¿Por qué el CRM me ha preguntado en qué trabajo?

Para hablarte con tus palabras. El CRM hace lo mismo para todo el mundo —fichas de gente y un tablero por el que avanzan cosas hasta cerrarse—, pero no todos lo llamamos igual: lo que para comercial es un embudo de ventas con oportunidades, para el servicio técnico es un tablero de incidencias.

La pregunta sale una sola vez, la primera que abres el CRM, con tres opciones: Ventas, Marketing y Servicio técnico.

Puedes marcar más de una. Si llevas las campañas y además cierras las ventas, marca las dos: no tienes que elegir cuál eres. Y si no haces ninguna de esas cosas, pulsa Ninguna de estas — el CRM te hablará en palabras generales y no te lo volverá a preguntar.

¿Qué cambia según lo que responda?

Tres cosas, todas de vocabulario. Ninguna función se activa ni se esconde: puedes hacer exactamente lo mismo respondas lo que respondas.

Esas fases son la propuesta del primer momento: al crear un tablero, el tipo de tu perfil aparece el primero de la lista y ya marcado. Puedes elegir cualquier otro, o definir tus propias fases una a una — ver crear un tablero.

Si marcaste varias, tienes las de todas: los tipos de tablero de cada una salen arriba en la lista. Y la guía te pregunta lo primero de todo por cuál quieres empezar; a partir de ahí te habla en ese idioma —también el nombre que te sugiere— y al terminar te recuerda que lo otro se hace exactamente igual. No hay una guía por dedicación: es la misma, contada en tus palabras.

La guía paso a paso de Puesta en marcha también te habla así: te propone montar tu tablero de incidencias, no un embudo de ventas.

¿Y si me equivoco al responder, o cambio de puesto?

Lo cambias tú mismo, cuando quieras: botón de Ajustes (el engranaje de la barra de arriba) → Preferencias → tarjeta En qué trabajo. Marca y desmarca lo que quieras y pulsa Guardar.

La respuesta es una preferencia tuya, no de la empresa: en la misma empresa cada persona tiene la suya, y cambiar la tuya no afecta a nadie más.

Hay una excepción, y la tarjeta la avisa cuando se da: si tu espacio de trabajo fija las palabras del CRM —el espacio Ventas que trae el programa las fija en «oportunidades», y un administrador puede fijarlas en cualquier espacio que cree, por ejemplo uno «SAT» para los técnicos—, en ese espacio el CRM te habla así a ti y a todos, y no te pregunta nada. Tu preferencia sigue guardada y vuelve a mandar en Todo el sistema o en un espacio que no las fije. Ver Elegir mi espacio de trabajo.

Cambiarla no rehace nada de lo que ya existe: los tableros y las fichas que ya tengas siguen llamándose como se llamaban. Solo cambia lo que el programa te proponga a partir de ahí.

Si tu empresa no tiene contratado el CRM, esa tarjeta no aparece: sin CRM esas palabras no se usan en ninguna pantalla.

¿De dónde han salido el tablero y los contactos que veo?

Si tu instalación lo tiene puesto, al responder se te prepara un ejemplo completo en tus términos: un tablero con sus fases, seis fichas repartidas por ellas —una ganada y una perdida—, dos contactos con su teléfono, su correo y sus notas, cuatro citas en el calendario y una automatización.

Todo lo de ejemplo lleva (ejemplo) en el nombre, para que no lo confundas nunca con lo tuyo.

Sirve para dos cosas: ver de qué va el programa sin tener que rellenarlo antes, y tener algo real sobre lo que practicar. Los informes, en particular, no se entienden con el CRM vacío —sin nada ganado ni perdido salen todos a cero—.

¿Cómo me los quito cuando ya no los necesito?

Mientras queden datos de ejemplo verás arriba una franja que lo recuerda, con un botón Quitarlos. Puedes cerrar la franja: entonces la opción se queda en Puesta en marcha, que es donde vive siempre.

Al quitarlos se va todo lo de ejemplo y solo eso: el tablero, sus fichas, los dos contactos, las citas, la automatización y los tipos de nota y actividad que se crearon con ellos. Lo que hayas hecho tú no se toca, aunque lo hayas hecho encima de una ficha de ejemplo.

Se van también las fichas de ejemplo que hayas editado. Si has convertido una en algo tuyo de verdad, cámbiale el nombre y créala aparte antes de quitar los ejemplos.

Si algo va mal