Sacar informes y dar formato a los documentos

Todo lo que sale en papel o en fichero pasa por aquí. Los listados extraen datos del ERP en forma de tabla; los formatos de documento deciden cómo se ve el PDF de una factura o un albarán. Son dos cosas distintas y esta página dice cuál necesitas.

¿Cuál es la pantalla buena para sacar datos?

Gestión → Informes. Es la que ejecuta los listados y la única que saca cualquier dato del ERP a papel o a fichero. Hay más pantallas en el programa que se llaman «informes» y no hacen lo mismo, así que si has llegado a una que no era, dónde está cada informe lo aclara en una página.

Un listado es un informe en forma de tabla diseñado de antemano: ventas por cliente, artículos con existencias, cartera de vencimientos. Se ejecuta en pantalla, en PDF o en CSV, y el ERP trae algunos de serie desde el primer día: sacar un listado.

¿Cómo lo abro en la hoja de cálculo?

Con el botón CSV, un fichero de texto que Excel y cualquier hoja de cálculo abren sin problemas. No hay exportación directa a .xlsx, y la página lo explica junto con el nombre que recibe el fichero descargado: exportar un listado a Excel.

¿Y si el listado que necesito no existe?

Se diseña. El Diseñador de listados deja armar un informe propio sin saber nada técnico: se elige la tabla, se arrastran las columnas y se guarda, y queda disponible en Informes para ejecutarlo cuando haga falta. El paso a paso está en crear un listado a medida.

Lo que convierte una lista plana en un informe de verdad es agrupar: ventas por cliente, existencias por almacén, cartera por forma de cobro, con sus subtotales. Hacen falta dos cosas y las dos son necesarias, y se explican en agrupar y totalizar un listado.

Ten en cuenta que los permisos mandan: el diseñador solo ofrece las tablas que tu rol puede leer, y un listado solo aparece en pantalla si puedes leer todas las que usa. Cuando un listado no se ve, casi siempre es eso y no un fallo.

¿Cómo cambio el aspecto de una factura?

El aspecto del papel —dónde va el logotipo, qué columnas lleva el cuerpo, qué pone al pie— vive en el formato de documento y se dibuja en el editor de formatos. Cambiar el diseño de una factura es dibujar una hoja nueva, no editar la existente sobre la marcha: cambiar el diseño de una factura.

Una vez dibujada, decides cuándo se usa. El formato se elige en el propio documento, con un desplegable que está tanto en la cabecera como en el pie, y también aparece al facturar albaranes en bloque: elegir con qué formato se imprime un documento.

¿Qué cambia según lo que elija?

Un listado y un formato de documento se parecen en que los dos acaban en un PDF, pero no hacen lo mismo. El listado saca datos: los que pidas, con los filtros que pongas, y lo mismo vale para PDF que para CSV. El formato de documento decide cómo se ve un documento concreto, y además manda en cómo se agrupa el cuerpo del papel.

Cambiar un formato no cambia ningún dato: la factura sigue diciendo lo mismo, solo que impresa de otra manera.