¿Cómo emito una factura?

Mientras preparas una factura, es un documento borrador: puedes cambiar lo que quieras y no afecta a nada. Al pulsar Emitir pasa a ser una factura emitida, con su número definitivo, y entonces sí afecta al almacén, a los cobros y a Hacienda.

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas el cliente dado de alta, con su forma de pago. De la forma de pago salen los vencimientos de cobro.

Los artículos también conviene tenerlos dados de alta. Si es algo puntual que no está en tu fichero, puedes escribir el concepto a mano en la línea.

Si tu empresa usa series de documentos, mira en cuál estás antes de empezar. El número sale del contador de esa serie, y una factura emitida ya no se puede cambiar de serie.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Facturación y pulsa Nueva.
2. Escribe el código del cliente y pulsa Intro. Si no te lo sabes, escribe parte del nombre y
3. Añade las líneas. En cada una pones el código del artículo y la cantidad. El precio sale de la
4. Revisa el pie: forma de pago, descuentos y totales.
5. Pulsa Guardar cuando quieras. Queda como documento borrador, con un número provisional del
6. Cuando esté todo bien, pulsa Emitir.

También puedes llegar aquí desde un presupuesto, un pedido o un albarán que ya tengas, sin volver a teclear las líneas. Eso se explica en de presupuesto a factura.

Si falta algún dato, la pantalla te avisa antes de terminar. Hay avisos que no impiden emitir. Por ejemplo, que se sirve menos cantidad de la pedida: aparecen al acabar y la factura sale igual.

Sobre el precio, conviene saber de dónde sale exactamente. Se toma el primer nivel de precio de la ficha del artículo. Si el artículo tiene variantes (tallas o colores) y esa variante tiene precio propio, manda el de la variante. La tarifa asignada al cliente no cambia el precio que se propone: se guarda en el documento, pero hoy no interviene en el cálculo. Si un cliente tiene precios pactados, hay que escribirlos en la línea.

¿Por qué se pliega sola la cabecera al escribir líneas?

La pantalla del documento tiene tres bloques que se pliegan: Datos de Facturación arriba (en un documento de compra se llama Datos de Compra), Líneas del documento en medio y Resumen Económico abajo.

De los tres, siempre hay dos abiertos. Al entrar a teclear en las líneas se pliega la cabecera, para que quepan más filas a la vista. Al volver arriba se abre la cabecera y se pliega el pie; al bajar al pie ocurre lo contrario. Las líneas no se pliegan solas nunca.

Un bloque plegado no esconde lo importante. La cabecera plegada sigue mostrando en su título el código, la fecha y el cliente. El pie plegado sigue mostrando el total, el descuento, el vencimiento y la forma de pago.

Puedes plegar y desplegar cualquiera de los tres a mano, con la flecha de su título.

¿Cómo dejo de que se plieguen solos?

Apagando el modo compacto. Es el botón de las dos flechas que hay en la barra de arriba de la pantalla del documento. Al pasar el ratón por encima te dice en qué modo estás.

Con el modo compacto activado, la pantalla se ajusta a la ventana —el desplazamiento vive dentro de la rejilla de líneas— y la cabecera y el pie se pliegan solos como se ha explicado.

Con el modo compacto desactivado, no se pliega nada solo: mandas tú con la flecha de cada bloque, y la página se desplaza de forma normal mostrando la cabecera y el pie enteros.

El modo es tuyo, no de la empresa: se recuerda para tu usuario y sigue igual la próxima vez que entres, también desde otro equipo. Cambiarlo no afecta a lo que ven tus compañeros.

¿Qué pasa cuando pulso Emitir?

Al emitir ocurren varias cosas de golpe. Si alguna falla, no se hace ninguna: el documento se queda como estaba y no se pierde nada.

Esto es lo que pasa:

• La factura recibe su número definitivo de la serie. Es correlativo y sin huecos. El número
• Se descuenta el almacén, con el lote o el número de serie si el artículo los lleva.
• Se crean los vencimientos de cobro según la forma de pago. Si es al contado, además queda
• Entra en los libros de IVA y se genera el asiento contable.
• Se registra ante Hacienda, con una huella digital enlazada a la factura anterior. El envío en

¿Qué ya no puedo cambiar después de emitir?

Una factura emitida no se puede borrar, ni cambiar de número, ni cambiar de serie. La ley lo impide y el programa también.

Si te has equivocado, la solución no es borrar: es rectificar, y tiene su propio procedimiento en rectificar una factura.

Lo que sí se puede hacer, si tu empresa lo permite, es modificar una factura emitida. El programa deshace los efectos anteriores —almacén, cobros, IVA y contabilidad—, aplica los nuevos y lo deja todo cuadrado. Es una decisión de empresa: pregunta a quien administre el ERP si la tienes abierta.

¿Y si no tengo stock suficiente?

Depende de cómo esté configurada tu empresa. Hay dos comportamientos, y son muy distintos:

• Facturar igual (lo más habitual): se factura la cantidad que has puesto, el almacén se queda en
• Servir solo lo que hay: la cantidad se ajusta a lo disponible y te avisa del recorte. Lo que

En ninguno de los dos casos se impide emitir por falta de existencias, salvo que se haya configurado así a propósito.

¿Dónde está el botón de facturas electrónicas?

En el listado de documentos de venta, arriba a la derecha, con el nombre Facturas electrónicas. Lleva a Gestión de facturas electrónicas, donde una factura emitida se convierte en el fichero Facturae que se envía a la Administración.

Solo aparece en las secciones que producen una factura de venta: Factura directa y Factura de albaranes. En Presupuesto, Pedido de clientes y Venta con albarán no está, porque esos documentos no se emiten como factura electrónica.

En compras tampoco aparece. La factura electrónica es una obligación de quien emite, y en una compra emite el proveedor.

Si la barra de arriba está estrecha, el botón se recoge en el menú ··· del extremo derecho junto al resto de acciones secundarias. Sigue estando ahí.

¿Cómo paso de aquí a la contabilidad de la factura?

En una factura emitida tienes el botón Ver contabilización, arriba en la barra de la pantalla. Te lleva al Diario contable y te deja colocado en el asiento de esa factura, resaltado.

El asiento no se abre para editarlo: se enseña. Vienes a mirar, no a tocar.

Arriba del diario aparece ← Volver a la factura. Con ese enlace vuelves justo a donde estabas, sin buscar la factura otra vez.

El botón aparece apagado con el mensaje «Esta factura no está contabilizada» cuando todavía no hay asiento. Pasa mientras es un documento borrador: el asiento nace al Emitir. En cuanto emites, el botón se enciende sin recargar la pantalla.

En un presupuesto, un pedido o un albarán el botón no aparece: esos documentos no generan asiento.

Si algo va mal

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