Controlar el almacén

El almacén es el sitio donde Powergest lleva la cuenta de lo que tienes. Aquí se explica cómo se crea un almacén, cómo se consultan y corrigen las existencias, cómo se cuenta el inventario y cómo se sigue la trazabilidad de un lote o un número de serie.

¿Por dónde empiezo?

Por tener un almacén. Es un dato maestro independiente y no necesita nada previo: se crea antes que los artículos y antes que los documentos. Sin al menos uno activo, las ventas y las compras no tienen dónde mover cantidades. El primer paso es dar de alta un almacén, donde también se explica cómo editarlo y cómo desactivarlo.

Después, lo normal es no volver a tocar nada a mano: las cantidades las mueven los documentos. Un albarán de venta saca; una compra mete. Corregir a mano existe, pero es la excepción.

¿Cuánto tengo de un artículo?

Cada artículo tiene una pestaña Stock con sus existencias en un almacén concreto. Ahí se miran las cantidades y, si hace falta, se corrigen: consultar y corregir las existencias de un artículo. La pestaña trabaja siempre sobre un almacén, el que elijas arriba.

Para ver el almacén entero en vez de un artículo suelto está el listado: sacar el listado de existencias. Dice cuánto hay de cada artículo en cada almacén, cuánto está reservado, cuánto está comprometido por pedidos y cuánto queda disponible. Se ve en pantalla y se imprime en PDF.

¿Cómo cuadro lo que dice el programa con lo que hay en la estantería?

Contando. Metes lo contado en Recuento de inventario y el programa deja las existencias en esa cifra: contar el almacén y cuadrar las existencias. Es lo que se llama regularizar el inventario, y hace falta permiso de modificación sobre Almacen para aplicarlo.

Los artículos con trazabilidad no se cuentan ahí. Su cantidad solo se mueve con documentos de entrada o de salida, para no romper la cadena.

¿Cómo paso cantidad de un almacén a otro?

Hay dos caminos y ninguno es una pantalla de traspasos, porque no existe: se lo pides al asistente, que lo hace en una orden, o corriges a mano las existencias de los dos almacenes en la ficha del artículo. Los dos se explican en mover existencias entre almacenes. El artículo no puede tener trazabilidad por lotes ni por series.

¿Y si tengo que saber de dónde vino cada unidad?

Entonces necesitas trazabilidad, y hay dos formas según lo que vendas.

Un lote agrupa unidades que entraron juntas, con el código que puso el proveedor en la etiqueta, y puede llevar caducidad. Es lo que exigen las inspecciones en alimentación y farmacia: trabajar con lotes y caducidades.

Un número de serie identifica una unidad concreta —un electrodoméstico, una máquina, un equipo—, y el ERP sabe en todo momento dónde está y a quién se le vendió: trabajar con números de serie.

Las dos se activan por empresa, en Ajustes → Almacén, y no son una preferencia de cada usuario: si tu empresa no las tiene activadas, esas pantallas no aparecen.

¿Cómo enseño de dónde vino un lote en una inspección?

Con la consulta de trazabilidad: seguir la trazabilidad de un lote o una serie. Responde a las dos preguntas que hace un inspector y que resuelven una retirada de producto: de dónde vino ese lote, y a quién se lo hemos entregado.

El ERP la reconstruye sola a partir de los movimientos, y ahí está el matiz importante: la cadena se construye con los movimientos de los documentos emitidos. Las correcciones manuales de existencias no generan movimiento, así que no aparecen en la cadena.

¿Qué pasa realmente cuando se mueve el almacén?

Un documento que mueve almacén no cambia un número: anota un movimiento. Esa es la diferencia que lo explica todo lo demás.

Por eso el listado puede separar lo reservado de lo disponible, por eso la trazabilidad se reconstruye sin que nadie la mantenga a mano, y por eso una corrección manual de existencias —que deja la cantidad bien, pero sin movimiento detrás— no aparece luego en la cadena de un lote.