Configurar las series de numeración

¿Qué es una serie y para qué sirve?

Una serie es un contador de números de documento. Cuando emites una factura, el número no lo eliges tú: sale de la serie, correlativo y sin huecos.

Las series sirven para separar numeraciones que la ley o tu organización piden separadas. Los casos habituales son abrir una serie por año, para que la numeración empiece de nuevo en cada ejercicio, y llevar las rectificativas en su propia serie, porque un abono no puede compartir numeración con las facturas que rectifica.

Se configuran en Configuración › Series de documentos.

¿Por qué veo la misma serie «A» repetida en la lista?

Porque no es la misma. Cada tipo de documento lleva su propia numeración, aunque el código de serie se escriba igual.

La serie «A» de facturas y la serie «A» de albaranes son dos contadores distintos: cada uno va por su número. Que la factura A vaya por la 340 no tiene nada que ver con por dónde vaya el albarán A. Por eso la lista está agrupada por tipo de documento y dentro de cada grupo aparecen sus series.

Y si trabajas con varias empresas, cada empresa lleva sus propias series y sus propios contadores: la pantalla muestra las de la empresa activa, y lo que factura una empresa no mueve la numeración de otra.

Cuando quieras cambiar algo, fíjate primero en el grupo: es lo que dice de qué contador estás hablando.

¿Cómo creo una serie nueva?

Pulsa Nueva serie, elige el tipo de documento, escribe el código de serie y guarda.

El código se guarda siempre en mayúsculas: «a» y «A» son la misma serie, para que no acabes con dos contadores por una diferencia que no ves al teclear.

Una serie nueva empieza en cero: el primer documento que emitas con ella será el número 1.

Si es la primera serie de ese tipo de documento, queda marcada por defecto automáticamente. Si no lo estuviera, ese tipo no tendría ninguna serie que proponer al crear un documento.

¿Cómo cambio el formato del número?

En el detalle de la serie tienes tres campos que deciden cómo se ve el número, y una vista previa que te enseña el resultado antes de guardar.

• Prefijo: texto delante del número. Por ejemplo FV.
• Longitud del número: ceros a la izquierda hasta esa anchura. Con longitud 6, el número 42 se
• Sufijo: texto detrás del número. Por ejemplo /26.

Los tres juntos dan FV000042/26. La vista previa de Quedará como te enseña exactamente eso, con el próximo número real de la serie.

Cambiar el formato no cambia los documentos ya emitidos: solo afecta a los que se emitan a partir de ahora.

¿Por qué no puedo cambiar el último número?

Porque es la memoria de lo que ya se ha emitido, y tocarlo a mano rompe la numeración.

Si lo bajaras, la siguiente factura repetiría un número que ya está en una factura emitida. Eso es justo lo que la numeración correlativa debe impedir, así que el campo se enseña pero no se edita: lo lleva el programa cada vez que emite un documento.

Si el número no es el que esperabas, casi siempre es que estás en otra serie o en otro ejercicio.

¿Puedo cambiarle el código a una serie?

Solo mientras no haya numerado ningún documento. En cuanto una serie emite su primer documento, su código de serie queda fijo.

El motivo es el mismo que el del último número: ese código está estampado en los documentos ya emitidos, y en el número que el cliente tiene impreso. Renombrar la serie no los renumera; lo único que consigue es que lo emitido quede referido a un código que ya no existe.

Si lo intentas, el programa lo rechaza y te dice cuántos documentos lleva numerados esa serie. Para empezar a numerar con otro código, crea una serie nueva y márcala por defecto. La anterior se queda con su historia.

El resto de la serie —prefijo, longitud, sufijo, activa o no— sí se puede cambiar siempre.

¿Qué es la serie por defecto?

Es la que el programa propone al crear un documento de ese tipo.

Solo puede haber una por tipo de documento. Al marcar una, la que lo estuviera deja de estarlo: se hace en el mismo paso, para que ningún tipo se quede sin ninguna.

Para cambiarla, selecciona la serie que quieras y pulsa Marcar por defecto. Una serie desactivada no puede ser la predeterminada.

¿Cómo dejo de usar una serie?

Se desactiva, no se borra.

Una serie desactivada deja de ofrecerse al emitir documentos nuevos, pero conserva su contador y su historia. Es lo que se hace al cerrar el año con una serie por ejercicio.

Las series no se borran nunca, y es a propósito: el contador es la prueba de qué números se han emitido. Si se borrara, la numeración volvería a empezar y repetiría números que ya están en documentos reales.

Por el mismo motivo no puedes desactivar la serie que está marcada por defecto: dejaría a ese tipo de documento proponiendo una serie que ya no se ofrece. Marca antes otra como predeterminada.

¿Qué pasa si no configuro ninguna serie?

No pasa nada: las series se crean solas. La primera vez que emites un documento de un tipo, si no hay contador para su serie, el programa lo crea y empieza por el número 1.

Esta pantalla sirve para lo que el automatismo no puede decidir por ti: qué prefijo llevan tus facturas, cuántos dígitos quieres, o cuál de tus series debe proponerse por defecto.