¿Cómo le pido al asistente que haga algo en el ERP?

El asistente no solo responde: puede crear un presupuesto, registrar un cobro o dar de alta un cliente. Nunca lo hace por su cuenta. Prepara una orden propuesta, te la enseña y espera a que pulses Confirmar.

¿Cómo se lo pido?

Se lo pides en lenguaje normal, en la misma casilla de siempre:

• «Crea un presupuesto para Talleres Ruiz con 3 unidades del artículo A-100.»
• «Registra el cobro del vencimiento 4512 en la cuenta del banco.»
• «Da de alta el cliente Muebles del Norte con NIF B12345678.»

Habla de nombres, no de números. Puedes decir «Talleres Ruiz» o «el artículo A-100» sin conocer ningún número interno: el asistente los busca él y nunca te pide un identificador. Si la búsqueda encuentra una sola ficha, la usa sin pedirte que la confirmes. Si encuentra varias, te las lista por nombre y respondes por el nombre: «el de La Caixa».

Tampoco te pregunta lo que el ERP sabe poner. El código de una ficha nueva —cliente, proveedor o artículo— lo asigna siguiendo la numeración que ya lleves, y lo mismo con el almacén de un pedido, la serie y la tarifa. Si prefieres poner tú el código —tu referencia de siempre, un código de barras—, dilo y se usa el tuyo.

**La cuenta de tesorería y el almacén, igual.** Si en tu empresa solo hay una cuenta activa, la usa sin preguntar y la tarjeta la nombra con todas las letras, diciendo que la ha puesto el ERP. Si hay varias, te pregunta listándotelas por nombre. La única excepción es traspasar existencias entre almacenes: ahí hacen falta dos y ninguno se puede deducir, así que los dos se dicen siempre.

Si le faltan datos que solo tú sabes, te los pregunta una vez y todos juntos, en lenguaje normal, antes de proponer nada. No se los inventa.

No repite lo que ya ha averiguado. Dentro de una misma conversación se acuerda de a quién y a qué se refieren los nombres que ya ha buscado. Si acabas de darle de alta a Muebles del Norte, «hazle un presupuesto» va sobre ese cliente sin volver a buscarlo. Un «sí, adelante» o un «hazlo» sigue el hilo de lo último que se estaba haciendo. Con Nueva conversación se olvida todo y empieza de cero.

Cuando ya tiene todo, en lugar de un texto aparece una tarjeta dentro del hilo.

¿Qué me enseña antes de hacerlo?

La tarjeta se titula Orden propuesta y contiene:

• Un resumen de lo que va a hacer, en una línea.
• Un desplegable Detalle de la orden con la lista completa de datos: cliente, artículos,
• La hora de caducidad: Caduca a las HH:mm.
• Dos botones: Confirmar y Cancelar.

Lee el detalle antes de confirmar. Ese detalle es exactamente lo que se va a ejecutar, ni más ni menos; no es un resumen aproximado escrito por la inteligencia artificial.

Lo que ha puesto el ERP porque tú no lo dijiste sale marcado con su motivo: «Almacén · Almacén central (ALM1) — lo pone el ERP: es el único», o «— tu cuenta preferida» si es la que dejaste fijada. Así se ve de un vistazo qué has dicho tú y qué ha decidido el programa por ti.

Mientras haya una orden pendiente, la casilla de escribir se bloquea y muestra Confirma o cancela la orden propuesta…. Solo puede haber una orden viva a la vez.

¿Qué pasa al confirmar?

1. Pulsas Confirmar.
2. El ERP vuelve a comprobar que sigues siendo tú y que tu permiso alcanza, en ese instante.
3. Ejecuta la operación de verdad, igual que si la hubieras hecho a mano en su pantalla.
4. La tarjeta se sustituye por otra: Orden ejecutada o Orden no ejecutada, con el mensaje

Lo que se crea así es un documento normal del ERP. Aparece en su listado, se puede editar y se puede anular por las vías de siempre. El asistente no crea nada especial ni oculto.

Si pulsas Cancelar, no se ejecuta nada y la tarjeta queda como Cancelada. Si dejas pasar el tiempo, queda como Caducada sin confirmar. Y si vuelves a pedir otra orden antes de resolver la primera, la anterior queda Reemplazada por una propuesta más reciente.

Toda propuesta queda registrada, la confirmes o no: qué se propuso, quién, cuándo y cómo terminó.

¿Qué cosas sabe hacer?

Depende del módulo, y siempre dentro de lo que tu rol te permita hacer a mano.

Ventas. Crear un presupuesto, crear un pedido, añadir o quitar una línea de un documento borrador y convertir un documento (pedido a albarán, albarán a factura). Y cerrar el ciclo: emitir una factura que está en borrador, facturar de golpe varios albaranes entregados y anular un documento. Una línea solo se quita de un borrador —nunca de un documento ya emitido— y jamás la última: un documento no puede quedarse vacío.

Clientes, proveedores y artículos. Crear un cliente o un proveedor —basta con el nombre; el código lo pone el ERP— y actualizar sus datos de contacto o fiscales. Crear un artículo —también basta con el nombre, y la familia y el precio si se los dices— y cambiar el precio de venta de uno que ya existe. El código del artículo lo propone el ERP siguiendo tu serie; si el tuyo es una referencia real que quieres conservar, dícsela y manda la tuya.

Cobros y pagos. Registrar el cobro de un vencimiento contra una cuenta de tesorería y registrar el pago de un vencimiento a un proveedor. Generar una remesa de cobro agrupando varios vencimientos, o una remesa de pago con su fichero SEPA. Emitir un vale a favor de un cliente. Y aplicar un anticipo ya cobrado a los vencimientos que siguen pendientes: el asistente lo reparte por orden y, si el saldo no llega para todos los que le has dicho, no hace nada y te pide que quites alguno. Nunca deja un vencimiento dado por liquidado sin dinero detrás. Y puede **dejar fijada tu cuenta de tesorería habitual**: «cobra siempre por el Santander» te deja una tarjeta que, al confirmarla, guarda esa cuenta como tuya para los cobros y los pagos que no digan otra. Está explicado en Cobrar un vencimiento.

Contabilidad. Crear un asiento manual: su fecha, su concepto y sus apuntes con debe y haber. El asiento tiene que cuadrar. Si el debe no iguala al haber, si usa una cuenta de grupo o una cuenta bloqueada, o si cae en un periodo cerrado, se rechaza entero y no se guarda nada. Los asientos de una factura no se hacen así: los genera el propio documento.

Almacén. Ajustar existencias de un artículo, traspasar cantidad entre almacenes y regularizar el inventario contra un recuento: le dictas lo que has contado de varios artículos y deja las existencias de todos en lo contado, de una vez. Revisa el recuento entero antes de tocar nada, y al terminar te dice línea a línea lo que había y lo que ha dejado. Nada de esto sirve para artículos con lote o número de serie: eso se hace en su pantalla.

CRM. Crear un contacto, una nota o una tarjeta de oportunidad; mover una tarjeta de columna; cambiar el estado comercial de un contacto y reasignar responsable.

CRM: agenda y oportunidades. Crear una actividad, programar un evento —una cita con su duración en minutos, y a nombre de otro responsable si se lo dices— y dar por cerrada una actividad pendiente, con una nota de resultado si quieres. Una actividad que ya estaba completada no se reabre: te lo dice y no toca nada. También puede crear una oportunidad con su importe, su probabilidad y su fecha prevista de cierre, todo en una sola confirmación.

Correo. Sobre tu buzón: enviar un correo nuevo, responder a un correo que tengas (solo al remitente o a todos), dejar un correo preparado en Borradores sin enviarlo, marcar un correo como leído o como no leído, y mover un correo a otra carpeta. Y aparte, enviar un documento de venta por email con su PDF adjunto.

Informes. Crear un listado del diseñador con las columnas y filtros que le pidas.

Un aviso sobre las palabras: convertir un documento a factura la deja en documento borrador, sin número. Para que sea una factura emitida hace falta la orden de emitir, que es otra cosa.

¿Qué órdenes hay que mirar dos veces?

Casi todo lo que hace el asistente se puede corregir después, igual que si lo hubieras hecho tú a mano. Estas cuatro, no. La tarjeta lo dice con todas las letras antes de que pulses Confirmar.

Emitir una factura, sola o facturando varios albaranes de golpe. La factura recibe su número definitivo, mueve existencias y cartera, y se comunica a la AEAT. Una factura emitida no se «desemite»: si está mal, se anula o se rectifica, y las dos cosas dejan rastro. Qué ocurre exactamente al emitir está en Emitir una factura.

Anular un documento. Es definitivo. Revierte los efectos y lo deja anulado, pero no lo borra: si el documento era fiscal, la anulación también se comunica a la AEAT y el alta legal sigue existiendo.

Enviar un correo o responder a uno. El mensaje ya ha salido y no se puede recoger. Si aún no es definitivo, pídele un borrador.

Generar una remesa de pago. Aquí el aviso va al revés: la orden **prepara el fichero SEPA, no ordena el pago en el banco**. El dinero no sale hasta que tú presentes ese fichero en tu banca electrónica. La conexión bancaria del ERP solo lee movimientos. En el ERP, eso sí, la cartera y la tesorería quedan actualizadas al confirmar. El proceso completo está en Registrar un pago a un proveedor.

¿Qué me enseña antes de enviar un correo?

Cuando la orden es de correo, el resumen de la tarjeta dice a quién se escribe y con qué asunto, o el correo y la carpeta si solo se mueve o se marca. Ahí nunca aparece el texto del mensaje, a propósito: ese texto lo redacta el asistente y, al responder, puede venir teñido por lo que ponga el correo original. Un mensaje que llega de fuera es un dato, no una instrucción, y no se te va a presentar como si fuera una frase del programa.

El texto entero está en el desplegable Detalle de la orden, como un dato más entre los demás. Ábrelo y léelo antes de confirmar un envío.

Al responder solo escribes el texto nuevo. El destinatario, el «Re:» del asunto y la cita del mensaje original los pone el ERP leyendo el correo al que respondes, no el asistente.

Si el mensaje aún no es definitivo, pídele un borrador: «déjamelo en borradores y lo reviso yo». Queda en Borradores, no sale nada, y lo envías tú desde Correo cuando te convenza. Es la opción prudente, porque un correo enviado no se puede recoger.

Trabaja solo sobre tu buzón: un correo de un compañero no existe para él. Si no tienes cuenta de correo configurada, te lo dice y no hace nada. Y marcar un correo como leído marca todo el hilo de esa conversación, no solo el mensaje que le señalaste.

¿Y si mi empresa no quiere que el asistente ejecute nada?

Se puede apagar. Quien administre el ERP puede desactivar por completo el canal de órdenes, o dejarlo abierto solo para algunos módulos —por ejemplo ventas y cobros y nada más—, o poner un tope de órdenes al día.

Con el canal apagado, el asistente sigue respondiendo y consultando datos con normalidad; simplemente deja de ofrecer tarjetas de orden.

Por encima de esa política manda siempre tu rol: si no puedes crear pedidos a mano, tampoco vas a poder crearlos por el asistente.

Si algo va mal

Ver también: Preguntarle algo al asistente · Qué sabe y qué no sabe el asistente