¿Qué es un vale y cómo lo uso?
Un vale es un saldo a favor de un cliente que no nació de una entrega de dinero. Sale de un abono, de una devolución o de una incidencia. Se aplica a un cobro futuro igual que un anticipo, con una diferencia: al crearse no mueve la caja.
¿Qué necesito antes de empezar?
Necesitas el cliente dado de alta. Nada más: un vale no requiere factura, vencimiento ni cuenta de tesorería.
¿Cómo doy de alta un vale a mano?
- Entra en Tesorería y pulsa Vales.
- Pulsa Nuevo vale.
- Elige el Cliente.
- Elige el Origen: Manual, Abono, Devolución o Incidencia.
- Escribe el Importe. Tiene que ser mayor que cero.
- Rellena la Fecha y, si el vale expira, la fecha de Caduca (opcional).
- Escribe el Concepto y las Observaciones si te sirven para localizarlo después.
- Pulsa Emitir vale.
El vale recibe un número propio y queda en estado Disponible.
¿De dónde salen los vales que no he creado yo?
Hay dos situaciones en las que el ERP emite un vale solo.
La primera es una devolución a vale. Al devolver un cobro puedes elegir no sacar el dinero de la caja. El importe se convierte en un vale con origen Devolución, enlazado a la remesa que lo originó.
La segunda es un abono. Si tu empresa lo tiene configurado así, al emitir un abono el crédito se materializa como un vale con origen Abono en vez de dejar un vencimiento negativo en la cartera. Es una decisión de empresa: pregunta a quien administre el ERP si la tienes activada.
¿Cómo aplico un vale a un cobro?
Cobra el vencimiento de la forma normal y marca el vale como origen del dinero.
- Entra en Cobros y pulsa Nuevo cobro.
- Elige el mismo Cliente. Sus vales con saldo aparecen en la pestaña Vales, ya marcados.
- Marca los vencimientos a saldar en la pestaña Vencimientos y abonos.
- Comprueba en Resumen económico que Importe en vales recoge lo que esperas.
- Confirma.
Si el vale cubre el total, no entra dinero en la caja y el vencimiento queda cobrado igual. Si cubre una parte, entra en efectivo la diferencia. Cuando hay anticipos y vales a la vez, primero se consumen los anticipos.
Un vale se puede usar en varias veces. Mientras le quede saldo, aparece con estado Parcial; cuando se agota, pasa a Consumido.
¿Qué pasa con un vale caducado?
Un vale con fecha de Caduca pasada deja de ofrecerse. No aparece en la pestaña Vales del cobro, así que no se puede aplicar por error.
El filtro es por la fecha del cobro, no por la de hoy: un cobro fechado antes de la caducidad sí puede usarlo.
En el listado de Vales ese vale sigue apareciendo con su Importe y su Disponible, para que quede constancia. Su Estado no cambia por caducar: sigue siendo Disponible o Parcial. La caducidad se aplica en el momento de cobrar, no antes.
¿Cómo anulo un vale?
Abre el vale desde el listado y pulsa Anular. El botón solo aparece mientras el vale está en estado Disponible, es decir, mientras no se haya usado nada de su saldo.
Un vale con saldo ya consumido no se anula. Hay que deshacer antes el cobro que lo usó: al anular o devolver ese cobro, el vale recupera su saldo y vuelve a Disponible.
Si el vale nació de un abono y editas ese abono, el ERP quita el vale automáticamente, siempre que siga sin usar.
¿Qué veo en el listado de vales?
El listado muestra, por cada vale, su número, la Fecha, el Cliente, el Origen, el Importe original, el Disponible y el Estado.
Arriba tienes cuatro totales: Importe total, Disponible, Parciales y Consumidos. Se recalculan con los filtros aplicados, así que reflejan lo que estás viendo.
Puedes filtrar por texto, por estado (Disponible, Parcial, Consumido, Caducado, Anulado) y por origen (Abono, Devolución, Incidencia, Manual). Los dos desplegables llevan una casilla por opción, así que puedes pedir varias a la vez: Disponible y Parcial juntos es «lo que todavía sirve para cobrar». Sin marcar nada se ven todos.
El detalle de cada vale tiene una pestaña Aplicaciones con los vencimientos en los que se ha usado.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| «El importe debe ser mayor que cero» | El Importe está vacío o a cero | Escribe el importe del vale |
| «Selecciona un cliente» | Falta el cliente | Elige el Cliente |
| «El vale ya tiene aplicaciones: reviértelas antes de anular» | Se ha usado parte del saldo | Anula o devuelve el cobro que lo consumió |
| «El vale no tiene saldo suficiente» | Aplicas más de lo que queda | Baja el Importe a aplicar o déjalo vacío |
| «El vale N es de Pago y la operación es de Cobro» | Es un vale de proveedor | Quítalo de la selección del cobro |
| «El vale N no pertenece al tercero de la remesa» | Es de otro cliente | Quítalo de la selección |
| El vale no aparece al cobrar | Está caducado, consumido, anulado, o es de otro cliente | Compruébalo en el listado de Vales |
Ver también: Cobrar un vencimiento · Devolver un cobro · Registrar un anticipo