Cobrar y pagar con Powergest

Todo el dinero que entra y que sale se lleva desde el mismo sitio: los vencimientos que dejan las facturas, la cartera de lo que queda por cobrar y por pagar, y los ficheros que se le mandan al banco. Esta página cuenta el recorrido completo y enlaza al detalle de cada paso.

¿Por dónde empiezo si nunca he cobrado aquí?

Por cobrar un vencimiento. Es la operación más corriente y enseña las piezas que valen para todo lo demás: qué es un vencimiento, cómo se marca en la tabla lo que se quiere cobrar y en qué cuenta de tesorería entra el dinero.

Antes del primer cobro hacen falta dos cosas. Una cuenta de tesorería activa —la caja o el banco donde entra el dinero—, y clientes con forma de pago, porque de la forma de pago salen los vencimientos. Los dos los prepara quien administre el ERP.

Si la factura era al contado no hay nada que hacer: quedó cobrada al emitir.

¿De dónde salen los vencimientos?

Nacen solos. Al emitir una factura, el ERP crea un vencimiento por cada plazo de la forma de pago del cliente. El conjunto de los vencimientos sin cobrar es la cartera.

Cuántos plazos son, cuánto se aplaza cada uno y en qué día del mes caen se decide en la forma de pago: poner las condiciones de pago.

Con los proveedores funciona igual, pero al revés: las facturas de compra generan vencimientos de pago. Registrarlos es la misma operación con el signo cambiado y está en registrar un pago a un proveedor. Se marcan los recibos del proveedor, se comprueba el importe y sale el dinero de la cuenta de tesorería que elijas.

¿Cómo mando los recibos al banco de una vez?

Cuando son muchos recibos no se cobran uno a uno: se agrupan en una remesa y se le pasa al banco un fichero SEPA. Eso es generar una remesa bancaria, que sirve para las dos direcciones. En cobros el fichero domicilia los recibos; en pagos ordena las transferencias.

Para domiciliar cobros hacen falta dos cosas más: el Identificador de Acreedor SEPA de tu empresa y un mandato activo por cada cliente, que es la autorización firmada que te permite girarle recibos. Para las transferencias de pago basta con el IBAN en la ficha del proveedor.

¿Qué hago si el banco me devuelve un recibo?

Depende de qué haya pasado de verdad, y conviene acertar porque las dos salidas dejan huellas distintas. Está explicado en devolver un cobro.

• Una devolución es un hecho de negocio: el dinero volvió y queda constancia. El vencimiento se
• Una anulación es la corrección de un error de registro: la operación nunca debió existir y no

Lo normal es que el banco devuelva un recibo suelto, no la remesa entera.

¿Y si el cliente paga antes de que exista la factura?

Ese dinero es un anticipo: entra en la caja o en el banco en el momento y queda como saldo a favor del cliente hasta que se aplique a un vencimiento. Cómo se da de alta y por qué el cliente es obligatorio está en registrar un anticipo de un cliente.

Distinto es el vale, que es un saldo a favor que no nació de una entrega de dinero: sale de un abono, de una devolución o de una incidencia, y al crearse no mueve la caja. Se usa después igual que un anticipo: qué es un vale y cómo lo uso.

¿Cómo se aplica ese saldo a una factura?

Se cobra el vencimiento de la forma normal y se marca el saldo como origen del dinero. En el cobro, los vales del cliente con saldo aparecen ya en su pestaña, y el resumen económico enseña cuánto se está cubriendo con ellos. Los pasos están en qué es un vale y cómo lo uso.

Si el saldo cubre el total, no entra dinero en la caja y el vencimiento queda cobrado igual; si cubre una parte, entra en efectivo la diferencia. Cuando hay anticipos y vales a la vez, primero se consumen los anticipos. Un vale se puede usar en varias veces: mientras le quede saldo aparece como parcial, y cuando se agota pasa a consumido.

El ERP puede emitir vales él solo en dos casos. Al devolver un cobro puedes elegir no sacar el dinero de la caja, y el importe se convierte en un vale. Y si tu empresa lo tiene configurado así, al emitir un abono el crédito se materializa como vale en vez de dejar un vencimiento negativo en la cartera.

¿Qué ocurre en el momento de cobrar?

Al registrar el cobro pasan varias cosas a la vez, y si alguna falla no pasa ninguna: el vencimiento se queda como estaba. El vencimiento deja de estar pendiente del todo o en parte, queda registrada la remesa con su fecha y su importe, y el dinero se anota en la cuenta de tesorería elegida.

Desde ese momento el cobro ya no se edita. Lo que se puede hacer es devolverlo o anularlo, que son dos cosas distintas y las dos dejan constancia.