Llevar la contabilidad

La contabilidad del ERP se alimenta sola de lo que facturas y compras, y deja teclear a mano lo que no viene de un documento. Desde aquí se consultan los libros, se cierra el ejercicio y se sacan las cuentas anuales.

¿Por dónde empiezo?

Por el Panel contable, que es la portada de Contabilidad. Reúne en tarjetas todas las pantallas del módulo agrupadas por lo que vas a hacer con ellas, y lleva arriba el botón para grabar un asiento nuevo, que es lo que más se hace.

Casi todo lo demás se entiende en cuanto se teclea el primer asiento: hacer un asiento manual explica qué es un asiento, qué es un apunte y por qué hace falta el ejercicio y el mes abiertos.

¿Cómo se organizan las cuentas?

El plan de cuentas se rellena solo: cada cuenta nace la primera vez que alguien la usa. Darla de alta a mano sirve para ponerle nombre antes o para dejar preparado un concepto nuevo, y en dar de alta una cuenta contable está la diferencia que más cuesta al principio: una cuenta de grupo agrupa y muestra totales, y una subcuenta es la que recibe los apuntes.

Para ver los movimientos de una cuenta con su saldo acumulado línea a línea está el mayor: consultar el mayor de una cuenta enseña las dos formas de llegar a él, desde la ficha de la cuenta y desde el propio diario.

¿Cómo busco un asiento que ya está grabado?

En el Diario contable, filtrando por fecha, cuenta, importe o concepto. Desde ahí se abre un asiento para corregirlo y se pasa el chequeo que revisa si la contabilidad tiene fallos de forma: buscar y corregir asientos.

Si el asiento se repite igual cada mes —la nómina, el alquiler, el recibo de la luz— no hace falta volver a teclearlo: se guarda como plantilla y se aplica cuando toca. Es lo que explica usar asientos predefinidos.

¿Cómo saco los libros y las cuentas anuales?

Los libros obligatorios —Diario, Mayor e Inventarios y Cuentas Anuales— se emiten eligiendo el ejercicio y el rango de meses, y cada emisión queda registrada: sacar los libros oficiales.

El balance y la cuenta de pérdidas y ganancias se calculan sobre los saldos en el momento en que los pides, sin preparar nada antes y aunque el año no haya terminado: sacar el balance y pérdidas y ganancias. El texto que acompaña a esas cifras se escribe aparte, sobre una plantilla con huecos que se rellenan solos: la memoria de las cuentas anuales.

Cualquiera de esas consultas se saca en PDF para imprimir y en CSV para la hoja de cálculo, siempre con los filtros que tengas puestos en pantalla: imprimir y exportar la contabilidad.

¿Cómo sé qué margen deja cada obra o cada departamento?

Con la contabilidad analítica, que reparte gastos e ingresos entre dimensiones analíticas —departamentos y proyectos— sin tocar la contabilidad financiera. Viene desactivada de fábrica y se enciende en su pantalla: imputar costes por departamento y proyecto.

Los costes que no son de nadie en concreto —alquiler, suministros, administración— se acumulan en un departamento auxiliar y luego se redistribuyen entre los principales: repartir costes indirectos. También aquí solo se mueven cifras analíticas.

¿Y lo que se compra para varios años?

Eso es inmovilizado: un local, una furgoneta, un ordenador. Su valor no es gasto del mes en que se paga, sino que se va llevando a gasto poco a poco, y el programa lo calcula y lo contabiliza: amortizar el inmovilizado.

¿Qué ocurre al cerrar el ejercicio?

Cerrar el ejercicio genera los asientos de fin de año y bloquea sus meses. Abrir el siguiente arrastra los saldos. Las dos operaciones se pueden deshacer mientras nadie haya seguido trabajando encima, así que el orden importa más que la prisa: cerrar y abrir el ejercicio.

A partir del cierre, el año queda como está: los meses bloqueados no admiten asientos nuevos, y lo que haya que corregir se corrige antes de bloquear.