¿Cómo devuelvo un cobro?
Un cobro se puede deshacer de dos maneras muy distintas. La devolución es un hecho de negocio: el dinero volvió de verdad y queda constancia. La anulación es la corrección de un error: la operación nunca debió existir y no deja rastro económico. Elegir mal ensucia la contabilidad.
¿Qué necesito antes de empezar?
Necesitas la remesa de cobro en estado Emitida. Si ya está Devuelta o Anulada, no hay nada que hacer.
Una remesa que ya es una devolución no se devuelve otra vez: se anula.
¿Cómo devuelvo un recibo suelto?
Es lo corriente: el banco devuelve un recibo, no la remesa entera.
- Entra en Cobros y bancos y pulsa Cobros.
- Marca en la tabla el recibo Pagado que te han devuelto.
- Pulsa Devolver.
No se pregunta nada más: la devolución se registra con fecha de hoy, que es el día en que el banco te la ha devuelto. El recibo vuelve a estar Pendiente y el resto de recibos de la misma operación no se tocan.
En la misma tabla aparecen sus dos apuntes azules de histórico: el del cobro en positivo y el de la devolución en negativo. Es lo que deja a la vista que el dinero entró y volvió a salir.
¿Cómo devuelvo una operación entera?
Hoy no se puede desde la pantalla. Una operación no tiene ficha propia: lo que se ve y se maneja son los recibos. Cuando el banco devuelve todo un envío, se devuelven sus recibos uno a uno desde la tabla de Cobros, y el resultado es el mismo para la deuda y para la caja.
¿Qué pasa cuando devuelvo?
Devolver no borra nada. Se crea una remesa de devolución nueva, con su propio número, enlazada a la que devuelve. La remesa original pasa a Devuelta y conserva su número.
Esto es lo que pasa:
- Sale el dinero de la cuenta de tesorería, por el mismo importe que entró.
- Los vencimientos que se habían cobrado pasan a Devuelto.
- Por cada uno nace un vencimiento nuevo pendiente, con el mismo importe y la misma fecha. El
- Los anticipos y los vales que se habían consumido recuperan su saldo.
- Se genera el asiento contable inverso.
Si el cobro no había movido dinero, porque lo cubrían enteramente anticipos o vales, la devolución tampoco mueve dinero: solo repone esos saldos.
¿Qué hace la opción «Devolver a vale»?
En vez de sacar el dinero de la caja, el ERP emite un vale a favor del cliente por ese importe. El cliente conserva el crédito y lo podrá aplicar a un cobro futuro.
El vale nace con origen Devolución y queda enlazado a la remesa original. Lo verás en la pantalla Vales.
La opción solo aparece **al devolver un *anticipo*** desde su ficha, y solo en cobros: la devolución de un recibo desde la tabla va siempre en efectivo. La parte cubierta por anticipos o vales se repone igual: a vale solo se convierte el efectivo.
¿Cuándo anulo en vez de devolver?
Anula solo si la operación fue un error: cobraste al cliente equivocado, te confundiste de importe o registraste dos veces el mismo cobro.
La anulación deshace todos los efectos y deja la cartera, la caja, los anticipos y los vales exactamente como estaban antes. No crea ninguna remesa nueva ni deja movimiento. La remesa queda en estado Anulada conservando su número, porque la numeración no puede tener huecos.
Si el dinero llegó a moverse de verdad y luego volvió, eso no es un error: es una devolución, y tiene que verse en la contabilidad.
¿Cómo anulo el cobro de un recibo?
Desde la tabla de Cobros, sin tocar el resto de la operación.
- Marca el recibo Pagado.
- Pulsa Anular.
No se pregunta nada: la anulación se hace en el acto y el aviso dice qué ha pasado. Antes de pulsar, el tooltip del botón dice exactamente qué va a deshacer sobre la fila marcada.
El recibo vuelve a estar Pendiente, los anticipos y vales que lo financiaron recuperan su saldo y el dinero deja de constar en caja. Los demás recibos de la misma operación siguen cobrados, y la operación conserva su número.
No se puede anular si el dinero ya está en un arqueo de caja cerrado, si el movimiento está conciliado con el extracto o si está enlazado a la bandeja bancaria: en esos casos hay que deshacer antes eso.
Tampoco se puede anular por separado un abono que iba compensado dentro de la operación: quitarlo haría aparecer en caja un dinero que nunca entró. Ahí hay que anular la operación entera y volver a emitirla.
¿Cómo deshago una devolución?
Si el banco devolvió un recibo por error, o el cliente vuelve a pagarlo, el recibo tiene que quedar otra vez Pagado.
- Marca en la tabla de Cobros el recibo que quedó pendiente al devolverlo, **o cualquiera de sus
- Pulsa Anular.
Desaparecen sus dos apuntes de histórico —el del cobro y el de la devolución, aunque solo hubieras marcado uno— y el recibo vuelve a estar Pagado, como si la devolución no hubiera existido.
¿Cómo anulo una operación entera?
Igual que con la devolución: no hay pantalla de operación, así que se anula recibo a recibo desde la tabla de Cobros. Al anular el último recibo que le quedaba viva, la remesa queda Anulada conservando su número.
Un recibo que ya está devuelto no se anula directamente: hay que anular antes su devolución.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| No aparece el botón Devolver | La remesa no está Emitida, o ya es una devolución | Una devolución se corrige anulándola |
| «Solo se puede devolver una remesa emitida» | Alguien la devolvió o la anuló antes | Recarga la pantalla y mira su Estado |
| «La remesa tiene devoluciones: anúlalas primero» | Intentas anular un cobro ya devuelto | Anula primero la devolución, y después el cobro |
| «El anticipo ya tiene aplicaciones o devoluciones» | Intentas anular un anticipo que ya se usó | Anula antes la operación que lo consumió |
| «El vencimiento reabierto tiene operaciones posteriores» | Alguien ya cobró el vencimiento que reabrió la devolución | Deshaz primero ese cobro posterior |
| «Falta la cuenta de tesorería para devolver el efectivo» | La remesa original no tenía cuenta | Usa Devolver a vale, o avisa a quien administre el ERP |
| «está sellada por un arqueo de caja» | El dinero ya entró en un cierre de caja contado | Anula antes ese arqueo |
| «está conciliado con el extracto» | El movimiento está casado con el apunte del banco | Rompe antes la conciliación |
| «está enlazado a la bandeja bancaria» | El movimiento vino de un extracto importado | Deshaz antes ese enlace |
| «es un abono compensado en la remesa» | Intentas anular por separado un abono que iba dentro de la operación | Anula la operación entera y vuelve a emitirla sin él |
| «los anticipos y vales aplicados superarían el neto» | Al quitar ese recibo, el saldo aplicado no cabría en lo que queda | Anula la operación entera y vuelve a emitirla |
| «se materializó en el vale N» | La devolución que intentas deshacer se pagó con un vale | Anula antes ese vale |
Ver también: Cobrar un vencimiento · Usar un vale · Registrar un anticipo
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- Devolucion de cobros