¿Cómo veo lo que se ha hecho en un proyecto y las horas que ha llevado?

Un proyecto es el código que agrupa varias órdenes de fabricación: una obra, un encargo largo, una instalación. Con él, el ERP puede decirte de una tirada qué se ha hecho, cuántas horas trabajadas ha llevado, qué ha costado y qué se ha facturado. Están en Producción › Proyectos y Producción › Horas trabajadas.

¿Qué es un proyecto para la gestión?

Un proyecto es un código que se teclea en la cabecera de una orden de fabricación: «OBRA.123» o «OBRA.123.FASE1». Todas las órdenes que llevan ese código quedan reunidas bajo él.

No hay un fichero de proyectos que rellenar antes. El proyecto se crea al teclearlo en la orden, con sus niveles superiores: si escribes «OBRA.123.FASE1» y no existía nada, quedan creados «OBRA», «OBRA.123» y «OBRA.123.FASE1» de una vez.

El código es jerárquico y los puntos marcan los niveles. Eso tiene una consecuencia práctica que conviene entender desde el principio: las cifras de un proyecto incluyen siempre las de los que cuelgan de él. «OBRA.123» suma lo suyo más lo de «OBRA.123.FASE1»; «OBRA» suma todo lo que empiece por «OBRA».

Y es el mismo código de la dimensión analítica «Proyecto». Si la empresa tiene encendida la analítica, ese mismo código agrupará también los apuntes contables. Si no la tiene, el proyecto sirve igual para la gestión: no hace falta encender nada ni mantener un maestro aparte.

¿Qué enseña la pantalla de proyectos?

Producción › Proyectos lista los proyectos como un árbol, con cada nivel sangrado bajo el suyo. De cada uno se ve:

• Órdenes: cuántas tiene, con unas marcas pequeñas al lado que dicen cuántas están abiertas,
• Partes y Horas: cuántos partes de fabricación han ejecutado esas órdenes y cuántas horas se
• Coste, Importe, Facturado y Margen.

Arriba, cuatro cifras resumen lo que se está listando. Se cuentan solo los proyectos de nivel superior de la lista, precisamente porque un padre ya lleva dentro lo de sus hijos: sumarlos otra vez contaría el mismo trabajo dos veces.

Se filtra por texto (código o nombre), por prefijo —teclea «OBRA» y se ve solo esa rama— y por fechas, que acotan las órdenes: las cifras se calculan con las que caen dentro del periodo. La casilla Ver proyectos sin órdenes enseña también los códigos que existen pero todavía no tienen ninguna orden; de fábrica no se enseñan.

Al pulsar una fila se abre el detalle del proyecto: sus cifras, los subproyectos que cuelgan de él, sus órdenes —con clic para abrir cada una— y sus horas repartidas por operario. El botón Volver regresa al listado.

¿Cómo leo el coste, el importe, el facturado y el margen?

Son cuatro cifras distintas y cada una responde a una pregunta:

• Coste es lo que ha costado ejecutarlo: lo que llevan gastado los partes mientras la orden está
• Importe es lo pactado con el cliente: la base imponible de las órdenes, sin IVA.
• Facturado es lo que ya ha salido en un albarán o una factura de venta que viene de esas órdenes.
• Margen es el importe menos el coste. En rojo cuando es negativo.

Dos comparaciones que se hacen solas al verlas juntas. Importe frente a coste dice si el encargo sale a cuenta. Importe frente a facturado dice cuánto queda por cobrar de lo que ya está pactado: si el facturado es mucho menor, hay trabajo hecho sin facturar.

¿Qué son las horas trabajadas y qué no son?

Las horas trabajadas son las que alguien apuntó en un parte de fabricación: una línea de horas, con su operario, su fecha y sus horas reales. Son lo que pasó.

No son lo mismo que las horas presupuestadas de una orden. Cuando en una orden pones «40 h de montaje», eso es lo que se le va a cobrar al cliente; no ha trabajado nadie todavía. Esas horas no salen en esta pantalla. Aparecen aquí cuando se hace el parte del día y alguien apunta las que de verdad se hicieron.

La consecuencia práctica es que las dos cifras pueden no coincidir, y ahí está la gracia: presupuestaste 40 y llevas 52, o al revés. Al cerrar la orden, si dejas marcado el ajuste a lo ejecutado, la orden pasa a llevar las horas trabajadas de verdad.

Un parte que solo apunta horas, sin fabricar nada, es normal y cuenta igual.

¿Cómo filtro y exporto las horas?

Producción › Horas trabajadas lista cada apunte con su fecha, el parte, el operario, la orden, el proyecto, el concepto, las horas, el coste por hora y el coste. Desde la fila se abre el parte, la orden o el proyecto.

De fábrica enseña el mes en curso. Se filtra por fechas —la fecha es la del trabajo, no la del parte—, por operario, por proyecto y por texto libre (número de parte, concepto o nombre del operario). El botón Este mes vuelve al periodo de partida.

El pie de la lista y las cifras de arriba son siempre del filtro entero, no de la página que estás viendo: si hay 400 apuntes y la pantalla enseña 25, el total sigue siendo el de los 400.

A la derecha, Por operario reparte esas mismas horas entre quienes las hicieron, con su coste y cuántos partes tocó cada uno.

Exportar CSV descarga todas las filas del filtro, no solo la página, en un fichero que Excel abre en columnas. Lleva una fila final con los totales. Si el filtro trae más apuntes de los que caben en una descarga, el programa lo dice y basta con acotar más las fechas.

¿De dónde sale el coste de una hora?

De la ficha del operario, si la tiene rellena: su coste por hora. Es el camino normal y el que conviene, porque no todas las horas valen lo mismo.

Si el operario no tiene coste por hora, se usa el del artículo de horas de la línea, que es su precio de compra. Así siempre hay un número con el que valorar, aunque nadie haya rellenado nada.

Por eso la columna Coste/h puede variar entre dos líneas del mismo artículo: no depende del artículo, depende de quién trabajó. Cómo se mantiene ese dato está en quiénes son los operarios y cómo se mantienen.