¿Qué hago si no reconoce al proveedor de una factura?

Sin proveedor no se puede crear la factura de compra, ni guardar reglas de lectura, ni añadir patrones. Es el primer problema que hay que resolver cuando un documento se queda atascado en revisión.

¿Cómo decide el programa de quién es la factura?

Lo intenta por tres vías, y por este orden.

Primero busca en el texto del PDF un NIF, NIE o CIF con letra de control correcta que no sea el de tu propia empresa. Tolera que venga pegado a su etiqueta, como en CIF:A58818501, y que lleve puntos o guiones. Se queda con el primero que encuentre.

Si no aparece ningún NIF válido —lo normal cuando el proveedor pone sus datos dentro del logotipo—, prueba con los patrones de identificación que tengas guardados: si todos los patrones de un proveedor aparecen en el texto, la factura es suya.

Por último, si la IA sí ha conseguido leer el NIF del emisor, se usa ese. Es lo que salva casi todos los escaneados, donde antes de la lectura no había texto que mirar.

Con el NIF en la mano, busca entre tus proveedores uno con ese NIF, comparándolo sin espacios, puntos ni guiones. Los NIF guardados con separadores también encajan.

¿Qué pasa si el proveedor no existe todavía?

El programa lo da de alta solo, si la empresa lo tiene permitido —de fábrica lo está— y si el NIF leído es válido. La ficha nace con el NIF como código, y con el nombre, la dirección, la población, la provincia, el código postal, el teléfono y el correo que la IA haya leído de la factura.

Para eso hace falta que la factura traiga el nombre del emisor. Si no se ha podido leer, el alta no se hace y aparece un aviso del tipo «no se pudo crear el proveedor (La factura no trae el nombre del emisor)».

Un proveedor creado así nace sin reglas y sin validar: sus documentos siguen pasando por revisión hasta que alguien le enseñe a leer sus facturas. El código es el NIF porque es único y reconocible; puedes cambiarlo después desde su ficha sin romper nada, porque el enlace no va por código.

¿Qué hago si aun así no lo reconoce?

Cuando en la revisión ves el aviso «El documento no tiene proveedor resuelto», el camino es este:

1. Comprueba en la cabecera de la revisión qué NIF se detectó. Si es el de tu propia empresa,
2. Si no se detectó ninguno, mira el PDF: si el NIF está dentro del logotipo, ninguna lectura de
3. Da de alta el proveedor a mano en Fichas → Proveedores, con su NIF correcto.
4. Vuelve al documento y reprocésalo desde Gestión → Resumen de importación: márcalo y pulsa
5. Con el proveedor ya resuelto, añade uno o dos patrones de identificación con textos que solo

El orden importa: los patrones se guardan en la ficha de reglas del proveedor, y esa ficha no existe hasta que el proveedor está resuelto. Por eso no se pueden añadir patrones «a ciegas» para un proveedor que el programa todavía no conoce.

¿Y si dos proveedores se parecen?

Puede pasar con grupos que emiten facturas casi idénticas desde varias sociedades. El programa lo trata así: si los patrones de dos proveedores casan a la vez, gana el que tenga más patrones; si tienen los mismos, se considera ambiguo y no se asigna ninguno, con lo que el documento va a revisión.

Es la decisión conservadora: aplicar las reglas del proveedor equivocado daría una lectura que parece buena, con la fiabilidad alta y el NIF cambiado. Es mejor que te pregunte.

Si te ocurre, afina los patrones del que salga peor: añade uno que solo aparezca en sus facturas, por ejemplo su número de registro mercantil o su dirección exacta.

Si algo va mal

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