Decidir quién puede hacer qué
Los permisos deciden qué opciones ve cada persona y qué puede hacer en ellas. Se reparten por rol —un conjunto de permisos con nombre— y se afinan persona a persona. Esta página cuenta el recorrido completo, desde dar acceso a alguien nuevo hasta comprobar qué acaba viendo.
¿Por dónde empiezo con una persona nueva?
Por dejarla entrar. Antes de repartir nada hay que invitarla: se le manda un enlace desde la pantalla Usuarios y ahí mismo se le pone su primer rol. Cómo se invita, cómo se asigna ese rol y cómo se retira el acceso cuando alguien se va: dar acceso a una persona nueva.
¿Qué es un rol y cómo creo uno?
Un rol es un conjunto de permisos con nombre —Almacén, Ventas, Administrador— que se asigna a las personas en lugar de ir opción por opción. Cómo se crea uno y cómo se ajusta lo que permite: crear un rol.
Trabajar por roles es lo que hace mantenible el reparto: cuando cambian las reglas de un puesto, se cambia el rol una vez y no persona a persona.
¿Cómo cambio lo que puede hacer alguien en concreto?
Cada persona parte de su rol principal. Sobre él se le pueden sumar roles adicionales —para quien hace dos trabajos— o retocar opciones sueltas con un ajuste propio: cambiar los permisos de una persona.
Ahí está explicado también qué gana cuando dos cosas dicen lo contrario, que es la duda más frecuente: entre varios roles gana siempre el nivel de acceso más alto, y el ajuste propio manda sobre lo que digan los roles, tanto para abrir como para cerrar.
¿Cómo compruebo qué ve otra persona?
Sin entrar con su cuenta ni pedirle la contraseña. El programa deja previsualizar el ERP con los permisos de otra persona, que es la forma de comprobar un cambio antes de darlo por bueno: ver el ERP como otra persona.
Es el paso que conviene dar siempre después de tocar un rol. Lo que parece obvio en el árbol de permisos no siempre es lo que se ve en el menú.
¿Y si alguien dice que no encuentra una opción?
Casi siempre es el permiso de su rol, pero no siempre: hay cuatro motivos distintos y cada uno se arregla en un sitio. Están ordenados con lo que se ve en cada caso en por qué no veo una opción del programa.
Dos de ellos no se arreglan con permisos, y por eso conviene descartarlos pronto: que el módulo no esté contratado en la instalación —un techo que ningún permiso abre— o que la propia persona se lo haya ocultado en su menú.
¿Qué efecto tiene de verdad cerrar un permiso?
Cerrar una opción no la esconde solo del menú. La pantalla deja de pintarse aunque se llegue a ella por un enlace o escribiendo la dirección: en su lugar sale el aviso de que no hay acceso a esa sección. Lo mismo vale para lo que el asistente pueda hacer en nombre de esa persona, que nunca alcanza más allá de sus permisos.
Hay un límite deliberado en sentido contrario: a quien administra el ERP ningún ajuste propio le recorta el acceso. Es lo que evita que una empresa se quede sin nadie capaz de volver a entrar en la pantalla de permisos.