Conectar el banco y conciliar el extracto
El ERP puede leer solo el extracto de tus cuentas y compararlo con lo que ya tienes registrado. Lo que cuadra se cierra prácticamente solo; lo que no, se resuelve en una única pantalla de trabajo. Esta página cuenta el recorrido completo y enlaza al detalle de cada paso.
¿Por dónde empiezo?
Por conectar tu banco al ERP. Una conexión bancaria es la autorización que le das al ERP para leer el extracto de tus cuentas. Es solo lectura: el ERP nunca ordena pagos por esta vía.
Antes hace falta una cuenta de tesorería de tipo Banco por cada cuenta del banco que quieras seguir. Es la cuenta contra la que se comparan los movimientos, y la crea quien administre el ERP. La autorización propiamente dicha la haces tú en la web del banco, con tus claves de banca electrónica.
¿Dónde veo lo que ha llegado del banco?
En la bandeja del extracto importado, que se explica en revisar los movimientos que llegan del banco. Muestra línea a línea lo que el banco ha apuntado en tus cuentas conectadas, con cuatro contadores arriba: Pendientes, Sugeridos, Conciliados y Descartados.
Es una pantalla de consulta: aquí se mira, no se resuelve. Si la bandeja está vacía, el problema está en la conexión y no en esta pantalla.
¿Qué significa conciliar?
Conciliar es decir, para cada línea del extracto, contra qué operación del ERP se corresponde. El puesto de trabajo donde se hace todo eso está en conciliar los movimientos del banco.
La pantalla trabaja con una Cola de trabajo que trae por defecto lo que requiere acción: las líneas Pendientes y las Sugeridas. Para cada línea hay varias salidas:
- Aceptar la sugerencia que propone el ERP, o rechazarla y resolverla por otra vía.
- Elegir un candidato de la lista de contrapartidas posibles, cada una con su puntuación.
- Buscar otra contrapartida entre movimientos, remesas o liquidaciones.
- Descartar la línea, cuando no le corresponde nada en el ERP.
Una contrapartida solo puede consumirse una vez: si una remesa ya respalda otra línea del extracto, el ERP impide usarla dos veces y lo dice.
¿Qué hago con un ingreso que paga varias facturas de golpe?
Es el cliente que salda varios vencimientos con una sola transferencia. Se resuelve componiendo la línea del extracto contra esos vencimientos, en el mismo puesto de trabajo de la conciliación bancaria. Si el ERP ha identificado al cliente por su IBAN, la composición viene ya propuesta y solo hay que ajustarla.
Para cerrar así un cobro o un pago suelto hace falta una serie de numeración activa para las remesas. Sin serie, ese caso concreto no se puede aceptar.
¿Y el ingreso del TPV o de la pasarela, que viene en bloque?
Un TPV o una pasarela de pago —Redsys, Stripe, PayPal, GoCardless— no ingresa cada venta por separado: agrupa muchas operaciones y abona el neto de golpe. Ese ingreso agregado es una liquidación, y cuadrarla es comprobar que la suma de las operaciones, menos las comisiones, es exactamente lo que llegó al banco. El procedimiento está en cuadrar una liquidación del TPV o de una pasarela.
Hace falta una cuenta de tesorería que haga de cuenta puente del agregador. Con Stripe, PayPal o GoCardless el desglose se trae por conexión; con Redsys entra por el fichero CSV de liquidación del portal o del banco, que es la única vía.
¿Qué ocurre al conciliar una línea?
Al resolver una línea del extracto, esa línea queda Conciliada contra la contrapartida elegida y se anota quién la resolvió y cuándo. La cola y los contadores se refrescan solos, y la contrapartida queda consumida: ya no se puede usar para otra línea.
Rechazar una sugerencia no pierde nada: la línea vuelve a Pendiente y sigue disponible para resolverla por cualquier otra vía.