Vender en el mostrador con el TPV
El TPV es la pantalla de mostrador: se escanean los artículos, se cobra y sale el ticket. Un ticket no es un documento aparte, es una factura de venta con su propia serie. Esta página cuenta el recorrido completo del mostrador y enlaza al detalle de cada paso.
¿Por dónde empiezo si nunca he vendido en el TPV?
Por cobrar una venta en el TPV. Enseña lo que vale para todo lo demás: el cursor entra en la columna Código, cada escaneo añade su línea, y Cobrar cierra la venta.
Antes de la primera venta hacen falta tres cosas, y las prepara quien administre el ERP. Una Serie del ticket y una forma de pago para el cobro en efectivo, sin las cuales el TPV se niega a cobrar. Los artículos dados de alta con su código de barras o su referencia, porque el TPV busca por ese código. Y el permiso del TPV, que es propio y separado del resto de ventas: quien no lo tiene no ve ni la entrada del menú.
¿Cómo se cobra una venta?
De dos maneras, y las dos están explicadas en cobrar una venta en el TPV.
Con la ventana de cobro, pulsando Cobrar: se teclea lo que entrega el cliente, el Cambio se calcula solo y se cierra con Contado o con Tarjeta.
O sin ventana, pulsando Grabar o Grabar e imprimir: las dos cobran el importe exacto, sin pedir el entregado y sin devolver cambio. La segunda además saca el ticket por la impresora.
El modo lo decide el ERP mirando el cliente del ticket. Con un cliente de contado, o sin cliente, el cierre es en efectivo. Con un cliente normal con crédito el cierre es aplazado: no mueve dinero, emite el ticket y deja el vencimiento en la cartera del cliente para cobrarlo más adelante.
¿Puede el cliente pagar con un saldo que ya tiene a su favor?
Sí. Un vale es un saldo a favor del cliente que no movió dinero, por ejemplo el de una devolución. Un anticipo es dinero que el cliente ya entregó a cuenta. Los dos se aceptan en el mostrador para pagar un ticket entero o en parte, y el cliente solo pone en efectivo la diferencia: pagar un ticket con un vale o un anticipo.
Para eso el ticket tiene que tener Cliente asignado: los vales y los anticipos son de un cliente concreto. Un vale con la fecha de caducidad pasada no se ofrece.
¿Qué hago si el cliente pide factura, o se lleva la mercancía sin ella?
El TPV no obliga a terminar en ticket. La misma venta se puede emitir como factura completa en A4 o como albarán, sin volver a teclear nada: emitir una factura o un albarán desde el TPV.
Para la factura hace falta un cliente con NIF válido en su ficha, y el ERP lo comprueba. Para el albarán basta un cliente cualquiera, porque un albarán no es un documento fiscal. Y hay una condición: esto solo funciona antes de cobrar. Un ticket ya cobrado no se convierte.
¿Y si hay cola y un cliente se para a medias?
Se aparca la venta: aparcar una venta y recuperarla después. El ticket se guarda tal y como estaba, la pantalla queda libre para el siguiente cliente y se retoma más tarde.
Un ticket aparcado queda como documento borrador. Eso quiere decir que no ha movido stock, no ha generado cobro ni vencimiento y no se ha declarado a Hacienda. Para el ERP, esa venta todavía no ha ocurrido.
¿Cómo se cierra la caja al final del día?
Con el arqueo: se cuenta el efectivo, el ERP lo compara con lo que debería haber, la diferencia queda registrada y el sobrante se puede llevar al banco dejando un fondo para mañana. Todo eso está en cerrar la caja y hacer el arqueo, que además explica cómo meter y sacar dinero de la caja a mano.
La caja no se abre ni se cierra para vender: el TPV cobra igual haya o no arqueos. El arqueo es un corte, y cada corte captura los movimientos que ningún arqueo anterior se llevó.
¿Qué ocurre al cobrar un ticket?
Al cobrar, el ticket queda emitido igual que cualquier otra factura de venta: recibe su número de serie, mueve el almacén, anota el IVA y se registra ante Hacienda. Si el cliente es un cliente de contado se registra como factura simplificada; si tiene NIF, como factura completa.
La pantalla se queda vacía y lista para el siguiente cliente, con el Cambio y el número del Ticket emitido todavía a la vista. Desde ese momento la venta ya no se convierte en factura ni en albarán: eso se decide antes de cobrar.