial», «Demo». Cada tipo se apoya en una categoría base —Llamada, Reunión, Email, Tarea u Otro— que es la que decide el icono.

Se gestionan con el botón Tipos de la cabecera del panel: + Nuevo tipo para crear uno, la ✕ de cada fila para borrarlo.

Los tipos son de cada usuario, no de la empresa: solo ves y editas los tuyos.

Cuando el contacto tiene actividades de varios tipos, aparecen unos filtros encima de la lista para quedarte solo con uno.

¿Cómo marco una actividad como hecha?

Con la casilla de la propia fila. Al marcarla, la actividad deja de estar pendiente y se anota en el historial del contacto como interacción: es lo que luego cuenta para el score del contacto.

Desmarcarla la reabre, pero eso no borra la anotación anterior.

¿Qué es el panel de detalle de una actividad?

Al pulsar una actividad se abre su detalle a la derecha, sin tapar la pantalla: puedes seguir trabajando en la ficha mientras lo consultas.

Desde ahí se edita, se elimina y se añaden apuntes: notas cortas dentro de esa actividad, para ir dejando lo que va pasando («llamado, no contesta», «reprogramado al martes»). Se escriben en el campo de abajo y se confirman con Intro.

¿Cómo pongo un recordatorio?

Desde el Calendario, no desde la ficha: el formulario de la ficha no tiene ese campo. Se explica en ver el calendario de actividades.

Si editas desde la ficha una actividad que ya tenía recordatorio, se conserva: no se pierde por pasar por aquí.

¿Y las notas?

Una nota es texto libre sobre el contacto, con formato. Se escriben en el panel Notas de la misma pestaña, con Nueva nota.

Cada nota lleva un tipo de nota obligatorio: a diferencia de los tipos de actividad, estos son de toda la empresa y su nombre no se puede repetir. Se gestionan con el botón Tipos del panel. Si aún no hay ninguno, el sistema crea uno llamado «Nota» la primera vez que hace falta.

Un tipo de nota no se puede borrar si alguna nota lo usa: el aviso dice cuántas.

Las notas se pueden editar y borrar, y también filtrar por tipo cuando hay de varios. Cada nota que escribes queda además en el historial del contacto con su texto.

¿Dónde escribo lo que no es ni una tarea ni una nota?

En Observaciones, en la pestaña Resumen. Es un campo libre para el contexto permanente del contacto: preferencias, acuerdos, cómo tratarle. No genera nota ni entrada en el historial con el texto: solo se anota que se modificó.

Si algo va mal

Ver también: Ver el calendario de actividades · Ver el historial de un contacto · Dar de alta un contacto